Version 2021.2

Wichtige Updates

Kunden-Infos

Kunden-Informationen wie z.B. Telefonnummern schnell zur Hand zu haben ist wichtig, diese aber immer direkt zu sehen nicht immer notwendig. Aus diesem Grund haben wir in dieser Version die Kunden-Infos überarbeitet und zeigen sie nun auch unter Leistungen, Protokollen und bei Zeitraum-Planungs-Terminen an und ermöglichen eine Konfiguration für Ihr Unternehmen, ob die Daten immer anzeigt werden sollen oder nur bei Bedarf über eine Schaltfläche.

Durch Zusatzfelder, können Sie Kunden-Infos beliebig erweitern, um Ihren Mitarbeitern die Informationen zu zeigen, die sie zum Bearbeiten von Vorgängen, Leistungen und Protokollen benötigen.

Vorgangs-Verknüpfungen

Nicht immer lassen sich Vorgänge sinnvoll verschmelzen, weil sie von anderen Kunden gemeldet wurden oder weil es unabhängige Prozesse sind. Damit Sie dies auch in DocBee abbilden können, haben wir in der neuen Version die optionale Funktion Vorgangs-Verknüpfungen hinzugefügt. Sie erhalten dadurch immer die Möglichkeit im Vorgang zu sehen welche anderen Vorgänge mit diesem zusammenhängen.

Mehr Menü

In dieser Version führen wir das neue "Mehr" Menü ein. Dieses Menü erlaubt es Ihnen, die für Sie wichtigen Aktionen unter Vorgängen und Leistungen selbst, über die Leistungs- bzw. Vorgangs-Konfiguration, zu konfigurieren.

Informationen für Bestandskunden

• Durch die Anpassung, dass die Kunden-Infos nun auch zusätzlich bei Leistungen, Protokollen und Zeitraum-Planungs-Terminen angezeigt werden, wurde das Standard-Verhalten auf Umschaltbar definiert.
  Falls Sie weiterhin direkt die Informationen im Vorgang und damit auch bei Leistungen usw. angezeigt haben wollen, können Sie dies über Administration > Kunden > Einstellungen auf Immer anzeigen ändern.
• Die Berechtigungen für Leistungen wurden angepasst. Falls die Benutzer weiterhin Tätigkeiten planen und deren Fälligkeit ändern sollen, müssen die Benutzer-Rollen, unter Administration > Rollen, dem entsprechend angepasst werden.
• Bei der Abrechnung wurde die Logik zum Fakturieren geändert. Die Sammelaktion Nicht abrechnen wurde zu Nicht fakturieren umbenannt. Um eine Leistung nachträglich doch zu fakturieren, muss die neue Sammelaktion Fakturierbar ändern verwendet werden und nicht mehr, wie bisher Abrechnungsnummer entfernen.
• Tabs reduzieren ist standardmäßig aktiviert. Sollten Sie weiterhin die alte Logik verwenden wollen, die beim Navigieren durch DocBee neue Tabs öffnet, können Sie dies unter Mein Profil einstellen.
• Benutzer, die bisher keine Dashboard-Konfiguration vorgenommen haben, werden nun standardmäßig weniger Widgets sehen. Sie können die fehlenden Dashboard-Widgets jedoch wieder über die Dashboard-Konfiguration hinzufügen.
• Die Berechtigung einen Zeitraum-Planungs-Termin zu kommentieren ( Bis zu 2021.2 eine Bemerkung pro Termin ) wird nun über die neue Berechtigung Zeitraum-Planung > Termine kommentieren gesteuert und muss ggf. in Ihren Rollen nachgepflegt werden.
• Die Sammelaktion zum Exportieren von Kunden-Kontakten ist nun in der Kontakt-Liste zu finden

Release Notes

Neue Funktionen

Kunden-Infos

• Kunden-Infos werden nun auch in Leistungen, Protokollen und in der Zeitraum-Planung angezeigt ( Bis zu 2021.2 wurden diese nur in Vorgängen angezeigt )
• Über die Kunden-Einstellungen kann beim Kunden, Standort und Kontakt definiert werden wie die "Kunden-Infos" angezeigt werden sollen ( Immer anzeigen, Umschaltbar, Niemals zeigen )
• E-Mail Adressen in Zusatzfeldern sind nun Links und öffnen, falls installiert, ein Mailprogramm
• Telefonnummern in Zusatzfeldern sind nun Links und öffnen, falls installiert, eine Telefonsoftware

Vorgangs-Verknüpfungen

• Vorgänge können nun verknüpft werden, um Verlinkungen zwischen unterschiedlichen Vorgängen bereitzustellen
• Die Verknüpfungs-Typen, können frei in DocBee konfiguriert werden, um die Arten von Verknüpfungen zu definieren, die Sie in DocBee benötigen

