Systemhaus One Anbindung

Generelle Informationen

Was ist die Systemhaus One Anbindung?

Die direkt in DocBee implementierte Anbindung zum ERP Systemhaus One ermöglicht Ihnen den Datenaustausch mit Ihrer Systemhaus.One-Installation (SQL oder HANA).

Umfang

• Unidirektionale Synchronisation ( SAP -> DocBee ) von Stammdaten ( Kunden, Standorte, Kontakten, Kunden-Objekten, Materialien, Leistungsarten und Zahlungsprofilen )
• Verknüpfen von Zusätzlichen Daten mit Hilfe von DocBee Zusatzfeldern
• Anlegen von Vorgängen und Leistungen bei Erzeugen eines Kundenauftrags in Systemhaus One
• Exportieren von Abrechnungsdaten an den Fakturierungsassistent

Wann sollten Sie Systemhaus One Anbindung verwenden?

Falls Sie Systemhaus One als ERP verwenden.

Einrichtung

Um die Systemhaus One Anbindung zu aktiveren, müssen Sie unter Administration > Anbindung > Systemhaus One die Einstellungen vornehmen.

Hinweis: Falls diese Einstellung bei Ihnen nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an Ihren DocBee Support. Die Aktivierung dieser Funktion muss separat erworben werden.

Wichtig: Damit DocBee mit Ihrem Systemhaus One sprechen kann, wird eine Verbindung zu Ihrer SQL-Datenbank bzw. den sogenannten Service-Layer (HANA) benötigt.

Einstellungen

Die Einstellungen definieren das generelle Verhalten der Systemhaus One Anbindung und ob diese überhaupt aktiviert ist.

