Handover

Generelle Informationen

Was ist Handover?

Handover verbindet zwei DocBee-Instanzen miteinander, sodass Vorgänge, Nachrichten und Arbeitszeiten sicher zwischen beiden Systemen übergeben werden können. Beide Seiten arbeiten weiterhin in ihrer eigenen DocBee-Instanz; Handover sorgt dafür, dass ein abgegebener Vorgang auf der Gegenseite automatisch entsteht und beide Seiten über den weiteren Verlauf in Verbindung bleiben.

Wann sollten Sie Handover einsetzen?

• Abgabe von Vorgängen an einen Partner oder Dienstleister, der ebenfalls DocBee nutzt
• Zusammenarbeit zwischen zwei eigenständigen DocBee-Instanzen (z. B. Mutter-/Tochtergesellschaft oder kooperierende Systemhäuser)
• Rückbuchung der beim Dienstleister erfassten Arbeitszeiten in den ursprünglichen Vorgang

Hinweis: Handover verbindet zwei DocBee-Instanzen. Für die Anbindung externer Dienstleister ohne eigene DocBee-Instanz nutzen Sie stattdessen das Modul Externe Dienstleister.

Aktivierung

Handover muss zunächst unter Administration > Handover > Einstellungen über den Schalter Aktiviert eingeschaltet werden. Anschließend stehen drei Bereiche zur Verfügung:

• Einstellungen: Handover aktivieren/deaktivieren.
• Peers: Die Peer-Verbindungen zu anderen DocBee-Instanzen verwalten.
• Ausgehende Übertragungen: Die Warteschlange der ausgehenden Übertragungen einsehen.

Hinweis: Der Zugriff auf den Bereich Handover erfordert Administrationsrechte.

Peer-Verbindungen

Ein Peer ist die Gegenseite einer Verbindung – also die andere DocBee-Instanz. Jede Verbindung hat eine Rolle, die festlegt, in welche Richtung Vorgänge fließen.

Rolle	Bedeutung
Forwarder (Peer übergibt an uns)	Die Gegenseite leitet Vorgänge an Ihre Instanz weiter.
Service-Provider (wir übergeben an Peer)	Sie leiten Vorgänge an die Gegenseite weiter.
Beidseitig (beide Richtungen)	Vorgänge können in beide Richtungen übergeben werden.

Hinweis: Die Rolle beschreibt immer die Rolle der Gegenseite. Ihr eigenes System übernimmt automatisch die komplementäre Rolle. Davon hängt ab, welche Konfigurationsfelder angezeigt werden.

Verbindung herstellen

Eine Verbindung wird über einen einmaligen Einladungscode aufgebaut:

1. Auf der einladenden Seite über Neuen Peer einladen eine Einladung erstellen. Dabei werden Name, URL-Server, Mandant-Kürzel und Rolle der Gegenseite hinterlegt.
2. Der erzeugte Einladungscode wird nur einmal angezeigt. Bitte sofort kopieren und auf einem sicheren Weg an den Peer übermitteln.
3. Die Gegenseite trägt den Code über Einladung einlösen ein. Erst danach ist die Verbindung verifiziert und nutzbar.

Hinweis: Solange eine Verbindung nicht verifiziert ist, können über sie keine Vorgänge übertragen werden.

Sicherheit und Token-Erneuerung

Die gesamte Kommunikation zwischen den Instanzen ist HMAC-signiert. Das Zugangs-Token einer Verbindung kann jederzeit erneuert werden:

1. Über Token erneuern wird ein neues Token erzeugt. Dieses wird – wie der Einladungscode – nur einmal angezeigt.
2. Das alte Token bleibt 60 Minuten gültig, sodass die Umstellung unterbrechungsfrei erfolgt.
3. Die Gegenseite übernimmt das neue Token über Erneuertes Token übernehmen, indem sie den Rotationscode einträgt.

Unterbrochene Verbindung wiederaufbauen

Übernimmt die Gegenseite ein erneuertes Token nicht innerhalb der 60 Minuten, kann die Verbindung nicht auf das neue Token umgestellt werden. Sie wird dann als Unterbrochen gekennzeichnet und ist vorübergehend nicht nutzbar. Die bereits ausgetauschten Vorgänge, Nachrichten und Verknüpfungen bleiben dabei erhalten.

