Version 2023.2

Wichtige Updates

Vorgänge in APP

Sie können nun in der APP auf Ihre DocBee Vorgänge zugreifen, inklusive der Möglichkeit, neue Leistungen/Protokolle unter dem Vorgang anzulegen und auf Ihre Vorgangs-Nachrichten zuzugreifen*.

* Für den Zugriff auf Vorgangs-Nachrichten muss eine Online-Verbindung bestehen

Protokoll-Oder Bedingungen

Sie können nun in Protokollen Oder-Verknüpfungen erzeugen, um weitere Anwendungsfälle abzubilden.

Regel-Automatisierungen

Sie können nun in der Automatisierung das Event Regel verwenden, um Reaktionen an bestimmten Tagen zu starten. Mit dieser Funktion ist es z.B. möglich, automatisch am Anfang des Monats, Abrechnungsdaten via E-Mail zu verschicken.

Diese Funktion steht vorerst nur auf OnPremises und Cloud Premium Systemen zur Verfügung.

Release Notes

Neue Funktionen

Vorgänge in APP

• Im Vorgangs-Status kann nun über die Option Synchronisation zur APP definiert werden, ob Vorgänge mit diesem Status zur APP synchronisiert werden sollen
• Es werden alle Vorgänge zur App übertragen, an denen der Benutzer aktiv beteiligt ist (Vorgangs-Verantwortlicher, Protokoll-Verantwortlicher, Leistungs-Beteiligter)

Leistungserfassungs-Funktion unter Vorgänge hinzugefügt

• In der Leistungs-Liste unter einem Vorgang kann nun direkt für eine existierende Tätigkeit eine Leistungserfassung erstellt oder ein Timer gestartet werden
• Die Schaltflächen können über die Leistungs-Konfiguration deaktiviert werden

Angepasste Arbeitszeit pro Leistungserfassung

• Benutzer mit der Berechtigung Abrechnungskorrektur können nun bei aktiver Option Tätigkeit - Abrechnungskorrektur pro Leistungserfassung die Arbeitszeit anpassen, die zur Fakturierung verwendet werden soll

Diese angepasste Arbeitszeit wird auch zu Systemhaus One übertragen

Neue APP Synchronisieren Einstellung

• In den Kunden-Einstellungen kann nun eine Option aktiviert werden, die es erlaubt, pro Kunde, Standort und/oder Kontakt zu definieren, ob der Datensatz zur APP übertragen werden soll
• Bei aktivierter Option kann dies direkt im Datensatz, als Sammelaktion, über die REST API oder über DocBee Skript geändert werden

Benötigte Datensätze werden weiterhin unabhängig von der Option Zur App synchronisieren synchronisiert

Protokoll-Oder Bedingungen

• Bedingungen unter Protokollen unterstützen jetzt sowohl Und als auch Oder-Verknüpfungen
• Zusätzlich unterstützt DocBee nun mehrstufige Bedingungen

Neue Layout-Optionen für Protokoll-Gruppen und -Container

• Innerhalb einer Protokoll-Gruppe und/oder eines -Containers kann nun eine Orientierung (Vertikal = Untereinander, Horizontal = Nebeneinander) für die Eingabe und für die PDF definiert werden
• Innerhalb der PDF kann bei Horizontaler Orientierung die Aufteilung der Komponenten bzw. Gruppen über eine Gewichtung innerhalb des PDF-Styles definiert werden

Protokoll Multi-Gruppen als Tabelle darstellen

• Neue PDF Option hinzugefügt, die es erlaubt, eine Multi-Gruppe als Tabelle in der PDF darzustellen

Protokoll-Muster Import/Export überarbeitet

• Protokoll-Muster Import/Export wurde überarbeitet, um sowohl das Importieren zu erleichtern, als auch das Exportieren und Importieren zu beschleunigen

Protokoll-Muster Export-Dateien (ptf) sind nicht mehr kompatibel und müssen erneut exportiert werden, damit diese importiert werden können

Protokoll-Muster Kopieren & Einfügen verbessert

• Das Kopieren von Gruppen, Containern und Komponenten innerhalb von Protokoll-Mustern funktioniert nun auch über Muster hinweg

Einschränkungen: Bilder, Icons und Dateien werden aktuell nicht mit kopiert und beim Kopieren zwischen Mandanten müssen Zusatzlisten, Beobachter, DocBee Skripte erneut manuell gesetzt werden

Vorgangs-Kategorie kann nun Protokoll-Muster Auswahl beschränken

• Innerhalb einer Vorgangs-Kategorie kann nun über Protokoll-Gruppen definiert werden, welche neuen Protokoll-Muster ausgewählt werden dürfen

