weclapp Anbindung

Generelle Informationen

Was ist die weclapp Anbindung?

Die direkt in DocBee implementierte Anbindung zum ERP weclapp ermöglicht Ihnen den Datenaustausch mit Ihrem weclapp-System.

Umfang

• Unidirektionale Synchronisation (weclapp → DocBee) von Stammdaten (Kunden, Standorte, Kontakten, Materialien, Leistungsarten und Reisearten)
• Verknüpfen von zusätzlichen Daten mithilfe von Zusatzfeldern in weclapp und DocBee
• Exportieren von Leistungen aus DocBee an weclapp

Wann sollten Sie weclapp Anbindung verwenden?

Falls Sie weclapp als ERP verwenden.

Einrichtung

Um die weclapp Anbindung zu aktiveren, müssen Sie unter Administration > Anbindung > weclapp die Einstellungen vornehmen.

Hinweis: Falls diese Einstellung bei Ihnen nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an Ihren DocBee Support. Die Aktivierung dieser Funktion muss separat erworben werden.

Einstellungen

Name	Beschreibung
Aktiviert	Aktiviert die weclapp Anbindung.
Integrierte Anbindung verwenden	Dieses Feld muss aktiv sein um die DocBee-Anbindung zu weclapp zu nutzen.
Url	Die URL zur weclapp API im Format https://<TENANT>.weclapp.com/webapp/api/v1/
API-Token	API Token können in weclapp unter Meine Einstellungen angelegt werden
Tätigkeits-Beschreibung nur bei 1.Position hinzufügen	Falls aktiviert, wird die Tätigkeits-Beschreibung nur bei der ersten Leistungserfassung mit exportiert.
Mitarbeiter-Name exportieren	Falls aktiviert, wird der Mitarbeiter-Name mit exportiert.
Kommentar exportieren	Falls aktiviert, wird der Leistungserfassung-Kommentar mit exportiert.
Leistungserbringung exportieren	Ob die Zeit der Leistungserbringung mit exportiert wird und in welchem Format
Auto. Kundengruppen Feldname 1,2,3	Automatische Kundengruppen (siehe Automatisches Anlegen von Kundengruppen)

Automatisch von DocBee angelegte Daten

DocBee legt bei der Synchronisierung automatisch Daten in weclapp an, die für die Schnittstelle benötigt werden.

Zusatzfelder

DocBee legt in weclapp das Zusatzfeld DocBee Artikel-Typ für Artikel an. Das Zusatzfeld ist eine Auswahl mit den Werten Material, Leistungsart und Reiseart. Befüllen Sie dieses Feld mit einem Wert um den Artikel in DocBee anzulegen.

Webhooks

DocBee legt in weclapp Webhooks an, die für die Anbindung benötigt werden. Mit der Aktion Schlüssel erneuern lassen sich die Webhooks zurücksetzen.

Standard Feldverknüpfungen

DocBee verknüpft folgende weclapp Felder mit den Standard Datenfeldern in DocBee.

Kunde

DocBee-Feldname	weclapp-Feldname
Name	Name
Kundennummer	Kundennummer

Standort

DocBee-Feldname	weclapp-Feldname
Name	Straße, Stadt
Straße, Nr	Straße
PLZ	PLZ
Stadt	Ort
Land	Land
Standard-Adresse	Primäte Adresse

Kontakt

DocBee-Feldname	weclapp-Feldname
Name	Name
Email	E-Mail
Telefon	Telefon
Fax	Fax
Mobil	Mobil

Material

DocBee-Feldname	weclapp-Feldname
Name	Name
Nummer	Artikelnummer
Deaktiviert	Indirekt über Artikel ist aktiv

Leistungsart

DocBee-Feldname	weclapp-Feldname
Name	Name
Nummer	Artikelnummer
Deaktiviert	Indirekt über Artikel ist aktiv

Reiseart

DocBee-Feldname	weclapp-Feldname
Name	Name
Nummer	Artikelnummer
Deaktiviert	Indirekt über Artikel ist aktiv

Automatisches Anlegen von Kundengruppen

DocBee bietet die Möglichkeit, automatisch spezielle Kundengruppen aus einem Feldnamen zu erzeugen. Diese Funktionalität ermöglicht Ihnen, direkt in weclapp zu definieren, in welche Kundengruppe ein Kunde einsortiert werden soll und diese Kundengruppen später direkt in DocBee zu verwenden.