Eine unterbrochene Verbindung lässt sich ohne neue Einladung wiederherstellen:

1. Auf der unterbrochenen Seite über Token erneuern ein neues Token erzeugen und auf sicherem Weg an die Gegenseite übermitteln.
2. Die Gegenseite trägt es über Erneuertes Token übernehmen ein, sodass beide Seiten wieder dasselbe Token verwenden.
3. Über Verbindung wiederaufbauen wird die Verbindung erneut verifiziert und ist anschließend wieder nutzbar.

Hinweis: Schlägt Verbindung wiederaufbauen fehl, verwenden beide Seiten noch nicht dasselbe Token. Erneuern Sie das Token und lassen Sie es von der Gegenseite übernehmen, bevor Sie es erneut versuchen.

Alternativ kann eine unterbrochene Verbindung über Verbindung trennen beendet werden.

Konfiguration der Verbindung

Welche Felder angezeigt werden, hängt von der Rolle ab.

Wenn Sie Vorgänge an den Peer abgeben (Gegenseite ist Service-Provider):

Feld	Beschreibung
Vorgangsvorlage für eingehende Vorgänge	Vorlage, mit der der lokale Vorgang erstellt wird, wenn die Gegenseite einen Vorgang an Sie weiterleitet. Mit dem Platzhalter %DESCRIPTION% wird die Beschreibung der Gegenseite übernommen.
Statusänderungen übertragen	Wenn aktiviert, wird bei einer Statusänderung eines weitergeleiteten Vorgangs eine Nachricht an die Gegenseite gesendet.
Arbeitszeitprotokoll-Übertragungsmodus	Legt fest, ob erfasste Arbeitszeiten weitergeleiteter Vorgänge an die Gegenseite zurückgesendet werden: Deaktiviert, Manuell oder Automatisch bei Freigabe.

Wenn der Peer Vorgänge an Sie abgibt (Gegenseite ist Forwarder):

Feld	Beschreibung
Leistungen von der Gegenseite empfangen	Legt fest, ob Arbeitszeiten, die die Gegenseite zu weitergeleiteten Vorgängen erfasst, in Ihrem System übernommen werden. Ist die Option deaktiviert, werden zurückgebuchte Arbeitszeiten nicht übernommen und die beiden folgenden Felder werden ausgeblendet.
Standard-Mitarbeiter	Arbeitszeiten, die die Gegenseite für weitergeleitete Vorgänge zurückbucht, werden diesem Mitarbeiter zugeordnet, da der Benutzer der Gegenseite in Ihrem System nicht existiert. Nur erforderlich, wenn Sie Leistungen empfangen.
Standard-Leistungstyp	Leistungstyp, der für von der Gegenseite zurückgebuchte Arbeitszeiten verwendet wird. Nur erforderlich, wenn Sie Leistungen empfangen.
Forward-Nachrichtenvorlage	Vorlage für die Nachricht, die an die Gegenseite gesendet wird, wenn Sie einen Vorgang weiterleiten. Immer erforderlich.

Hinweis: Beim Anlegen einer neuen Einladung ist Leistungen von der Gegenseite empfangen zunächst deaktiviert, da beim Erstellen des Einladungscodes noch nicht bekannt ist, ob die Gegenseite überhaupt Arbeitszeiten zurücksendet. Lösen Sie umgekehrt eine Einladung ein, deren Aussteller laut Einladungscode Arbeitszeiten zurücksendet, ist die Option bereits aktiviert. Beide Seiten können die Einstellung anschließend jederzeit ändern.

Vorgang per Handover weiterleiten

Ein Vorgang wird direkt aus dem Vorgang heraus über Über Handover übertragen an einen Peer weitergeleitet. Auf der Gegenseite wird automatisch ein lokaler Vorgang aus der konfigurierten Vorgangsvorlage erstellt.

Der aktuelle Zustand ist am Vorgang über den Handover-Übertragungsstatus sichtbar. Ein bereits weitergeleiteter Vorgang wird entsprechend gekennzeichnet und kann nicht erneut an denselben Peer weitergeleitet werden.

Hinweis: Per Handover erstellte Vorgänge sind als „Erstellt durch Handover“ gekennzeichnet.

Arbeitszeit-Rückbuchung

Erfasst der Service-Provider Arbeitszeiten zu einem übergebenen Vorgang, können diese – abhängig vom eingestellten Übertragungsmodus – an den ursprünglichen Vorgang zurückgebucht werden. Da der erfassende Benutzer in der Empfänger-Instanz nicht existiert, werden die Zeiten dem hinterlegten Standard-Mitarbeiter mit dem Standard-Leistungstyp zugeordnet.