Generelle

Name	Beschreibung
Aktiviert	Definiert, ob die Systemhaus One Anbindung aktiv ist oder nicht
Typ	Datenbank-Typ (SQL, HANA, B1)
Synchronisation von Zahlungsprofilen deaktivieren	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, werden die Zahlungsprofile nicht automatisch mit DocBee synchronisiert.
Ticket API Version	Bestimmt die Version der benutzten Ticket API von Systemhaus.One
Kunden Bemerkung importieren	Falls Sie diese Einstellungen aktivieren, wird das Feld "Bemerkung" beim Kunden in SAP in das Info Feld des Kunden in DocBee importiert
DocBee Artikel-Spalte verwenden	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, wird von DocBee eine benutzerdefiniertes Feld überprüft, um aus dem Artikel den entsprechenden Typ zu bestimmen (Siehe Artikel-Spalte). Diese Einstellung deaktiviert den Standard Material Import und Pauschalen importieren
Pauschalen importieren	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, werden Artikel die in Systemhaus One Verkaufsartikel = Ja, Inventarartikel = Nein und die Verkaufseinheit 'Stück' hat als Leistungsart Pauschale hinzugefügt. Diese Einstellung steht nicht zur Verfügung, falls DocBee Artikel-Spalte verwenden aktiviert ist.
Objekte importieren	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, werden Kundenequipments aus Systemhaus.One als Kunden-Objekte in DocBee importiert.
Objekt-Kategorie	Falls Kunden-Objekte importiert werden sollen, muss hier eine Objekt-Kategorie hinterlegt werden.
"Sende Email" für importierte Kontakte	Falls Sie diese Einstellungen aktivieren, wird die Einstellung "Sende Email" für importierte Kontakte aktiviert.
"Sende Email (ausgewählt)" für importierte Kontakte	Falls Sie diese Einstellungen aktivieren, wird die Einstellung "Sende Email (ausgewählt)" für importierte Kontakte aktiviert.
Weitere Material Einheiten	Hier können Sie zusätzlich zu 'Stück' weitere Verkaufseinheiten hinzufügen, die DocBee als Material synchronisieren soll. Die Trennung erfolgt kommasepariert. Diese Einstellung steht nicht zur Verfügung, falls DocBee Artikel-Spalte verwenden aktiviert ist.
Auto. Kundengruppen Feldname	Falls hier ein Feldname hinterlegt wird, werden von DocBee automatisch spezielle Kundengruppen angelegt und die Kunden in diese Kundengruppen einsortiert. Hinweis: Das Feld hat intern die Zugehörigkeit Kunde und muss deswegen in der jeweiligen Tabelle bzw. Objekt vorhanden sein..
Vorgangs anlegen Skript	Falls Sie hier ein Skript auswählen, wird beim Aufruf zum Anlegen eines Vorgangs aus Systemhaus One dieses Skript ausgeführt anstelle der Standard Anlage in DocBee.
Vorgangs-Verantwortlicher	Definiert den Verantwortlichen für Vorgänge, die aus Kundenaufträgen in Systemhaus.One erzeugt werden.
Vorgangs-Abteilung	Definiert die Abteilung für Vorgänge, die aus Kundenaufträgen in Systemhaus.One erzeugt werden.
Vorgangs-Kategorie Feldname	Falls hier ein Feldname hinterlegt wird, wird in DocBee beim Anlegen von Vorgängen aus Kundeaufträgen die Vorgangs-Kategorie mit dem exakten Namen gesucht (Groß- und Kleinschreibung wird beachtet) und falls diese gefunden wird als Vorgangs-Kategorie gesetzt. Falls keine Kategorie gefunden wurde oder kein Feldname eingegeben wurde, wird die Kategorie aus dem Feld Vorgangs-Kategorie verwendet. Hinweis: Das Feld hat intern die Zugehörigkeit Kundenauftrag und muss deswegen in den jeweiligen Tabelle bzw. Objekt vorhanden sein..
Vorgangs-Kategorie	Definiert die Kategorie für Vorgänge, die aus Kundenaufträgen in Systemhaus.One erzeugt werden. Hinweis: Falls ein Vorgangs-Kategorie Feldname gesetzt wurde, wird zu erst die Logik behandelt
Vorgangs-Tags	Definiert die Tags für Vorgänge, die aus Kundenaufträgen in Systemhaus.One erzeugt werden.
erweiterte Vorgangs-Daten Feldnamen	Definiert eine Liste von Feldnamen, die als zusätzlicher Datensatz im Vorgang gespeichert wird. Diese Daten werden nicht im Vorgang angezeigt, sondern dienen nur der weiteren Verarbeitung für die REST API bzw. DocBee Skript. Die Trennung erfolgt kommasepariert. Hinweis: Die Felder haben intern die Zugehörigkeit Kundenauftrag und müssen deswegen in den jeweiligen Tabellen bzw. Objekten vorhanden sein..
erweiterte Projekt-Daten Feldnamen	Definiert eine Liste von Feldname die als zusätzliche Daten dem DocBee Skript übergeben werden. Die Trennung erfolgt kommasepariert. Hinweis: Die Felder haben intern die Zugehörigkeit Projekt und müssen deswegen in dem Objekt vorhanden sein..Diese Option wird aktuell nur angezeigt, falls die Anbindung über HANA läuft
erweiterte Projektphasen/-aufgaben Feldnamen	Definiert eine Liste von Feldnamen, die als zusätzliche Daten dem DocBee Skript übergeben werden. Die Trennung erfolgt kommasepariert. Hinweis: Die Felder haben intern die Zugehörigkeit Projektaufgaben und müssen deswegen in den Objekt vorhanden sein..Diese Option wird aktuell nur angezeigt, falls die Anbindung über HANA läuft
Leistung anlegen	Wird die Option aktiviert, so legt DocBee Leistungen unter den Vorgängen aus Kundenaufträgen aus Systemhaus.One an.
Standard-Leistungsart	Sofern die Option "Leistungen angelegen" aktiviert ist, wird hier die vordefinierte Leistungsart einsgestellt, falls Sie nicht über den Kundenauftrag bestimmt werden konnte
Leistungen automatisch exportieren	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden Leistungen unter Abrechnungen automatisch zu Systemhaus.One exportiert
Erfassungen einzeln exportieren	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, wird jede Leistungserfassung und jede Reisezeit als einzelne Zeitbuchung übergeben zu SystemhausOne exportiert. Falls dies nicht aktiviert ist, wird pro Mitarbeiter und Tätigkeit ein Zeitbuchung exportiert.
Externe Dienstleister exportieren	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird die Nummer des Externen Dienstleisters als Mitarbeiter Nummer zu SAP exportiert
Reisezeiten exportieren	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden die Reisezeiten mit zu Systemhaus One exportiert
Leistungserfassungs-Kommentar exportieren	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird der Leistungserfassungs-Kommentar zu SAP exportiert
Tätigkeit Beschreibung nur einmal exportieren	Falls Sie diese Einstellung aktivieren wird die Tätigkeits-Beschreibung nur einmal exportiert pro Tätigkeit, alle weiteren Buchungen enthalten dann nur noch den Namen der Tätigkeit
ERP Referenz-Nr. änderbar	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, können Sie die Nummer, die zu SAP geschickt wird, optional selbst definieren.
SystemhausOne Url zum Vorgang anlegen	Dieser Link wird vom System generiert und muss im Systemhaus.One hinterlegt werden.
SystemhausOne URL zum Vorgang schließen	Dieser Link wird vom System generiert und muss im Systemhaus.One hinterlegt werden.
SystemhausOne URL zum Vorgang aktualisieren	Dieser Link wird vom System generiert und muss im Systemhaus.One hinterlegt werden.
SystemhausOne Url zur Queue-Abfrage	Dieser Link wird vom System generiert und muss im Systemhaus.One hinterlegt werden.
SystemhausOne Url zur Vorgangs-Status-Abfrage	Dieser Link wird vom System generiert und muss im Systemhaus.One hinterlegt werden.
SystemhausOne URL zum Vorgang springen	Dieser Link wird vom System generiert und muss im Systemhaus.One hinterlegt werden.

