Outlook Add-In

Generelle Informationen

DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit eines Outlook Add-Ins, um direkt aus Ihrem Outlook mit DocBee zu kommunizieren.

Hinweis: Diese Funktionalität findet sich aktuell im Beta Status.

Umfang

Das Outlook Add-In hat aktuell folgenden Umfang:

• Anzeigen von Stammdaten, falls Kunde bzw. Kontakt über die E-Mail Adresse gefunden wurde.
• Anzeigen einer Liste von Vorgängen zum gefunden Kunden
• Den Vorgang, falls im Betreff eine Vorgangsnummer vorhanden ist
• Anlegen eines neuen Vorgangs aus der E-Mail
• Anhängen der E-Mail als Vorgangs-Nachricht

Hinweis: Beim Erzeugen von Vorgängen als auch beim Erzeugen von Vorgangs-Nachrichten wird die Nachricht so angehangen, als wäre Sie direkt an DocBee gegangen.

Installation

Zur Installation des Outlook Add-Ins benötigen Sie eine sogenannte manifest.xml. Diese Datei können Sie als Administrator direkt aus DocBee herunterladen. Sie finden den Download-Link unter Administration -> Anbindung -> Outlook Add-In. Falls Sie keine Administrator-Berechtigung besitzen, wenden Sie sich bitte an einen Ihrer Administratoren, welcher Ihnen dann die Datei zur Verfügung stellen kann.

Für ausführliche Informationen zu Outlook Add-Ins und deren Installation, besuchen Sie die offizielle Dokumentation von Microsoft.

Outlook Client (Windows / Mac OS)

Zum Installieren des Add-Ins in Outlook gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie eine E-Mail
2. Drücken Sie die Schaltfläche Weitere Add-Ins herunterladen in der Aktionsleiste.
3. Diese Aktion öffnet einen Browser, in der die Verwaltung der APPs statt findet. Diese Verwaltung unterscheidet sich, je nach eingesetzter Exchange Version ( Exchange 2013, MS 365 )

Outlook Web (Exchange 2013+)

Zum Installieren des Add-Ins in Outlook gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf das Zahnrad
2. Wählen Sie den Punkt Apps verwalten aus
3. Diese Aktion öffnet die App-Verwaltung. Diese Verwaltung unterscheidet sich je nach eingesetzter Exchange Version ( Exchange 2013, MS 365 )

Outlook Web (MS 365)

So installieren Sie Add-Ins während des Lesens einer Email:

1. Öffnen Sie eine E-Mail
2. Klicken Sie auf das viereckige Symbol Apps rechts im Lesebereich
3. In dem Menü wählen Sie Apps hinzufügen
4. Diese Aktion öffnet die App-Verwaltung. Diese Verwaltung unterscheidet sich je nach eingesetzter Exchange Version ( Exchange 2013, MS 365 )

So installieren Sie Add-Ins während des Schreibens einer Email:

1. Legen Sie eine neue E-Mail an
2. Klicken Sie auf das viereckige Symbol Apps im oberen Menüband
3. In dem Menü wählen Sie Apps hinzufügen
4. Diese Aktion öffnet die App-Verwaltung. Diese Verwaltung unterscheidet sich je nach eingesetzter Exchange Version ( Exchange 2013, MS 365 )

Exchange 2013+

Benutzerdefinierte Apps für Outlook

1. Klicken Sie das + und dann Aus Datei hinzufügen
2. Wählen Sie im Dialog die manifest.xml aus
3. Danach klicken Sie auf Weiter
4. Fertig

Hinweis: Sie müssen die Installation nur einmal vornehmen. Dies gilt dann für den Desktop-Client wie auch für den Webclient.

MS 365

Benutzerdefinierte Add-Ins für Outlook

1. Wählen Sie den Menüpunkt Meine Add-Ins.
2. Klicken Sie auf „Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen“. (Falls dieser Menüpunkt unter Meine Add-Ins nicht auftauchen sollte, versuchen Sie es bitte über den Outlook Web Client)
3. Wählen Sie dort "Aus Datei hinzufügen und wählen Sie die manifest.xml aus.

Hinweis: Sie müssen die Installation nur einmal vornehmen. Dies gilt dann für den Desktop-Client wie auch für den Webclient.

Konfiguration

Damit das Outlook Add-In unter MS 365 weiterhin Anhänge mit übertragen kann, wird eine APP Registrierung im Microsoft Azure Portal benötigt.

1. Öffnen Sie das Microsoft Azure Portal und melden sich mit Ihrem Administrator Account an.
2. App-Registrierungen
3. Zum Registrieren einer neuen Anwendung gehen Sie auf die Schaltfläche + Neue Registrierung.
4. Im folgenden Fenster geben Sie nun einen Namen (z.B. "DocBee Outlook Add-In") ein und stellen Sie beim Unterstützten Kontotypen = Nur meine Organisation und bei der optionalen Umleitungs-URI (optional) stellen Sie bitte Single Page Anwendung (SPA) und dann die beiden URLs brk-multihub://<Die_Url_Zu_Ihrem_DocBee>/outlookAddIn und brk-multihub://<Die_Url_Zu_Ihrem_DocBee> ein. (<Die_Url_Zu_Ihrem_DocBee> muss durch die URL ersetzt werden, unter der Sie DocBee erreichen können, z.B. my.docbee.com oder docbee.ihre-domain.com)
5. Nach dem Betätigen der Registrieren werden Sie auf die Anwendungs-Seite weitergeleitet. Hier können Sie sich schon mal die Anwendungs-ID (Client) speichern.
6. Die Basis Einstellungen sind nun vorgenommen und Sie haben alle Werte, die Sie in DocBee eintragen müssen. Jetzt müssen Sie nur noch die Berechtigungen definieren in dem Sie unter API-Berechtigung die Microsoft Graph - Delegierte Berechtigungen Mail.Read.Shared und User.Read
7. Den vorher gespeicherten Anwendungs-ID (Client) tragen Sie in DocBee unter Administration -> Anbindung -> Outlook Add-In ein.