Mehr Menü

• Um die direkten Schaltflächen unter Leistungen und Vorgängen, auf die für den Benutzer wichtigsten Aktionen, zu begrenzen, wurde das "Mehr" Menü hinzugefügt
• Jeder Benutzer kann in der Vorgangs- bzw. Leistungs-Konfiguration definieren welche Schaltflächen für ihn wichtig sind und welche er über das "Mehr" Menü erreicht

Berechtigung auf Zusatzfeld Ebene

• Der Lese- und Schreibzugriff kann nun pro Zusatzfeld mithilfe von Mitarbeiter-Gruppen eingeschränkt werden

Vorläufiger Abschluss von Leistungen

• Neue Option hinzugefügt die es erlaubt eine Leistung in den neuen Status Vorläufig Abgeschlossen zu versetzen
• In diesem Status können bei Leistungen nur noch Reisezeiten hinzugefügt werden
• Leistungen mit diesem Status bleiben auch auf der APP, damit auch dort nachträglich die Reisezeiten gebucht werden können
• Beim vorläufigen Abschluss wird auch schon der Leistungsnachweis inklusive der Unterschriften produziert
• Die Option kann generell für Ihr DocBee freigeschaltet werden und muss dann in jeder Leistung über Rückreise-Erfassung nach vorläufigen Abschluss aktiviert werden
• Beim (endgültigen) Abschluss wird, falls der Leistungsnachweis Unterschriften enthält, die PDF um eine weitere Seite für die neuen Reisezeiten erweitert. Falls keine Unterschriften enthalten sind, wird ein normaler Leistungsnachweis inklusive aller Reisezeiten produziert

Fakturierbar Kennzeichen

• Neue Option unter Abrechnung hinzugefügt, die es erlaubt in der Leistung oder im Vorgang zu definieren, ob die Leistung bzw. der Vorgang fakturiert werden soll (Bevor die Leistungen zur Abrechnung kommt)
• Bei aktivierter Option kann ein zusätzlicher Filter Fakturierbar? und eine zusätzliche Spalte Fakturierbar? in der Leistungs-Liste bzw. Vorgangs-Liste hinzugefügt werden
• Bei aktivierter Option kann dies über die Schnellanlage direkt gesetzt werden
• Bei aktivierter Option kann das Kennzeichen in Vorlagen und Regeln direkt gesetzt werden
• Bei aktivierter Option gibt es unter Leistungen zwei neue Sammelaktionen Fakturierbar ändern (Ändert das Flag in der Leistung) und Nicht fakturieren (Gibt die Leistung direkt frei, falls das noch nicht passiert ist und setzt die Leistung auf nicht fakturierbar)
• Bei aktivierter Option gibt es unter Vorgängen eine neue Sammelaktion Fakturierbar ändern (Ändert das Flag im Vorgang)
• Bei aktivierter Option gibt es eine neue Schaltfläche unter Leistungen Nicht fakturieren, welche die Leistung direkt freigibt und die Leistung auf Nicht fakturierbar setzt
• Das Kennzeichen ist sowohl über die REST API als auch über DocBee Skript abfragbar und änderbar
• Falls eine Leistung als nicht fakturierbar gekennzeichnet ist, wird diese sowohl beim manuellen als auch beim automatischen Export nicht an Systemhaus One übertragen
• Falls eine Leistung als nicht fakturierbar gekennzeichnet ist, wird der Leistungsnachweis nicht an den Kunden geschickt!

Abrechnung

• Neuer Leistungs-Status "Nicht fakturiert" hinzugefügt der anzeigt, dass diese Leistung nicht fakturiert wurde
• Einträge in der Abrechnung können nun einen Status Offen ("Noch nicht bearbeitet"), Abgerechnet ("Abrechnungsnummer hinterlegt") oder Nicht fakturiert haben
• Neue Status Filter in der Abrechnung hinzugefügt
• Sammelaktion Keine Abrechnung wurde zu Nicht fakturieren umbenannt
• Neue Sammelaktion Fakturierbar ändern hinzugefügt, die es erlaubt den Status zwischen Nicht fakturiert und Offen zu wechseln

Seiten-Titel überarbeitet

• Alle Seiten-Titel wurden überarbeitet und standardisiert um Tabs besser unterscheiden zu können
• Bei Leistungen kann über die Konfiguration eingestellt werden, dass beim Bearbeiten von Leistungen entweder die Leistungs-ID (Standard) oder der Titel der ersten Tätigkeit als Seiten-Titel angezeigt wird
• Bei Vorgängen kann über die Konfiguration eingestellt werden, dass beim Bearbeiten von Vorgängen entweder die Vorgangs-ID (Standard) oder die erste Zeile der Beschreibung als Seiten-Titel angezeigt wird