SQL

Hier finden Sie die Einstellungen, die Sie beim Typ SQL Datenbank hinterlegen müssen.

Name	Beschreibung
URL	Hier wird die Server-Adresse (IP) von Systemhaus.One angegeben.
Port	Port für den Datenbankzugriff auf Systemhaus.One (z.B. 1433)
Datenbank	Name der Systemhaus.One Datenbank hinterlegt. (z.B. SBODEMODE)
Instanzname	Instanzname auf dem SQL Datenbank Server. Hinweis:Setzen Sie hier nur einen Instanznamen ein, falls Sie von der Standard-Installation von Systemhaus One abgewichen sind.
Benutzername	Benutzername für die Datenbank
Passwort	Passwort für die Datenbank

HANA

Hier finden Sie die Einstellung, die Sie beim Typ HANA Datenbank hinterlegen müssen.

Name	Beschreibung
B1 Url	Die Adresse zum Systemhaus One HANA B1 Service-Layer ohne /b1s/v1 z.B: https://www.ihredomain.de:50000
B1 Benutzername	Benutzername für Benutzer der Zugriff auf den B1 Service-Layer hat
B1 Passwort	Passwort für Benutzer der Zugriff auf den B1 Service-Layer hat
B1 Datenbank	Name der B1 Datenbank
SystemhausOne URL	Die Adresse zum Systemhaus One HANA S1 Service-Layer z.B: https://www.ihredomain.de:4300/SBO_Path/TSA.xsodata
SystemhausOne Benutzername	Benutzername für den Benutzer, der Zugriff auf den Systemhaus.One HANA S1 Service-Layer hat
SystemhausOne Passwort	Passwort für den Benutzer, der Zugriff auf den Systemhaus.One HANA S1 Service-Layer hat
Alle Zertifikate erlauben	Deaktiviert die SSL Zertifikats-Prüfung. Wir empfehlen aus Sicherheitsgründen nicht die Deaktiviertung der Zertifikats-Überprüfung.
Bidirektionale Kontakte	Falls diese Einstellung aktiviert ist, können Kontakte in DocBee angelegt bzw. geändert werden und erzeugen neue Ansprechpartner oder aktualisieren die Ansprechpartner in SAP.

Verbindung testen

Nach dem Speichern können Sie über die Schaltfläche Verbindung testen die aktuellen Einstellungen überprüfen.

Fehlermeldungen

Authentifizierungsfehler

Fehler	Mögliche Ursachen
*	Es wurden falsche Zugangsdaten hinterlegt

Hinweis: Bei HANA wird [B1] bzw. [S1] vorangesetzt, um Ihnen mitzuteilen, dass dieser Fehler bei der B1 bzw. Systemhaus.One Verbindung aufgetreten ist.

Verbindungsfehler

Fehler	Mögliche Ursachen
Unable to connect to company	Die B1 Datenbank ist nicht korrekt
... nodename nor servname provided, or not known	Die URL kann nicht aufgelöst werden (z.B. DNS-Eintrag fehlt)
connect timed out	Server ist nicht errreichbar bzw. antwortet nicht rechtzeitig
Ungültige Portnummer: ...	Falscher Port eingegeben
Fehler beim Herstellen der TCP/IP-Verbindung mit dem Host ...	Die Verbindungsdaten (URL, Port) sind nicht korrekt oder die Verbindung wird durch eine Firewall blockiert

Hinweis: Bei HANA wird [B1] bzw. [S1] vorangesetzt, um Ihnen mitzuteilen, dass dieser Fehler bei der B1 bzw. Systemhaus.One Verbindung aufgetreten ist.

SSL Fehler

Fehler	Mögliche Ursachen
*	Das SSL Zertifikat ist nicht gültig. (z.B. Self-Signed Zertifikat)

Hinweis: Bei HANA wird [B1] bzw. [S1] vorangesetzt, um Ihnen mitzuteilen, dass dieser Fehler bei der B1 bzw. Systemhaus.One Verbindung aufgetreten ist.

Datenfehler

Fehler	Mögliche Ursachen
Die Antwort vom Server hat ein ungültiges Format	Die URL ist nicht korrekt Systemhaus One wurde nicht korrekt installiert.

Hinweis: Bei HANA wird [B1] bzw. [S1] vorangesetzt um Ihnen mit zuteilen, dass dieser Fehler bei der B1 bzw. Systemhaus One Verbindung aufgetreten ist.

Fehler

Falls dieser Fehler auftritt, wurde dieser Fehler von uns noch nicht eingruppiert. DocBee liefert hier die Systemmeldung zurück, um Ihnen einen Hinweis zu geben, wo das Problem liegen könnte.