Rückbuchung abschalten

Die Rückbuchung lässt sich von beiden Seiten abschalten:

• Als Service-Provider stellen Sie den Arbeitszeitprotokoll-Übertragungsmodus auf Deaktiviert. Es wird dann nichts gesendet.
• Als Forwarder deaktivieren Sie Leistungen von der Gegenseite empfangen. Sie müssen dann weder einen Standard-Mitarbeiter noch einen Standard-Leistungstyp pflegen.

Beide Einstellungen sind unabhängig voneinander. Bei einer beidseitigen Verbindung können Sie Senden und Empfangen getrennt steuern.

Wenn die Einstellungen nicht zusammenpassen

Sendet der Service-Provider Arbeitszeiten, obwohl der Forwarder den Empfang deaktiviert hat, entscheidet der Forwarder: Er lehnt die Übertragung ab, und es wird nichts verbucht. Es entstehen also keine ungewollten Arbeitszeiten im Empfänger-System.

Auf der Seite des Service-Providers ist die Ablehnung an drei Stellen sichtbar:

• Am Vorgang zeigt der Handover-Übertragungsstatus den Wert Abgelehnt. In der Vorgangs-Liste lässt sich danach filtern, um alle betroffenen Leistungen zu finden.
• Unter Administration > Handover > Ausgehende Übertragungen steht die Übertragung auf Abgelehnt, mit dem Grund als Fehlermeldung.
• Im Fehlerprotokoll erscheint ein Eintrag mit Link auf den betreffenden Peer.

Hinweis: Abgelehnte Übertragungen werden nicht automatisch wiederholt – auch nicht, wenn die Gegenseite den Empfang später wieder aktiviert. Klären Sie den Empfang mit der Gegenseite oder stellen Sie den Übertragungsmodus für diesen Peer auf Deaktiviert. Bereits abgelehnte Leistungen können Sie anschließend manuell erneut übertragen.

Ausgehende Übertragungen

Unter Administration > Handover > Ausgehende Übertragungen werden alle ausgehenden Übertragungen in einer Warteschlange angezeigt – mit Typ, Peer, Status, Anzahl der Versuche, nächstem Versuch und letzter Fehlermeldung. So lässt sich nachvollziehen, ob eine Übertragung erfolgreich war oder erneut versucht wird.

Der Status Abgelehnt bedeutet, dass die Gegenseite die Übertragung bewusst zurückgewiesen hat – etwa weil sie den Empfang von Leistungen deaktiviert hat. Der Grund steht in der Fehlermeldung der Zeile. Anders als eine fehlgeschlagene Übertragung wird eine abgelehnte nicht erneut versucht; erst wenn die Ursache behoben ist, lässt sie sich manuell erneut anstoßen.

Verbindung trennen und wiederherstellen

Eine Verbindung kann getrennt werden. Dabei werden alle aktiven Handover-Verknüpfungen deaktiviert. Optional kann die Gegenseite über Gegenseite ebenfalls trennen benachrichtigt werden; andernfalls bleibt sie auf ihrer Seite verbunden.

Eine getrennte Verbindung kann wiederhergestellt werden. Dabei gilt:

• Die Gegenseite wird nicht automatisch benachrichtigt – sie muss die Verbindung ihrerseits ebenfalls wiederherstellen.
• Bestehende Handover-Verknüpfungen bleiben deaktiviert und müssen einzeln pro Vorgang reaktiviert werden.
• Eine Token-Erneuerung nach dem Wiederherstellen wird empfohlen.

Einzelne Vorgangs-Verknüpfungen lassen sich pro Vorgang über Handover-Verknüpfung aufheben bzw. Handover reaktivieren steuern.

Automatisierung

In Automatisierungen und in Protokoll-Abschluss-Reaktionen steht die Reaktion Nachricht an Handover-Peer schicken zur Verfügung. Damit lässt sich das Versenden einer Nachricht an die Gegenseite automatisieren.

Hinweis: Das Weiterleiten eines Vorgangs und das Übertragen einer Leistung lassen sich nicht automatisieren – beides wird manuell am Vorgang bzw. an der Leistung ausgelöst.

Berechtigungen

Über die Berechtigungsgruppen wird gesteuert, wer Handover nutzen darf:

• Vorgang per Handover weiterleiten
• Nachricht per Handover senden
• Leistung per Handover übertragen