Schon verknüpfte Protokolle werden durch das Ändern der Kategorie nicht entfernt

Weitere Vorgangs-Anpassungen

• Vorgangs-Liste um optionalen Filter Externe Dienstleister erweitert
• Vorgangs-Liste um optionalen Filter Mitarbeiter-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• Vorgangs-Liste um optionalen Filter Kunden-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• In der Vorgangs-Konfiguration kann aktiviert werden, dass das Vorgangs-Menü ausgeklappt bleibt
• Editier-Modus von Boards um Anzeige-Schaltfläche erweitert, die zur Ansicht wechselt
• Boards um optionalen Zurücksetzen-Filter erweitert
• Karten um optionalen Zurücksetzen-Filter erweitert
• Klicken auf die Vorgangsnummer kopiert diese in die Zwischenablage
• Neue Sammelaktion Zusatzfeld ändern hinzugefügt

Weitere Leistungs-Anpassungen

• Leistungs-Liste um optionalen Filter Externe Dienstleister erweitert
• Leistungs-Liste um optionalen Filter Mitarbeiter-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• Leistungs-Liste um optionalen Filter Kunden-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• In der Leistungs-Konfiguration kann aktiviert werden, dass das Leistungs-Menü ausgeklappt bleibt
• In der Leistungs-Konfiguration kann aktiviert werden, dass der Vorgang-Status angezeigt wird
• Neue Sammelaktion Tags hinzufügen hinzugefügt
• Neue Sammelaktion Zusatzfeld ändern hinzugefügt
• Klicken auf die Leistungsnummer kopiert diese in die Zwischenablage
• Optionale Spalte Materialien zum PDF-Layout Leistungsübersicht hinzugefügt
• Option zum Leistungsnachweis PDF-Layout hinzugefügt, die erlaubt die Reisedistanz mit anzuzeigen

Weitere Protokoll-Anpassungen

• In Multi-Gruppen kann nun über Weitere anlegen direkt nach dem Speichern eine neue Gruppe angelegt werden
• Im Protokoll-Muster kann nun eine optionale Farbe definiert werden, die vor der Dokumenten-Nummer angezeigt werden kann
• Im Protokoll-Muster kann nun ein Sortierungsnummer definiert werden, die beim Sortieren nach Dokumenten-Nummer zuerst verwendet wird
• Bei Protokoll-Typen kann nun ein Icon für die Navigation definiert werden
• In der Protokoll-Konfiguration kann nun definiert werden, dass der Muster-Name angezeigt wird
• Komponente Skript-Schaltfläche kann nun ohne Speichern ausgeführt werden und direkt Werte innerhalb des Protokolls setzen
• Komponente Skript-Schaltfläche funktioniert nun auch in der APP (Online-Verbindung vorausgesetzt)
• Protokoll-Liste um optionalen Filter Externe Dienstleister erweitert
• Protokoll-Liste um optionalen Filter Mitarbeiter-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• Protokoll-Liste um optionalen Filter Kunden-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• In der Protokoll-Konfiguration kann aktiviert werden, dass das Protokoll-Menü ausgeklappt bleibt
• Neue Protokoll-Komponente Protokoll hinzufügt, die es erlaubt, ein Protokoll aus einem anderem Protokoll anzulegen
• Bei Komponenten vom Typ Kontrollkästchen, Auswahl, Zusatzliste (Einzelauswahl) und Zusatzliste (Multiauswahl) können nun Zufalls-Texte pro Auswahl hinterlegt werden, von denen dann ein Text zufällig für die PDF oder die Platzhalter verwendet wird
• Komponenten vom Typ Zusatzliste (Einzelauswahl) und Zusatzliste (Multiauswahl) können nun als einzelne Kontrollkästchen in der Eingabe angezeigt werden
• Klicken auf die Protokollnummer kopiert diese in die Zwischenablage
• Auswahl, Zusatzliste (Einzelauswahl), Zusatzliste (Multiauswahl), Beobachter (Einzelauswahl) und Beobachter (Multiauswahl) Komponenten können nun als Formel-Parameter verwendet werden
• Komponenten vom Typ Kontrollkästchen können nun bei der Eingabe so angezeigt werden, dass die Bezeichnung rechts vom Kontrollkästchen angezeigt wird
• Optionale Abschluss-Validierung hinzugefügt, die beim Kachel-Modus dazu verpflichtet alle Kacheln als Erledigt zu markieren

Abrechnung

• Abrechnungs-Liste um optionalen Filter Mitarbeiter-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• Abrechnungs-Liste um optionale Spalte Tätigkeits-Daten erweitert
• Abrechnungs-Liste um optionale Spalte Tätigkeits-Daten (inkl. Leistungserfassungen) erweitert