Standard Feldverknüpfungen

DocBee verknüpft folgende SAP Felder mit den Standard Datenfeldern in DocBee.

Kunden

DocBee-Feldname	SAP-Feldname
Name	Name
Kundennummer	Code
Kurzname	Keine Verknüpfung mit SAP
Info	Bemerkung *Nur falls Kunden Bemerkung importieren aktiviert ist
Status	Indirekt über Inaktiv bzw. Aktiv
Intern	Keine Verknüpfung mit SAP
Firmierung	Keine Verknüpfung mit SAP
Email-Domain	Keine Verknüpfung mit SAP

Standort

DocBee-Feldname	SAP-Feldname
Name	Adress-ID
Straße, Nr	Straße/Postfach
PLZ	PLZ
Stadt	Ort
Telefon	Keine Verknüpfung mit SAP
Standard-Adresse	Keine Verknüpfung mit SAP

Kontakt

DocBee-Feldname	SAP-Feldname
Bezeichnung	Position
Anrede	Geschlecht
Name	ID Ansprechpartner
Email	E-Mail
Telefon	Telefon 1
Fax	Fax
Mobil	Mobiltelefon
Info	Keine Verknüpfung mit SAP
Sende Email	Keine Verknüpfung mit SAP
Sende Email (Ausgewählt)	Keine Verknüpfung mit SAP
Sende Fax	Keine Verknüpfung mit SAP
Sende Fax (Ausgewählt)	Keine Verknüpfung mit SAP
Standard Dokumenten Kontakt	Keine Verknüpfung mit SAP

Materialien

DocBee-Feldname	SAP-Feldname
Name	Beschreibung
Nummer	Artikelnr.
Deaktiviert	Indirekt über Inaktiv bzw. Aktiv

Kunden-Objekt

DocBee-Feldname	SAP-Feldname
Objekt-Name	Artikelbeschreibung
Objekt-Nummer	Artikelnummer
Nummer	Seriennummer
Erweiterter Name	Gebäude/Stockwerk/Raum
Anschaffungstag	Lieferdatum
Details	Standort

Automatisches Anlegen von Kundengruppen

DocBee bietet ab der Version 2020.2 die Möglichkeit, automatisch spezielle Kundengruppen aus einem Feldnamen zu erzeugen. Diese Funktionalität ermöglicht Ihnen, direkt in Ihrem Systemhaus One zu definieren, in welche Kundengruppe ein Kunde einsortiert werden soll und diese Kundengruppen später direkt in DocBee für z.B. Verträge zu verwenden.

Aktivieren

Zum Aktivieren dieser Funkitionlität gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Systemhaus One Einstellungen in DocBee (Administration > Anbindungen > Systemhaus One)
2. Hinterlegen Sie in den Einstellungen im Feld Auto. Kundengruppen Feldname den gewünschten Feldname aus den Kunden-Datensätzen.
3. Speichern

Hinweis: Wir empfehlen nach der Aktivierung das Starten der manuellen Synchronisation.

Artikel-Spalte

Ab der DocBee Version 2020.3 ist es möglich, den Material- und Pauschal-Import über ein benutzerdefiniertes Feld in SAP zu steuern.

Dieses Feld muss auf den Artikel Stammdaten (SQL: OITM, HANA: Items) mit dem Namen DocBeeType ( Typ:Alphanumerisch) angelegt werden und kann über den Wert steuern, als was dieser Artikel importiert werden soll.

Wert	Beschreibung
MATERIAL	Artikel wird als Material ins DocBee importiert
LUMPSUM	Artikel wird als Leistungsart vom Typ Pauschale ins DocBee importiert

Hinweis: Falls im Feld kein Wert oder keinem DocBee bekannter Wert hinterlegt ist, wird dieser Artikel ignoriert.

Zusatzfelder verknüpfen

DocBee bietet ab der Version 2020.2 die Möglichkeit, Zusatzfelder direkt mit Daten aus Systemhaus One zu befüllen.

Neue Verknüpfung anlegen

Um eine neue Verknüpfung mit einem Zusatzfeld anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Zusatzfelder (Administration > Zusatzfelder)
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Feld anlegen
3. Wählen Sie beim Typ Textfeld oder Mehrzeiliges Textfeld aus.
4. Wählen Sie bei Zugehörigkeit Zugehörigkeit Kunde, Standort oder Kontakt aus, je nachdem für bzw. aus welchen Datensatz Sie die Daten erhalten wollen.
5. Hinterlegen Sie den Feldnamen in das Feld ERP Feldname
6. Legen Sie das Zusatzfeld über die Schaltfläche Anlegen an.
7. Öffnen Sie nun die Kunden-Einstellungen (Administration > Kunden > Einstellungen)
8. Verknüpfen Sie Ihr neues Zusatzfeld und speichern Sie in dem Sie die Schaltfläche Speichern drücken
9. Mit der nächsten Synchronisation wird nun Ihr Zusatzfeld automatisch mit Daten aus Systemhaus One befüllt.