Aktivieren

Zum Aktivieren dieser Funktionalität gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die weclapp Einstellungen in DocBee (Administration > Anbindungen > weclapp)
2. Hinterlegen Sie in den Einstellungen im Feld Auto. Kundengruppen Feldname den gewünschten Feldnamen aus den Kunden-Datensätzen.
3. Speichern

Hinweis: Wir empfehlen nach der Aktivierung das Starten der manuellen Synchronisation.

Zusatzfelder verknüpfen

DocBee bietet die Möglichkeit, Zusatzfelder direkt mit Daten aus weclapp zu befüllen.

Neue Verknüpfung anlegen

Um eine neue Verknüpfung mit einem Zusatzfeld anzulegen, setzen Sie unter Administration > Individuelle Anpassungen > Zusatzfelder in dem gewünschten Zusatzfeld den Feldnamen aus weclapp in das Feld ERP Feldname und speichern Sie das Zusatzfeld.

Hinweis: Wir empfehlen nach dem Hinzufügen von Zusatzfeldern das Starten der manuellen Synchronisation.

Feldname

Als Feldnamen verwenden wir die technischen Namen aus der weclapp API. Diese sind in der weclapp API-Dokumentation zu finden. Wenn Sie ein Zusatzfeld aus weclapp referenzieren möchten, ist der Feldname der Interne Systemname des Zusatzfeldes in weclapp.

Leistungsexport

Den Leistungsexport können Sie in der Abrechnung starten. DocBee exportiert die Leistungen an weclapp und legt daraus Aufträge an. Aus diesen Aufträgen können Sie dann in weclapp Rechnungen erstellen.

FAQ

Was passiert, wenn ich den Haken bei Integrierte Anbindung verwenden entferne?

In diesem Fall wird die Schnittstelle eines DocBee-Partners verwendet.

Warum werden meine Adressen aus weclapp nicht zu DocBee importiert?

DocBee importiert nur Adressen, die Daten in den Feldern Straße, PLZ und Stadt enthalten.

Hinweis: In DocBee sind Straße, Postleitzahl und Stadt bei Standorten Pflichtfelder und DocBee erlaubt deswegen keinen Import von nicht vollständigen Datensätzen.

Warum werden nicht alle meine Artikel aus weclapp in DocBee importiert?

Nur Artikel, in denen das Zusatzfeld DocBee Artikel-Typ mit einem der Werte Material, Leistungsart oder Reiseart befüllt ist, werden importiert.

Was muss ich beachten, falls ich weclapp nachträglich anbinden möchte?

Damit die Daten aus weclapp korrekt verknüpft werden, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein.

Kunde

Die Kundennummer in DocBee muss mit der Kundennummer in weclapp übereinstimmen.

Standort

Die Felder Straße, PLZ und der Kunde müssen mit den Werten in weclapp übereinstimmen.

Kontakte

Der Name oder die E-Mail und der Kunde müssen mit den Werten in weclapp übereinstimmen.

Leistungsarten

Die Nummer in DocBee muss mit der Artikelnummer in weclapp übereinstimmen. Das Zusatzfeld DocBee Artikel-Typ muss den Wert Leistungsart haben.

Reisearten

Die Nummer in DocBee muss mit der Artikelnummer in weclapp übereinstimmen. Das Zusatzfeld DocBee Artikel-Typ muss den Wert Reiseart haben.

Materialien

Die Nummer in DocBee muss mit der Artikelnummer in weclapp übereinstimmen. Das Zusatzfeld DocBee Artikel-Typ muss den Wert Material haben.