Automatisierung

• Neue Reaktion Leistung ändern hinzugefügt
• Beim Ändern von Tags durch die Reaktionen Leistung ändern oder Vorgang ändern kann nun definiert werden, ob die Tags ersetzt, hinzugefügt oder entfernt werden sollen
• Vorgangs-Schaltflächen können nun auch so eingestellt werden, dass Sie in der APP funktionieren (Online-Verbindung vorausgesetzt)
• Eigenschaft Arbeitszeit kann nun bei Leistungserfassungen als Bedingung geprüft werden
• Eigenschaft Erbrachte Arbeitszeit kann nun bei Tätigkeiten als Bedingungen geprüft werden
• Eigenschaft Verbleibende Arbeitszeit kann nun bei Tätigkeiten als Bedingungen geprüft werden
• Eigenschaft Schätzung kann nun bei Tätigkeiten als Bedingungen geprüft werden
• Eigenschaft Schätzungsabweichung (verbraucht + verbleibend) kann nun bei Tätigkeiten als Bedingungen geprüft werden *
• Eigenschaft Schätzung (verbraucht) (%) kann nun bei Tätigkeiten als Bedingungen geprüft werden *
• Eigenschaft Schätzung (verbraucht + verbleibend) (%) kann nun bei Tätigkeiten als Bedingungen geprüft werden *
• Neues Event Regel hinzugefügt, um in einem definierten Intervall Automatisierungen auszuführen **
• Neue Reaktion Abrechnungsexport (ExportProfile) hinzugefügt, um automatisch einen Export via E-Mail zu verschicken **
• Neue Reaktion Abrechnungsexport (PDF Übersicht) hinzugefügt, um automatisch einen Export via E-Mail zu verschicken **
• Neue Reaktion Abrechnungsexport (PDF Preis Übersicht) hinzugefügt, um automatisch einen Export via E-Mail zu verschicken **
• Neue Reaktion Abwesenheiten (Exportprofil) hinzugefügt, um automatisch einen Export via E-Mail zu verschicken **

* Diese Überprüfungen können nicht für das Event Leistung zeitgesteuert verwendet werden

** Diese Funktion steht vorerst nur OnPremises oder Cloud Premium Systemen zur Verfügung

Berechtigung

• Neue Berechtigung Vorgang - Kategorie ändern hinzugefügt, die es erlaubt, die Kategorie innerhalb eines Vorgangs zu ändern
• Neue Berechtigung Nachrichten - E-Mail/SMS verschicken hinzugefügt, die getrennt steuert, ob dies durch einen Benutzer erlaubt ist
• Neue Berechtigung Nachrichten - Benachrichtigen hinzugefügt, die definiert, ob dieser Benutzer andere benachrichtigen darf
• Die Berechtigungen Nachrichten - Externe versenden und Nachrichten - Interne versenden können nun getrennt eingestellt werden

Die Nachrichten Berechtigungen wurden mit dem Update migriert

Statistik

• Sortierung in der Werten-Liste unter Leistungsarten, Kundenübersicht, Mitarbeiterübersicht Statistik ist nun alphanumerisch
• Neue optionale Spalte Fakturierbar? zu Leistungs-Listen unter Statistiken hinzugefügt
• Statistik um optionalen Filter Mitarbeiter-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• Statistik um optionalen Filter Kunden-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert

Abwesenheiten

• Abwesenheiten-Liste um optionalen Filter Mitarbeiter-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• Zeitraum-Filter-Bereich um Diese Woche, Nächste Woche und Letzte Woche erweitert
• Der Abwesenheitsgrund-Filter funktioniert nun für eigene Abwesenheiten, falls der Benutzer nur die Berechtigung Abwesenheiten > Eigene erstellen/bearbeiten besitzt

Zeiterfassung

• Zeiterfassungs-Liste um optionalen Filter Mitarbeiter-Gruppen (inkl./exkl.) erweitert
• Zeitraum-Filter-Bereich um Diese Woche und Letzte Woche erweitert

Materialien

• Neue Option Lagerorte hinzugefügt, die es erlaubt, bei Material-Buchungen einen Lagerort anzugeben

Dieser Lagerort wird bei aktivierter Systemhaus One Schnittstelle mit übergeben

Kontingente

• Kontingent-Liste um optionalen Filter Zeitraum erweitert
• Kontingent-Liste um optionale Spalten Wert (Zeitraum abhängig) und Wert (gesamt) (Zeitraum abhängig) erweitert, die den Kontingent-Wert für den ausgewählten Zeitraum anzeigt

Verbrauchs-Statistik

• Neue Verbrauchs-Statistik hinzugefügt, die es erlaubt, die Anzahl der Lizenzen und die Anzahl der monatlichen Webhook-Protokolle anzuzeigen
• Zusätzlich kann in der Verbrauchs-Statistik ein monatliches Limit für Webhook-Protokolle definiert werden