Nachrichten Benachrichtigung

• Die Benutzer die benachrichtigt wurden, werden nun bei der Nachricht mit angezeigt (Gilt nur für neue Benachrichtigungen!)
• Falls die Benachrichtigung an den aktuellen Benutzer ging, wird dieser hervorgehoben angezeigt

Usability

• Das Beschreibungsfeld und auch das Interne Beschreibungsfeld im Vorgang haben nun eine maximale Höhe und erzeugen eine Scrollbar im Textfeld, falls der Text länger wird
• In der Leistungs- und Protokoll-Liste in Vorgängen können nun Sammelaktionen ausgeführt werden
• In der Protokoll-Liste in Leistungen können nun Sammelaktionen ausgeführt werden
• Die ausgewählten Filter in einer Tabelle gelten nun nur noch für diesen Tab und werden nicht mehr übergreifend gespeichert. Alle gesetzten Filter werden nach dem Schließen des Browsers zurückgesetzt
• Die Liste von Leistungen unter Vorgängen wird nun nur angezeigt, falls mindestens eine Leistung vorhanden ist
• Die Liste von Protokollen unter Vorgängen wird nun nur angezeigt, falls mindestens ein Protokoll vorhanden ist
• Die Liste von Protokollen unter Leistungen wird nun nur angezeigt, falls mindestens ein Protokoll vorhanden ist
• Die Liste von Tätigkeiten unter Leistungen wird nun nur angezeigt, falls mindestens eine Tätigkeit vorhanden ist
• Die Liste von Info-Dateien unter Leistungen wird nun nur angezeigt, falls mindestens eine Info-Datei vorhanden ist
• Die Liste von Reisezeiten unter Leistungen wird nun nur angezeigt, falls mindestens eine Reisezeit vorhanden ist
• Neue Option Tabs reduzieren zum Benutzer-Profil hinzugefügt, die dafür sorgt, dass die meisten Links keinen neuen Tab öffnen

Berechtigungen

• Neue Berechtigung Leistungen > Fälligkeit setzen hinzugefügt, um das Ändern von Fälligkeiten unter Tätigkeiten getrennt zu erlauben bzw. zu beschränken
• Neue Berechtigung Leistungen > Planen hinzugefügt, um das Planen von Tätigkeiten getrennt zu erlauben bzw. zu beschränken
• Neue Berechtigung Zeitraum-Planung > Termine kommentieren hinzugefügt, um das Kommentieren von Terminen zu erlauben bzw. zu beschränken
• Neue Berechtigung Sonstiges > Fakturierbar umschalten hinzugefügt, um das Ändern der Fakturierbarkeit von Leistungen zu erlauben bzw. zu beschränken

Reiseart als Pflichtfeld

• Neue Option hinzugefügt, die es erlaubt die Reiseart bei Reisezeiten als Pflichtfeld zu definieren

Abschluss bei Überschneidungen verhindern

• Aktiviert die Möglichkeit, bei Abschluss die Überschneidung von manuellen Leistungserfassungen einer Tätigkeit oder Reisezeiten einer Leistung zu unterbinden

Statistik

• Die Zeiten von nicht fakturierbaren Leistungen werden gesondert in der Statistik ausgewiesen
• Bei Reisezeiten wird nun auch zwischen Interne und Nicht fakturierbar unterschieden

Vorgangs-Mail-Parser

• Es kann nun beim Vorgangs-Mail-Parser eingestellt werden, dass die Externe Referenznummer und/oder die ERP Referenznummer, zur Bestimmung des Vorgangs für die Nachricht, im E-Mail Betreff gesucht werden soll

Automatisierung

• Neues Event Leistungs-Sammelaktion hinzugefügt
• Neues Event Vorgang-Sammelaktion hinzugefügt
• Neues Event Leistung-Kunden-Änderung hinzugefügt
• Neues Event Leistung gelöscht hinzugefügt
• Neues Event Neuer Zeitraum-Planung-Termin Kommentar hinzugefügt
• Neues Event Zeitraum-Planung-Termin-Schaltfläche hinzugefügt
• Neues Event Zeitraum-Planung-Termin-Verschiebung hinzugefügt
• Neues Event Zeitraum-Planung-Termin-Sammelaktion hinzugefügt
• Neues Event Zeitraum-Planung-Termin-Planungszeit-Änderung hinzugefügt
• Neues Event Zeitraum-Planung-Status-Änderung hinzugefügt
• Leistungs- und Vorgangs-Schaltflächen können nun so konfiguriert werden, dass diese im "Mehr" Menü angezeigt werden

