Version 2022.3

Wichtige Updates

Zeiterfassung

Sie können nun in DocBee eine Zeiterfassung aktivieren, um als Benutzer die Zeiterfassung sowohl in DocBee als auch in unsere neuen Zeiterfassungs-APP zu starten und zu stoppen.

Abwesenheit mit Vertretern

Sie können nun bei Abwesenheiten einen Vertreter hinterlegen, der dann alle E-Mails, die aus DocBee an den Abwesenden geschickt werden, in Vertretung erhält.

Tags an Leistungen & Protokollen

In DocBee können nun, falls die Tag-Funktion aktiv ist, auch Tags an Leistungen und Protokollen hinterlegt werden, um Ihre Leistungen und Protokolle noch besser gruppieren und filtern zu können.

Hinweis: Tags an Leistungen & Protokollen werden aktuell nicht von den APPs unterstützt

Zugriff auf Kunden beschränken

Sie können nun einer Rolle die neue Berechtigung Zugriff - Zugriff auf Kunden beschränken zuweisen, wodurch Sie die Berechtigung bei Leistungen, Vorgängen und Protokollen ändern können. Falls ein Benutzer diese Rolle hat, wird zuerst überprüft, ob er Zugriff auf den Kunden hat und erst danach werden die weiteren Berechtigungen, wie z.B. Zugriff auf Mitarbeiter überprüft.

Informationen für Bestandskunden

• Durch das Hinzufügen von dedizierten Sammelaktion-Berechtigungen haben normale Benutzer keine Möglichkeit mehr Sammelaktionen auszuführen. Falls die Benutzer weiterhin die Möglichkeit zu Sammelaktionen haben sollen, müssten die gewünschten Berechtigungen bei den Rollen hinzugefügt werden.

Release Notes

Neue Funktionen

Abwesenheit mit Vertretern

• Abwesenheitsgründe können nun so definiert werden, dass ein Vertreter ausgewählt werden kann bzw. muss
• Bei aktiver Abwesenheit mit ausgewähltem Vertreter werden alle E-Mails des Abwesenden automatisch an den Vertreter gesendet

Zeiterfassung

• Neue Funktion Zeiterfassung hinzugefügt

Report

• Neue Funktion Report hinzugefügt, um in DocBee Reports erstellen zu können

Leistungs-Übersicht PDF erweitert

• Innerhalb des PDF-Layouts für Leistungs-Übersichten können nun die Spalten und die Breite selbst definiert werden
• Neue optionale Spalte Abrechnungsnummer hinzugefügt
• Neue optionale Spalte Projekt hinzugefügt
• Neue optionale Spalten für Zusatzfelder auf Kunden, Standorte und Kontakte hinzugefügt

Protokoll-Muster Export / Import

• Protokoll-Muster können nun als Datei exportiert werden, um diese später bei anderen Mandanten zu importieren

Zusatzfelder um Platzhalter erweitert

• Zusatzfelder für Kunden, Standorte und Kontakte können, überall wo Platzhalter aktuell schon unterstützt werden, mit einem Platzhalter-Namen versehen und dann in E-Mails und PDFs verwendet werden

Benutzerdefinierter Bereich im PDF-Layout erweitert

• Neuen benutzerdefinierten Bereich für PDF-Layouts hinzugefügt, der über dem Inhalt angezeigt werden kann
• Innerhalb der benutzerdefinierten Bereiche können nun Platzhalter aus Nachrichten-Vorlagen und Zusatzfeldern verwendet werden, die beim Erstellen der PDF ersetzt werden

Protokoll-Muster PDF Optionen erweitert

• Text-Stil (Farbe, Ausrichtung, Schriftgröße, fett, kursiv, unterstrichen) kann nun frei definiert werden
• Gruppen-Stil (Anzahl-Spalten, Rahmen, mit/ohne Überschrift) kann nun frei definiert werden

Vorgänge

• Vorgänge können nun inklusive Vorgangs-Nachrichten geklont werden
• Vorgangs-Listen um optionalen Filter Zeitraum erweitert
• Vorgangs-Listen um optionalen Filter Zeitraum (inkl. Anwendungsbereich) erweitert
• Vorgangs-Listen um optionalen Filter Verantwortliche (mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Benutzern filtern zu können
• Vorgangs-Listen um optionalen Filter Verantwortliche (inkl./exkl., mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Benutzern filtern zu können
• Vorgangs-Listen um optionalen Filter Kunde (inkl./exkl., mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Kunden filtern zu können
• Weitere Informationen in Board Spalten können nun Zusatzfeld-Werte zusammenrechnen
• Boards um neue optionale Daten Vorgangs-Verknüpfungen erweitert