ERP: Systemhaus One

• Angepasste Arbeitszeit wird zu Systemhaus One übertragen
• Material-Lagerort wird zu Systemhaus One übertragen, falls die Schnittstelle über ServiceLayer (B1) konfiguriert ist

REST API

• Neuer Endpoint note für Notizen hinzugefügt
• Neuer Endpoint skill für Skills hinzugefügt
• Neuer Endpoint customer/{id}/link zur Verwaltung von Links am Kunden hinzugefügt
• Neuer Endpoint customerLocation/{id}/link zur Verwaltung von Links am Standort hinzugefügt
• Neuer Endpoint customerContact/{id}/link zur Verwaltung von Links am Kontakt hinzugefügt
• Neuer Endpoint customerObject/{id}/link zur Verwaltung von Links am Kunden-Objekt hinzugefügt
• Neuer Endpoint customColor für Fälligkeits-Farben hinzugefügt
• Neuer Endpoint costEstimation zur Verwaltung von Aufwandsschätzungen hinzugefügt
• Neuer Endpoint messageTemplate zur Verwaltung von Nachrichten-Vorlagen hinzugefügt
• Neuer Endpoint presetProfile zur Verwaltung von Textbausteinen hinzugefügt
• Neuer Endpoint protocolTemplateProfile zur Verwaltung von Protokoll-Gruppen hinzugefügt
• Neuer Endpoint protocolDocumentTemplate zur Verwaltung von Protokoll-Vorlagen hinzugefügt
• Neuer Endpoint protocolTemplateConditionCollection zur Verwaltung von Protokoll-Bedingungen hinzugefügt
• Aufruf /v1/protocolTemplate/{templateId}/action/{actionId}/condition gilt ab jetzt als veraltet und wird zukünftig entfernt
• Aufruf /v1/protocolTemplate/{templateId}/action/{actionId}/condition/{id} gilt ab jetzt als veraltet und wird zukünftig entfernt
• Neuer Endpoint dailyClosingConfig zur Verwaltung von Tagesabschluss-Profilen hinzugefügt
• Neuer Endpoint tableConfigStorage zur Verwaltung von Tabellen-Einstellungen hinzugefügt
• Neue optionale Filter Parameter createdSince und createdBefore zu /ticket/{id}/message hinzugefügt
• Neue optionale Filter Parameter createdSince und createdBefore zu /docBeeDocument/{id}/message hinzugefügt
• Neues Feld senderType zu /ticket/{id}/message hinzugefügt
• Neues Feld senderType zu /docBeeDocument/{id}/message hinzugefügt
• Neuer Endpoint systemStatus hinzugefügt, um den Status von Hintergrund-Jobs (Nachrichtenversand, MailParser und SystemhausOne) abfragen zu können
• Endpoint ticket/customFields zur Verwaltung von Zusatzfeldern erweitert
• Neuer Endpoint docBeeDocumentConflict hinzugefügt, welcher es erlaubt, einen Konflikt auf Leistungen zu erzeugen
• Neuer Endpoint user/findFirstByEmail/{email} hinzugefügt, welcher den ersten aktiven Benutzer mit der E-Mail zurückgibt
• Neuer Endpoint user/findFirstByExternalErpNumber/{externalErpNumber} hinzugefügt, welcher den ersten aktiven Benutzer mit der ERP Nummer zurückgibt
• Neuer Endpoint protocol/{id}/protocolEntry/findByPlaceholderName/{placeholderName} hinzugefügt, welcher alle Werte eines Protokolls anhand eines Platzhalters findet
• Neuer Endpoint protocol/{id}/protocolEntry/updateByPlaceholderName/{placeholderName} hinzugefügt, welcher alle Werte eines Protokolls anhand eines Platzhalters aktualisiert

DocBee Skript

• Neue Methode findContingentByNameStartsWith hinzugefügt
• Kunden können nun über DocBee Skript angelegt werden
• Standorte können nun über DocBee Skript angelegt werden
• Kontakte können nun über DocBee Skript angelegt werden
• Neue Methode createWordFile hinzugefügt, die über eine Vorlage als docx-Datei ein neues Word-Dokument anlegt und dort Platzhalter ersetzen kann

Sonstiges

• Neuen Platzhalter %KUNDENKONTAKT_BEZEICHNUNG% Kontakt-Bezeichnung hinzugefügt
• Optionalen Zuschlagsnamen in Zahlungsprofilen für Externe Dienstleister hinzugefügt
• Nachrichten-Fenster wurde vergrößert
• Beim Wechsel zwischen Standort und Kontakt wird nun das Kunden-Objekt nur entfernt, falls die Kombination nicht mehr gültig ist
• Zusatzlisten um Beschränkungen erweitert, die bei Multiauswahlen definieren können, welche Kombinationen erlaubt sind
• Textbausteine können nun so definiert werden, dass nur der Code zur Suche verwendet wird