Hinweis: Wir empfehlen nach dem Hinzufügen von Zusatzfeldern das Starten der manuellen Synchronisation.

Zusatzlisten verknüpfen

DocBee bietet aber der Version 2020.3 die Möglichkeit, Zusatzlisten aus SAP Daten zu befüllen.

Neue Verknüpfung anlegen

Um eine neue Verknüpfung einer Zusatzliste anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Zusatzlisten (Administration > Zusatzlisten)
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Zusatzliste anlegen
3. Hinterlegen Sie in das Feld ERP Query den gewünschten SQL bzw. HANA Query
4. Hinterlegen Sie in das Feld ERP Feldname den gewünschten Feldnamen, der für den Namen der Zusatzlisten Elemente verwendet werden soll.
5. Legen Sie die Zusatzliste über die Schaltfläche Anlegen an.

Wichtig: Der verwendete ERP Feldname muss eindeutige Datensätze enthalten.

Wichtig: Es müssen ERP Query und ERP Feldname gesetzt sein, sonst werden keine Daten importiert.

Hinweis: Zusätzliche Daten können als Zusatzfeld verknüpft werden.

Hinweis: Wir empfehlen nach dem Hinzufügen von Zusatzlisten das Starten der manuellen Synchronisation.

SQL Query

Der SQL Query wird als Normaler SQL SELECT Aufruf definiert mit der Besonderheit, dass statt der Spaltennamen der Platzhalter %FIELDS% eingesetzt werden muss.

Beispiel

Um alle Lieferanten als Zusatzliste zu erhalten, können Sie folgenden SQL Query hinterlegen.

SELECT %FIELDS% FROM OCRD WHERE CardType = 'L'

HANA Query

Der HANA Query greift auf den B1 ServiceLayer zu und muss im folgendem Format angeben werden <PFAD>?$filter=<FILTER>.

Beispiel

Um alle Lieferanten als Zusatzliste zu erhalten, können Sie folgenden HANA Query hinterlegen.

/b1s/v1/BusinessPartners?$filter=CardType eq 'cLid'

Hinweis: Es wird nur $filter berücksichtigt. Weitere Parameter wie z.B. $select werden beim Import ignoriert bzw. von DocBee gesetzt.

Verknüpfungs-Informationen

Feldname

Da Systemhaus One als SQL und HANA Variante existiert, verwendet DocBee die Bezeichnung Feldname um den Spalten-Namen ( SQL) und Eigenschaften-Name (HANA) zu gruppieren.

Im Feldnamen muss immer der wirkliche SQL-Spalten-Name bzw. HANA-Eigenschaften-Name hinterlegt werden und nicht die Bezeichnung, die in Ihrem SAP angezeigt wird.

Wichtig: Im Feldnamen muss immer der wirkliche SQL-Spalten-Name bzw. HANA-Eigenschaften-Name hinterlegt werden und nicht die Bezeichnung, die in Ihrem SAP angezeigt wird.

Hinweis: Alle Felddaten werden aktuell als Zeichenkette ins DocBee importiert, was z.B. bei Verknüpfungen zu anderen Datensätzen oder Datumsfeldern zu nicht gewünschten Ergebnissen führen kann.

Hinweis: Falls es sich um ein Benutzerdefiniertes Feld aus SAP handelt, setzt SAP standardmässig ein U_ vor dieses und es muss so auch in DocBee hinterlegt werden.

Beispiel
Feldname in SAP Techniker
Feldname in DocBee U_Techniker

Zugehörigkeit

Je nach Zugehörigkeit Kunde, Standort, Kontakt, Kunden-Objekte und Kundenauftrag werden unterschiedliche Tabellen (SQL-Variante) oder Objekte (HANA-Variante) abgefragt, in dem die Feldnamen vorhanden sein müssen.

Hinweis: Zusatzlisten Verknüpfungen verwenden immer die Tabelle bzw. Datenstruktur, die beim ERP Query hinterlegt sind.

Kunde

Variante	Tabellenname	Objektname
SQL	OCRD
HANA		BusinessPartners

Standort

Variante	Tabellenname	Objektname
SQL	CRD1
HANA		BusinessPartners.BPAddresses

Kontakt

Variante	Tabellenname	Objektname
SQL	OCPR
HANA		BusinessPartners.ContactEmployees

Kundenauftrag

Variante	Tabellenname	Objektname
SQL	ORDR
HANA		Orders

Kunden-Objekt ( Equipment )

Variante	Tabellenname	Objektname
SQL	OINS
HANA		CustomerEquipmentCards

Projekt

Variante	Tabellenname	Objektname
SQL	Nicht unterstützt
HANA		ProjectManagementService_GetProject

Projektaufgaben

Variante	Tabellenname	Objektname
SQL	Nicht unterstützt
HANA		ProjectManagementService_GetSubproject

Spezielle Feldnamen

In DocBee existieren spezielle Feldnamen, die im Zusammenhang mit der Systemhaus One Schnittstelle verwendet werden können, um besondere Daten zu erhalten.