Weitere Leistungsanpassungen

• Leistungs-Listen um optionalen Filter Verantwortliche (mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Benutzern filtern zu können
• Leistungs-Listen um optionalen Filter Verantwortliche (inkl./exkl., mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Benutzern filtern zu können
• Leistungs-Listen um optionalen Filter Mitarbeiter (mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Benutzern filtern zu können
• Leistungs-Listen um optionalen Filter Mitarbeiter (inkl./exkl., mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Benutzern filtern zu können
• Leistungs-Listen um optionalen Filter Kunde (inkl./exkl., mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Kunden filtern zu können
• Leistungs-Listen um optionale Spalte Material erweitert, die alle gebuchten Materialien der Leistung in der Liste anzeigt
• Leistungs-Listen um optionale Spalte Tätigkeits-Daten (inkl. Erfassung & Kommentare) erweitert, die zusätzlich zur schon existierenden Spalte Tätigkeits-Daten (inkl. Erfassung) die Leistungserfassungs-Kommentare anzeigt
• In der Leistung-Suche kann nun unter Verwendung der Suchwörter s_t, s_t_d, service_ticket bzw. service_ticket_description die Vorgangs-Beschreibung durchsucht werden, um verknüpfte Leistungen zu finden
• In der Leistung-Suche kann nun unter Verwendung der Suchwörter s, s_erp, service bzw. service_erpreferencenumber die ERP Referenznummer durchsucht werden
• Tags können nun auf Leistungen gesetzt werden

Weitere Protokollanpassungen

• Jeder Benutzer kann in der Protokoll-Konfiguration definieren, welche Schaltflächen für ihn wichtig sind und welche er über das "Mehr" Menü erreicht
• Validierung von Protokoll-Gruppen beim Gruppen-Wechsel kann im Wizard- bzw. Kachel-Modus nun deaktiviert werden
• Protokoll-Listen um optionalen Filter Zeitraum (inkl. Anwendungsbereich) erweitert
• Protokoll-Listen um optionalen Filter Verantwortliche (mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Benutzern filtern zu können
• Protokoll-Listen um optionalen Filter Verantwortliche (inkl./exkl., mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Benutzern filtern zu können
• Protokoll-Listen um optionalen Filter Kunde (inkl./exkl., mit Deaktivierten) erweitert, um auch nach deaktivierten Kunden filtern zu können
• Neue Protokoll-Muster Komponente Info Bild hinzugefügt, um im Protokoll ein statisches Bild sowohl in der Eingabe als auch in PDF anzuzeigen
• Tags können nun auf Protokollen gesetzt werden
• Protokoll-Muster Komponente Kontrollkästchen muss nun angehakt werden, falls es sich um ein Pflichtfeld handelt
• Neue Protokoll-Muster Komponente Formel hinzugefügt, die es innerhalb des Protokolls erlaubt, mit Eingaben zu rechnen

Statistik

• Diagramm-Daten können nun als CSV-Datei exportiert werden
• Tabellen-Einstellung von Statistiken steuern nun auch die Filter für die Diagramme und ermöglichen das Speichern der Statistik-Einstellungen

Berechtigung

• Neue Benutzer-Berechtigung Zugriff - Zugriff auf Kunden beschränken hinzugefügt, die es erlaubt, dass zuerst die Kunden-Gruppen zur Berechtigung verwendet werden
• Neue Benutzer-Berechtigung Leistungen - Sammelaktionen ausführen hinzugefügt, die es dem Benutzer erlaubt, Sammelaktionen auf Leistungen auszuführen
• Neue Benutzer-Berechtigung Vorgang - Sammelaktionen ausführen hinzugefügt, die es dem Benutzer erlaubt, Sammelaktionen auf Vorgängen auszuführen
• Neue Benutzer-Berechtigung Protokoll - Sammelaktionen ausführen hinzugefügt, die es dem Benutzer erlaubt, Sammelaktionen auf Protokollen auszuführen
• Neue Benutzer-Berechtigung Kunden - Sammelaktionen ausführen hinzugefügt, die es dem Benutzer erlaubt, Sammelaktionen auf Kunden, Kontakten und Kunden-Objekten auszuführen
• Neue Benutzer-Berechtigung Reports - Anzeigen hinzugefügt, die es dem Benutzer erlaubt, alle Reports zu sehen
• Neue Benutzer-Berechtigung Reports - Exportieren hinzugefügt, die es dem Benutzer erlaubt, Reports zu exportieren
• Neue Benutzer-Berechtigung Reports - Erstellen hinzugefügt, die es dem Benutzer erlaubt, Reports zu erstellen
• Neue Benutzer-Berechtigung Zeiterfassung - Eigene sehen hinzugefügt, erlaubt es dem Benutzer, die eigenen Zeiterfassungen zu sehen
• Neue Benutzer-Berechtigung Zeiterfassung - Andere sehen hinzugefügt, erlaubt es dem Benutzer, die Zeiterfassungen von anderen Benutzern zu sehen
• Neue Benutzer-Berechtigung Zeiterfassung - Erstellen/Ändern eigene hinzugefügt, erlaubt es dem Benutzer, eigene Zeiterfassungen zu ändern bzw. manuell Zeiterfassungen anzulegen
• Neue Benutzer-Berechtigung Zeiterfassung - Erstellen/Ändern andere hinzugefügt, erlaubt es dem Benutzer, Zeiterfassungen zu ändern bzw. manuell Zeiterfassungen für andere Benutzer anzulegen
• Neue Kunden-Berechtigung Zuweisen von Kunden-Objekten hinzugefügt, die es erlaubt, als Kunden-Login, Kunden-Objekte bei Protokollen und Vorgängen auszuwählen
• Zugriff Berechtigung in neue Gruppe Zugriff verschoben

