Abrechnung

Generelle Informationen

Was ist die Abrechnung?

Im Bereich Abrechnung lässt sich der Abrechnungs-Status von Leistungen und Verträgen bearbeiten

Wann sollten Sie die Abrechnung verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz der Abrechnung.

• Wenn Sie ein externes ERP zur Rechnungserstellung verwenden
• Wenn Sie in Ihren Leistungen eine Abrechnungsnummer hinterlegen möchten

Abrechnung

Der Bereich Abrechnung stellt eine Liste aller Leistungen im Status Abgeschlossen bzw. Freigegeben und Abgerechnet an.

Hinweis: Zusätzlich werden hier auch Abrechnungspositionen von Verträgen angezeigt.

Hinweis: Wie fast jede Liste in DocBee, können Sie auch bei Leistung-Listen Tabellen-Einstellungen inklusive Filter definieren.

Zur Weiterverarbeitung bietet Ihnen DocBee folgende Möglichkeiten:

Name	Beschreibung
Abrechnungsnummer zuweisen	Setzt eine Abrechnungsnummer zu den ausgewählten Einträgen
PDF Export	Exportiert eine PDF, die eine Leistungs-Übersicht + Alle Leistungsnachweis-PDFs enthält
PDF-Übersicht Export	Exportiert eine PDF, die eine Leistungs-Übersicht enthält
PDF-Preis Übersicht Export	Exportiert eine PDF, die eine Leistungs-Übersicht mit Preisen anstelle von Zeiten enthält
Export	Exportiert die ausgewählten Einträge z.B. als CSV (Einstellbar über Export-Profile
Nicht fakturieren	Setzt alle ausgewählten Einträge als "Nicht fakturierbar"
Rechnungsnummer enfernen	Entfernt die Abrechnungsnummer
ERP Export	Exportiert die ausgewählten Einträge zum angebundenen ERP. Diese Option steht nur bei aktivierter ERP-Anbindung bereit
Fakturierbar ändern	Setzt alle ausgewählten Einträge in den definierten fakturierbar Status

Administration

Einstellungen

Name	Beschreibung
Fakturierbar Kennzeichen	Aktiviert ein Fakturierbar Kennzeichen bei Leistungen und Vorgängen. Mit diesem Kennzeichen kann schon vor der Abrechnung definiert werden, dass eine Leistung nicht fakturiert werden soll.

PDF-Layout

DocBee bietet Möglichkeiten zur Gestaltung der Leistungs-Übersichts-PDF.

Leistungs-Übersicht

Der PDF Layout Typ "Leistungs-Übersicht" definiert ein Layout für die Erzeugung von Leistungs-Übersichts-PDFs

Standard

Das PDF-Layout kann als Standard definiert werden. PDF-Layout Auswahlen werden mit dem Standard vorbefüllt (falls nur ein PDF-Layout existiert, wird dieses zum Vorbefüllen verwendet).

Einstellungen

Allgemein

Name	Beschreibung
Name	Definiert den internen Namen des PDF-Layouts.
PDF-Dateiname	Bestimmt einen benutzerdefinierten PDF Dateinamen, der Platzhalter enthalten darf. Der Dateiname muss ohne Datei-Endung angegeben werden.
Ausblenden von Kunden Beschriftungen	Wird die Einstellung aktiviert, wird die Beschriftung Kunde, Name, Straße usw. auf der PDF ausgeblendet.
Zeiten anzeigen	Definiert ob die Geschätzte Dauer in der PDF mit angezeigt werden soll oder nicht.
Standortname anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird der Standort-Name mit auf der PDF angezeigt
Informationstext	Definiert einen Text, der über der Aufwandsschätzung angezeigt wird.
Fußzeilentext	Definiert den Text, der in der Fußzeile der PDF angezeigt wird.

Erste Seite / Folgeseiten

Definiert Abstände und Bereiche für die Erste Seite bzw. Folgeseiten der PDF.

Seiten-Abstände

Name	Beschreibung
Oben	Definiert den Abstand zum oberen Rand in mm.
Rechts	Definiert den Abstand zum rechten Rand in mm.
Unten	Definiert den Abstand zum unteren Rand in mm.
Links	Definiert den Abstand zum linken Rand in mm.

Logo

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob ein Logo oben rechts auf der PDF angezeigt wird.
Standard Logo verwenden	Wird die Einstellung aktiviert, so wird das Logo verwendet, welches unter Administration > Firmierung hinterlegt ist. Sofern mehrere Firmierungen verwendet werden, greift die Einstellung der Firmierung, welche am Kunden hinterlegt ist.
Datei	Hier kann ein alternatives Logo im JPG Format hochgeladen werden.

Hintergrund

Name	Beschreibung
Datei	Hier kann ein Hintergrundbild im JPG Format hochgeladen werden, welches auf die A4-Seite skaliert wird.

Sonstiges

Name	Beschreibung
Titel anzeigen	Definiert, ob der Titel der PDF angezeigt werden soll.
Titel/Logo Abstand (A1)	Definiert den Abstand zwischen Titel/Logo und Firmen-Daten in mm.
Firmen-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten der eigenen Firma angezeigt werden sollen.
Firmen-Daten Abstand (A2)	Definiert den Abstand zwischen Firma-Daten und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten des Kunden angezeigt werden sollen
Dokument-Daten anzeigen	Definiert, ob die Dokument-Daten (Datum, Verantwortlicher, Arbeitsbeginn, Dokumenten-ID, Vorgangsnummer (optional)) angezeigt werden.
Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten (A3)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten und Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten/Dokument-Daten Abstand (A4)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten und Inhalt.
Information anzeigen	Definiert, ob der Informationstext angezeigt werden soll oder nicht.
Information Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen Information und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Fusszeile anzeigen	Definiert, ob die Fußzeile angezeigt werden soll.

Benutzerdefinierter Bereich

Am Ende des PDF Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierte Bereichs.
Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen Inhalt und benutzerdefinierte Bereich.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierte Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierte Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Export-Profile

Hier können die Export-Profile vom Typen Abrechnung bearbeitet werden, siehe Export-Profile.