Aufwandsschätzung

• Die Interne Beschreibung und die Fälligkeiten können nun als Option aktiviert werden
• Aufgaben um Interne Beschreibung erweitert
• Der Verantwortlichen der Leistungen kann nun eigenständig definiert werden und muss nicht mehr der Verantwortliche der Aufwandsschätzung sein
• Beim Modus Teilaufgabe zu Leistung / Aufgabe zu Vorgang kann nun pro Aufgabe eine Vorgangs-Kategorie definiert werden
• Beim Modus Teilaufgabe zu Leistung / Aufgabe zu Vorgang kann eine Standard Vorgangs-Kategorie definiert werden.
• Beim Modus Teilaufgabe zu Leistung / Aufgabe zu Vorgang kann nun ebenfalls ein Vorgang und ggf. ein Verknüpfungs-Typ ausgewählt werden
• Beim Modus Teilaufgabe zu Leistung / Aufgabe zu Vorgang kann nun definiert werden, ob der Aufgaben-Name ( Vorgangs Beschreibung ) automatisch um den Namen der Schätzung erweitert werden soll

Zeitraum-Planung

• Bei der Zeitraum-Planung können nun Kommentare pro Termin hinterlegt werden und ersetzen damit das Feld Bemerkung
• In der Zeitraum-Planung können nun pro Termin optional Planungszeiten angelegt werden, die dann bei der Anlage von Leistungen übernommen werden

SystemhausOne

• Neue Option hinzugefügt, mit der definiert wird, ob die Bemerkung aus SAP ins Info-Feld bei DocBee importiert werden soll

Sonstiges

• Die Schaltfläche zum Anlegen von neuen Protokollen unter Leistungen und Vorgängen wurde in das neue "Mehr" Menü verschoben
• Die Schaltfläche zum Anlegen von neuen Info-Dateien unter Leistungen wurde in das neue "Mehr" Menü verschoben
• Die Schaltfläche zum Anlegen von neuen Reisezeiten unter Leistungen wurde in das neue "Mehr" Menü verschoben
• Beim Kalender (Normal und Zeitleiste) werden nun die externen Kalender Daten getrennt von den DocBee Kalender Terminen geholt und es werden parallel alle Benutzer Kalender abgefragt
• Die Schaltfläche zum Verschmelzen von Vorgängen wurde in das neue "Mehr" Menü verschoben
• Die Sammelaktion Freigeben unter Leistungen funktioniert nun auch bei nicht abgeschlossen Leistungen direkt (Schließt die Leistung ab und gibt diese dann direkt frei)
• Die Sammelaktion zum Exportieren von Kunden-Kontakten ist nun in der Kontakt-Liste zu finden
• Die Sammelaktionen (Export, Setzen von Sende Email, Setzen von Sende Email (ausgewählt), Setzen von Sende Fax, Setzen von Sende Fax (ausgewählt)) zur Kontakt-Liste hinzugefügt
• Alle Felder, bei denen eine Zeit eingeben werden kann, werden nun auf maximal 1337 Wochen begrenzt
• Das Feld Im Vorgang anzeigen im Zusatzfeld wurde zu In Info anzeigen umbenannt
• Zusatzfelder (Zugehörigkeit Externer Dienstleister-Benutzer) für Externe Dienstleister Benutzer hinzugefügt
• Neuer Zusatzfeld Typ Telefonnummer hinzugefügt
• Im Vorgangs-Board können jetzt pro Spalte zusätzliche Informationen angezeigt werden wie Verbleibende Schätzung, Arbeitszeit und Schätzung
• Neues optionales Feld Schätzungen bei Vorgängen hinzugefügt
• Neue optionale Listen-Spalten für Schätzungen und verbleibende Schätzungen auf Vorgangs Ebene hinzugefügt
• Beim Anlegen von Vorgängen aus dem Outlook Add-In wird nun standardmäßig der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher gesetzt
• Neue optionale Spalte Zeitraum-Planung Besitzer zu Leistungs-Listen hinzugefügt
• Neuen optionalen Filter Zeitraum-Planung Besitzer zu Leistungs-Listen hinzugefügt
• Der Standardwert für Benachrichtigung verschicken? in Leistungen kann nun in den Leistungs-Einstellungen definiert werden
• Beim Export-Profil von Vorgängen können nun zusätzlich SLA Laufzeit und Vorgangslaufzeit ausgewählt und damit exportiert werden
• Bei Zahlungsprofilen von Externen Dienstleistern kann nun definiert werden, dass eine bestimmte Anzahl von Minuten bei einer Reiseart nicht verrechnet wird
• Bei Zahlungsprofilen von Externen Dienstleistern kann nun definiert werden, dass bei einer Reiseart nur der Preis verwendet wird, falls es mindestens eine Tätigkeit mit einer bestimmten Leistungsart existiert
• Anzahl der Standard Widget bei neuen Benutzern reduziert auf Anzahl Leistungen, Anzahl Kunden, Offene Leistungen und Notizen (Dies gilt auch für Benutzer, die bisher keine Dashboard-Konfiguration definiert haben)