Feldname	Zugehörigkeit	SQL	HANA	Beschreibung
DOCBEE_AGREEMENT_DATA_FIELD_NAME	Kunde	Nein	Ja	Liefert die aktuell in Systemhaus One hinterlegten Vertrags-Namen für diesen Kunden zurück. Wobei jeder Vertrag mit einem , getrennt wird.

Export zu SystemhausOne

Leistungs-Export

Beispiel "Einfache Tätigkeit"

Exportergebnis

Das Exportergebnis unterscheidet sich je nachdem, ob Erfassungen einzeln exportieren aktiviert oder deaktiviert ist.

Ergebnis "Erfassungen einzeln exportieren" deaktiviert

Dies erzeugt folgenden Buchungsatz im Fakturierungs-Assistenten

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 15:00	Dienstleistung	Fernwartung	3h	3h	-

Ergebnis "Erfassungen einzeln exportieren" aktiviert

Dies erzeugt folgenden Buchungsätze im Fakturierungs-Assistenten

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 09:00	Dienstleistung	Fernwartung	1h	1h	-
Maria Müller	30.11.2020 13:00	30.11.2020 15:00	Dienstleistung	Fernwartung	2h	2h	-

Beispiel "Tätigkeit mit Materialien"

Exportergebnis

Da nur eine Leistungserfassung vorgenommen wurde, unterscheidet sich das Exportergebnis nicht beim Aktivieren bzw. Deaktivieren von Erfassungen einzeln exportieren.

Folgende Buchungssätze werden dem Fakturierungs-Assistenten übergeben.

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel	Lagerort
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 09:00	Dienstleistung	Fernwartung	1h	1h	-	-
-	30.11.2020 17:00*	30.11.2020 17:00*	-	-	1	1	Rainbow Farbdrucker 7.5	Lager 1

* Hier bei handelt es sich um das Leistungsabschlussdatum

Hinweis: Der Lagerort wird nur exportiert, falls ServiceLayer (B1) verwendet wird.

Beispiel "Tätigkeit mit mehreren Mitarbeitern"

Exportergebnis

Das Exportergebnis unterscheidet sich je nachdem, ob Erfassungen einzeln exportieren aktiviert oder deaktiviert ist.

Ergebnis "Erfassungen einzeln exportieren" deaktiviert

Dies erzeugt folgenden Buchungssatz im Fakturierungs-Assistenten

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 15:00	Dienstleistung	Fernwartung	3h	3h	-
Max Mustermann	30.11.2020 10:00	30.11.2020 13:00	Dienstleistung	Fernwartung	3h	3h	-

Ergebnis "Erfassungen einzeln exportieren" aktiviert

Dies erzeugt folgenden Buchungssätze im Fakturierungs-Assistenten

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 09:00	Dienstleistung	Fernwartung	1h	1h	-
Maria Müller	30.11.2020 13:00	30.11.2020 15:00	Dienstleistung	Fernwartung	2h	2h	-
Max Mustermann	30.11.2020 10:00	30.11.2020 13:00	Dienstleistung	Fernwartung	3h	3h	-

Beispiel "Tätigkeit mit Abrechnungskorrektur"

Das Exportergebnis unterscheidet sich je nachdem, ob Erfassungen einzeln exportieren aktiviert oder deaktiviert ist.

Ergebnis "Erfassungen einzeln exportieren" deaktiviert

Dies erzeugt folgenden Buchungssatz im Fakturierungs-Assistenten

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 15:00	Dienstleistung	Fernwartung	3h	1,5h	-
Max Mustermann	30.11.2020 10:00	30.11.2020 13:00	Dienstleistung	Fernwartung	3h	1,5h	-

Ergebnis "Erfassungen einzeln exportieren" aktiviert

Dies erzeugt folgenden Buchungssätze im Fakturierungs-Assistenten

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 09:00	Dienstleistung	Fernwartung	1h	0,5h	-
Maria Müller	30.11.2020 13:00	30.11.2020 15:00	Dienstleistung	Fernwartung	2h	1h	-
Max Mustermann	30.11.2020 10:00	30.11.2020 13:00	Dienstleistung	Fernwartung	3h	1,5h	-

Beispiel "Tätigkeit mit Pauschale"

Falls Sie Pauschalen über die DocBee Artikel-Spalte oder über Pauschalen importieren importieren, werden diese als Leistungsart ins DocBee übernommen und falls so eine Leistungsart wie in Beispiel ausgewählt wurde, wird diese wie folgt exportiert.

