Zeitraum-Planung

Generelle Informationen

Was ist die Zeitraum-Planung?

Die Zeitraum-Planung ist ein Tool zur Disposition von Arbeitsleistungen, sowohl an interne Mitarbeiter als auch an externe Dienstleister.

Wann sollten Sie die Zeitraum-Planung verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz der Zeitraum-Planung:

• Organisation mehrerer Arbeiten in einem bestimmten Zeitraum
• Disposition von Leistungen externer Dienstleister
• Die zu erbringenden Tätigkeiten können zeitlich variabel erbracht werden

Zeitraum-Planung

Die Zeitraum-Planung gliedert sich in die Unterpunkte Übersicht, Planung und Termine.

Planung

Unter Zeitraum-Planung > Planung sind alle bisher angelegten Planungen aufgelistet. Über den Button "Neue Planung anlegen" öffnet sich der Dialog "Zeitraum Auswahl".

Name	Beschreibung
Modus	Bietet die Auswahl zwischen Kunden und Verantwortliche. Dies hat Auswirkungen auf die spätere Darstellung der Zeitraum-Planung (siehe Abschnitt Modus).
Vorlagen	Auswahl von Leistungs-Vorlagen, die in der Planung eine separate Zeile beim jeweiligen Kunden/Verantwortlichen generieren.
Kunden-Gruppe	Auswahl einer Kunden-Gruppe, die alle Mitglieder der Gruppe separat in die Planungsstruktur übernimmt. Nur im Modus Kunden.
Mitarbeiter-Gruppe	Auswahl einer Kunden-Gruppe, die alle Mitglieder der Gruppe separat in die Planungsstruktur übernimmt. Nur im Modus Verantwortliche.

Mit Klick auf Anlegen öffnet sich eine neue Seite, auf der die Zeitraum-Planung konfiguriert werden kann.

Hinweis: Zu diesem Zeitpunkt ist die Planung noch nicht im System gespeichert. Dies geschieht erst durch erneutes Betätigen des Anlegen-Buttons.

Dieser Ausschnitt (Kunden-Modus) zeigt eine noch unbearbeitete Planungsstruktur. In den Datumsfeldern erfolgt per Klick über einen Zuweisungs-Dialog die Zuweisung an einen Kunden.

Name	Beschreibung
Verantwortlicher	Wahl des Verantwortlichen für den Termin (nur im Modus Kunden)
Kunde	Wahl des Kunden für den Termin (nur im Modus Verantwortliche)
Standort	Wahl des Standorts für den Termin (nur im Modus Verantwortliche)
Kontakt	Wahl des Kontakts für den Termin (nur im Modus Verantwortliche)
Prüfung benötigt?	Definiert, ob eine abschließende Prüfung des Termins durch den eingetragenen Verantwortlichen benötigt wird
Wichtig?	Definiert, ob für den Termin eine erhöhte Wichtigkeit vorliegt
Leistung anlegen?	Ermöglicht das automatische Anlegen einer separaten Leistung für den Termin
Verschieben	Dieses Feld legt fest, ob und inwiefern sich der Termin nachträglich noch verschieben lässt. Eigener Zeitraum > Auswahl eines benutzerdefinierten Zeitraums, in dem das Verschieben möglich ist Innerhalb der Planung > Verschieben ist innerhalb des gesamten Planungszeitraums möglich Innerhalb der Woche > Verschieben ist nur innerhalb derselben Kalenderwoche möglich Versatz in Tage > Ermöglicht die Angabe einer Anzahl an Tagen, die die Leistung maximal vor- oder nachgezogen werden kann (Wochentage) > Steht für jede der vorher genannten Verschieben-Optionen zur Verfügung. Definiert für jede dieser Optionen zusätzlich die bestimmten Wochentage, auf die der Termin nicht geschoben werden kann.
Bemerkung	Hängt einen Informationstext an den Termin an. Sofern das Feld nicht leer bleibt, wird eine Bemerkung in der Planungs-Übersicht durch eine orangefarbene Markierung gekennzeichnet.
Sammelaktionen	Es kann über Sammelaktionen gelöscht oder exportiert werden.

Nachdem Zuweisungen getätigt wurden, kann die Prüfung aktiviert werden. In der Planungsübersicht erscheinen noch zu prüfende Terminzuweisungen blau hinterlegt und können nicht mehr bearbeitet werden. Wenn die Planung aktiv geschaltet ist, sind keine Prüfungen mehr möglich. Nach dem Speichern werden neue eingetragene Zuweisungen direkt grün hinterlegt und es werden neue Leistungen angelegt.

Übersicht

In der Übersicht werden die Einträge aller Planungen auf einen Blick angezeigt. Wenn also mehrere Planungen für einen Monat angelegt sind, erscheinen diese untereinander in der Zeitleiste. Werden zwei Verantwortliche in einem Feld aufgeführt, so gilt die obere Angabe dem Verantwortlichen der Planung und die untere dem aus der Planungs-Zuweisung.
In der Übersicht können die zu überprüfenden Zuweisungen auf die Art und Weise verschoben werden, wie es in der ursprünglichen Zuweisung definiert wurde, und der Status auf Abgelehnt oder

Akzeptiert gesetzt werden. Akzeptierte Zuweisungen werden nach Klick des Bestätigen-Buttons grün, abgelehnte rot hinterlegt. Nach der Bestätigung können solche Zuweisungen nicht mehr angepasst werden.

Termine

In diesem Bereich werden alle Termine aufgelistet, die eine Prüfung benötigen bzw. bei denen eine Prüfung vorgenommen wurde. Steht der Status Bearbeitet auf Nein, so steht die Prüfung noch aus.
Durch das Navigieren in die einzelnen Einträge aus der Liste lässt sich die Prüfung durchführen, wobei Status, Datum und Verantwortlicher verändert werden können.

Externe Dienstleister

Mitarbeiter externer Dienstleister, die einen entsprechenden Login und die Berechtigung haben, können begrenzt auf die Zeitraum-Planung zugreifen. Sie haben dabei nur Einsicht in die Termine, in denen ihre Queue, sie selbst oder ihre Kollegen als Verantwortliche eingetragen sind. Allerdings ist der Verantwortliche der jeweiligen Planung auch für die externen Dienstleister sichtbar. Sie haben außerdem keine Berechtigung, um eine neue Planung zu erstellen oder eine bestehende zu löschen. Die Zeitraum-Planung dient ihnen lediglich als Tool, um Termin-Prüfungen durchzuführen.

Modus

Beim Anlegen einer Planung sind zwei verschiedene Modi wählbar: Kunden und Verantwortliche. Im Verantwortliche-Modus wird die Planungsstruktur im Vergleich zum Kunden-Modus umgekehrt: Die Verantwortlichen sind nun in der vertikalen Spalte neben den Vorlagen eingetragen und die Kunden werden in den Datumsfeldern zu den jeweiligen Vorlagen zugewiesen. Die Wahl des Modus hat keine weiteren Auswirkungen auf die Planungs-Übersicht und die Terminprüfung.