Rollen erweitert

• Rollen können nun Seiten-Konfigurationen (Leistungen, Vorgänge, Protokolle) vorgeben, welche dann nicht mehr vom Benutzer geändert werden kann
• Innerhalb der Rollen können Tabellen-Einstellungen definiert werden, die dann jeder Benutzer automatisch abonniert bzw. als Favorit gesetzt bekommt

Automatisierung

• Neues Event Protokoll-Schaltfläche hinzugefügt, um eigene Schaltflächen bei Protokollen definieren zu können
• Neues Event Vorgang-Priorität-Änderung hinzugefügt, welches beim Wechsel der Vorgangs-Priorität ausgelöst wird
• Neue Reaktion Für Reports aufzeichnen hinzufügt, um eine Anzahl für einen Report aufzuzeichnen
• Neue Reaktion Status-Dauer aufzeichnen hinzufügt, um Dauer eines Vorgangs-Status für einen Report aufzuzeichnen

DocBee Skript

• Optionales Beschreibung-Feld hinzugefügt

Dark Mode

• Unterstützung für Dark Mode hinzugefügt
• Option zum Profil des Benutzers hinzugefügt, um zu definieren, ob der Dark Mode automatisch, forciert oder gar nicht verwendet werden soll

Hinweis: Der Dark Mode funktioniert aktuell nur bei Kunden ohne Skin-Branding

REST API

• serviceProvider (Externe Dienstleister) können nun über die REST API aktualisiert werden
• mis Endpoint hinzugefügt, um Statistik Daten abfragen zu können
• observerType (Beobachter) können nun über die REST API angelegt werden
• selectionCategory (Zusatzlisten) können nun über die REST API angelegt werden
• Die Zusatzfelder in customer, customerLocation, customerContact & objectCategory können nun über die REST API konfiguriert werden

Zwei-Faktor-Authentifizierung

• Vor Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung muss nun der Code einmalig eingegeben werden, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt gespeichert wurden
• Bei Eingabe des 2FA Codes kann nun definiert werden, ob dem Browser vertraut werden soll und falls dies der Fall ist, wird nicht mehr jedes Mal der 2FA Code abgefragt

ERP: Systemhaus One

• In SAP gelöschte Kunden werden nun nach manueller Synchronisation in DocBee auf inaktiv gesetzt
• Unterstützung für Ticket API V3 hinzugefügt

Monitoring-Tool: Datto RMM

• Neue Anbindung zum Monitoring Tool Datto RMM hinzugefügt

MS Graph Anbindung

• In den Kalender-Einstellungen kann nun definiert werden, ob eine Erinnerung erzeugt werden soll

Sonstiges

• Beim Versenden von externen E-Mails wurde die E-Mail Validierung verbessert, um die Eingabe von ungültigen E-Mails zu verhindern
• Beim Versenden von SMS-Nachrichten wird nun überprüft, ob ein Ländercode gesetzt ist
• SMS-Nachrichten können nun auch als Vorgangs- bzw. Leistungs-Nachrichten hinzugefügt werden
• Im Fehlerprotokoll kann nun ein Fehler als bearbeitet markiert werden, ohne erneute Ausführung durch DocBee
• E-Mail Fehler im Fehlerprotokoll, zeigen nun an, welche E-Mails betroffen waren (Empfänger, Betreff)
• Maximale Tiefe von Kunden-Objekt Verknüpfungen wurde auf 5 erhöht
• In Regel-Leistungen und Regel-Vorgängen werden nun die nächsten 3 Ausführungsdaten angezeigt