Das Exportergebnis unterscheidet sich je nachdem, ob Erfassungen einzeln exportieren aktiviert oder deaktiviert ist.

Ergebnis "Erfassungen einzeln exportieren" deaktiviert

Dies erzeugt folgenden Buchungssatz im Fakturierungs-Assistenten

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 15:00	-	-	0,5	0,5	Beispiel Pauschale
Max Mustermann	30.11.2020 10:00	30.11.2020 13:00	-	-	0,5	0,5	Beispiel Pauschale

Ergebnis "Erfassungen einzeln exportieren" aktiviert

Dies erzeugt folgenden Buchungssätze im Fakturierungs-Assistenten

Mitarbeiter	Startdatum	Enddatum	Leistungsart	Leistungserbringung	MengeIst	MengeFakturiert	Artikel
Maria Müller	30.11.2020 08:00	30.11.2020 09:00	-	-	0,167	0,167	Beispiel Pauschale
Maria Müller	30.11.2020 13:00	30.11.2020 15:00	-	-	0,333	0,333	Beispiel Pauschale
Max Mustermann	30.11.2020 10:00	30.11.2020 13:00	-	-	0,5	0,5	Beispiel Pauschale

Hinweis: Pro Tätigkeit wird exakt einmal die Pauschale als Artikel an SystemhausOne übergeben. Falls mehrere Buchungen erfolgt sind, wird die Menge auf die einzelnen Buchungen wie im Beispiel aufgeteilt.

Wichtig: Die wirklich gearbeitete Zeit wird in diesen Fällen nicht an Systemhaus.One übergeben!

Fakturierungs-Assistent Besonderheiten

Standardmässig kombiniert der Fakturierungs-Assistent alle Daten, die mit der gleichen ServiceNummer übergeben werden.

DocBee übergibt standardmässig die DocBee Vorgangs-Nummer (z.B. V20210101-00001) als ServiceNummer, falls eine Leistung mit einem Vorgang verknüpft ist. Falls die Leistung mit keinem Vorgang verknüpft ist, wird die Leistungs-Nummer (z.B. 20200101-00001) an SystemhausOne übergeben.

Zusätzlich gibt es in den Systemhaus.One Einstellungen von DocBee die Option, die Referenznummer der Leistung als ServiceNummer zu übergeben, falls diese gesetzt ist (Sonst würde die Standardlogik greifen).

Wichtig: Damit in Systemhaus.One die Leistung dem richtigen Kundenauftrag zugewiesen wird, muss die Leistung in DocBee mit dem Vorgang des Kundenauftrags verknüpft sein oder, falls die Einstellung Referenznummer verwenden aktiviert ist, muss dort die Vorgangs-Nummer des Kundenauftrags eingetragen werden.

FAQ

Warum werden meine Adressen aus SAP nicht zu DocBee importiert?

DocBee importiert nur Adressen, die als Lieferadresse in SAP gekennzeichnet sind und Daten in den Feldern Straße, Postleitzahl und Ort enthalten.

Hinweis: In DocBee sind Straße, Postleitzahl und Ort bei Standorten Pflichtfelder und DocBee erlaubt deswegen keinen Import von nicht vollständigen Datensätzen.

Warum wird der Standort beim Übergeben eines Kundenauftrags aus SAP in DocBee nicht gesetzt?

DocBee setzt nur die Verknüpfung beim Anlegen eines Kundenauftrags, falls DocBee diesen Standort kennt.

Bitte überprüfen Sie, ob dieser Standort in DocBee vorhanden ist und falls nicht, hilft Ihnen "Warum werden meine Adressen aus SAP nicht zu DocBee importiert?".

Warum werden nicht alle meine Artikel aus SAP als Materialien in DocBee importiert?

Einstellung DocBee Artikel-Spalte verwenden aktiv

DocBee importiert nur Artikel als Materialien, die im benutzerdefinierten Feld DocBeeType (U_DocBeeType) den Wert MATERIAL hinterlegt haben.

Einstellung DocBee Artikel-Spalte verwenden nicht aktiv

DocBee importiert nur Artikel als Materialien, die als Verkaufsartikel und als Lagerartikel markiert wurden und die Verkaufseinheit Stück haben.

Sie können weitere Verkaufseinheiten erlauben, falls Sie diese ins Feld Weitere Material Einheiten bei Ihren Systemhaus One Einstellungen hinterlegen.

Warum werden nicht mehr gültige Materialien aus SAP immer noch in DocBee als aktiv angezeigt?

DocBee deaktiviert Materialien, die nicht mehr gültig sind aus Geschwindigkeitsgründen nur, falls eine vollständige Synchronisation ausgeführt wird.

Um eine vollständige Synchronisation auszuführen, gehen Sie unter Administration > Anbindung in die Systemhaus One Einstellungen und drücken dort die Schaltfläche Synchronisieren.

Nachdem die Synchronisation abgeschlossen wurde, werden die nicht mehr vorhandenen Materialien in DocBee deaktiviert.

Warum werden gelöschte Ansprechpartner aus SAP immer noch in DocBee angezeigt?

DocBee löscht Ansprechpartner aus Geschwindigkeitsgründen nur, falls eine vollständige Synchronisation ausgeführt wird.

Hinweis: Falls die Ansprechpartner deaktiviert werden, werden die Ansprechpartner ebenfalls in DocBee gelöscht. Dafür ist keine vollständige Synchronisation nötig.

Um eine vollständige Synchronisation auszuführen, gehen Sie unter Administration > Anbindung in die Systemhaus One Einstellungen und drücken dort die Schaltfläche Synchronisieren.

Nachdem die Synchronisation abgeschlossen wurde, werden die nicht mehr vorhanden Ansprechpartner aus DocBee entfernt.

Hinweis: Die Ansprechpartner sind bei noch verknüpften Datensätzen verhindern vorhanden.

Warum werden gelöschte Adressen aus SAP immer noch in DocBee angezeigt?

DocBee löscht Adressen bei Anbindung über SAP HANA aus Geschwindigkeitsgründen nur, falls eine vollständige Synchronisation ausgeführt wird.

Hinweis: Falls die Adressen deaktiviert werden, werden die Adressen ebenfalls in DocBee gelöscht. Dafür ist keine vollständige Synchronisation nötig.

Um eine vollständige Synchronisation auszuführen, gehen Sie unter Administration > Anbindung in die Systemhaus One Einstellungen und drücken dort die Schaltfläche Synchronisieren.

Nachdem die Synchronisation abgeschlossen wurde, werden die nicht mehr vorhanden Adressen aus DocBee entfernt.

Hinweis: Die Adressen sind bei noch verknüpften Datensätzen verhindern vorhanden.

Warum bekommen wir eine Fehlermeldung, falls wir versuchen einen Vorgang aus einem Kundenauftrag zu erzeugen?

Je nach Fehlermeldung kann dies unterschiedliche Gründe haben. In der folgenden Tabelle sind die Fehlermeldungen und mögliche Ursachen aufgelistet.

Fehlermeldung	Mögliche Ursachen
Der übergebende Kunde ist DocBee nicht bekannt.	Der ausgewählte Kunde ist nicht vom Typ "Kunde" Der Kunde wurde neuangelegt und noch nicht synchronisiert => Führen Sie in DocBee eine manuelle Synchronisation aus und versuchen es dann erneut
Die übergebenen Daten aus SystemhausOne sind nicht korrekt und können deswegen nicht verarbeitet werden.	Die eingestellten API Versionen stimmen nicht über ein => Bitte überprüfen Sie die Einstellung in SAP und DocBee Überprüfen Sie, ob Sie die neuste Version der SAP Module installiert haben
Vorgang konnte in DocBee nicht angelegt werden.	DocBee konnte den Vorgang nicht anlegen => Bitte versuchen Sie es erneut, falls dies die gleiche Fehlermeldung zurückliefert, wenden Sie sich an Ihren DocBee Support
Zugriff verweigert, Bitte überprüfen Sie Ihren Sicherheits-Token.	Der Sicherheits-Token ist nicht gültig => Überprüfen Sie die in SAP eingestellte URL mit denen aus den Systemhaus One Einstellungen in DocBee
Ungültiger Aufruf. Bitte überprüfen Sie die Parameter.	Der Aufruf ist nicht gültig => Überprüfen Sie die in SAP eingestellte URL mit denen aus den Systemhaus One Einstellungen in DocBee

Was muss ich beachten, falls ich SystemhausOne nachträglich anbinden möchte?

Damit die Daten aus SAP korrekt verknüpft werden, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein.

Kunde

• Die Kundennummer in DocBee sollte mit der Kundennummer in SAP übereinstimmen

Standorte

• Die Straße / Hausnummer, PLZ und der Kunde müssen mit den Werten in SAP übereinstimmen

Kontakte

• Der Name oder die E-Mail und der Kunde muss mit den Werten in SAP übereinstimmen
• Kontakte dürfen in DocBee keine Standorte haben

Leistungsarten

• Der Name in DocBee muss mit den Werten in SAP übereinstimmen, wobei DocBee die Leistungsart und die Leistungserbringung aus SAP mit - zusammenfasst

Materialien

• Die Nummer in DocBee muss mit dem Wert in SAP übereinstimmen

Kunden-Objekte

• Aktuell gibt es keine Logik um Kunden-Objekte aus SAP mit existierenden Kunden-Objekte in DocBee nachträglich zu verknüpfen