Version 2025.3

Highlights

Dispositionsdialog

Der neue Dispositionsdialog richtet sich speziell an Disponenten, die aus Vorgängen heraus Leistungen planen und zuweisen. Er vereint FlexPlaner, Kalender und manuelle Planungszeiterfassung in einer übersichtlichen Ansicht, sodass eine optimale Ressourcenzuteilung schnell und effizient erfolgen kann. Vorgänge können direkt dem Verantwortlichen der jeweiligen Leistung zugewiesen werden, wodurch die Planung und Nachverfolgung deutlich vereinfacht wird. Dies sorgt für eine bessere Übersicht und beschleunigt die operative Steuerung im Team.

Massenanlage von Vorgängen

Mit der neuen Funktion zur Massenanlage von Vorgängen können für mehrere Kunden, Standorte, Kontakte oder Kunden-Objekte gleichzeitig Vorgänge erstellt werden. Zusätzlich kann bei der Anlage eine E-Mail an den jeweiligen Kontakt versendet werden, um über die Maßnahme zu informieren. Ein denkbarer Anwendungsfall ist die schnelle Reaktion auf Sicherheitslücken, die bei allen Kunden behoben werden müssen. So können in einem Schritt für alle betroffenen Kunden Vorgänge angelegt und benachrichtigende E-Mails versendet werden.

KI-Bearbeiter

Mit den neuen KI-Bearbeitern können Vorgänge und Leistungen automatisiert und intelligent bearbeitet werden. Die KI übernimmt eigenständig Aufgaben wie die Kundenkommunikation per E-Mail, die Kategorisierung von Vorgängen sowie die Planung und Zuweisung von Aufgaben. KI-Bearbeiter reagieren in Echtzeit auf Änderungen und neue Nachrichten, falls diese als Verantwortliche eingesetzt sind. So wird die Effizienz im Tagesgeschäft gesteigert und Routineaufgaben werden zuverlässig automatisiert.

Anbindungen an MS Teams und Telefonanlagen

Die Integration von MS Teams ermöglicht es, getätigte Telefonanrufe mit einer automatischen Kontaktzuweisung direkt im Tagesabschluss anzuzeigen. Abrechenbare Zeitaufwände, die über Anrufe entstehen, werden automatisch dokumentiert und gehen nicht mehr verloren. Besonders hervorzuheben ist, dass auch an Teams angebundene Telefonanlagen vollständig abgebildet werden – inklusive PSTN-Anrufen.

Für Kunden, die WebEx als Telefonanlage nutzen, steht eine direkte Integration zu WebEx zur Verfügung, die ebenfalls die Anrufanzeige mit automatischer Kontaktzuweisung im Tagesabschluss anbietet.

MCP Server

DocBee bietet jetzt einen eigenen MCP Server an, der als Schnittstelle für externe KI-Agenten dient. Ein MCP Server (Model Context Protocol) ermöglicht es, KI-Tools und Agenten sicher und standardisiert an DocBee anzubinden. Über MCP können Vorgänge verwaltet, Protokolle angelegt, Aktivitäten erstellt und Benachrichtigungen sowie Agenden abgefragt werden. Damit wird die Integration externer KI-Lösungen deutlich vereinfacht und die Möglichkeiten zur Automatisierung und Erweiterung von DocBee wachsen erheblich.

Informationen für Bestandskunden

Funktionsverändernde Updates

• Automatisierung - Benachrichtigung an Gruppe: Die bisherige Reaktion wurde zu Benachrichtigung an alle Benutzer aus Gruppe umbenannt. Eine neue Gruppen-Benachrichtigung wurde eingeführt.
• Protokoll - Benachrichtigung an Gruppe: Die bisherige Reaktion wurde zu Benachrichtigung an alle Benutzer aus Gruppe umbenannt. Eine neue Gruppen-Benachrichtigung wurde eingeführt.
• Allgemeine Konfiguration: Interne Nachricht ist Standard und Scrollbar oben sind nun im Bereich Allgemein zu finden und können rollenbasiert verteilt werden.
• AccessToken angepasst: AccessToken, die vor Version 2025.3 angelegt worden sind, müssen bis Version 2026.1 erneuert werden.

Release Notes

Vorgänge

• Disposition-Dialog

  • Neu: Neuer Disposition-Dialog im Vorgang für effiziente Leistungserstellung
  • Neu: Integration von FlexPlanner, Kalender und manueller Planungszeiterfassung
  • Neu: Vorgang kann automatisch dem Verantwortlichen der Leistung zugewiesen werden

• Deadline

  • Neu: Deadline-Feld als zusätzliches kritisches Abschlussdatum neben Fälligkeiten hinzugefügt
  • Neu: Berechtigung Vorgang - Deadline ändern für das Setzen und Ändern von Deadlines
  • Neu: Deadline beeinflusst den Dringlichkeits-Score

• Vorgangs-Sperrung

  • Neu: Vorgänge können mit Grund gesperrt werden - verhindert Änderungen durch Benutzer, KI und über die REST API
  • Neu: Sperrung kann für Kunden-Logins sichtbar gemacht werden
  • Neu: Gesperrte Vorgänge blockieren auch Änderungen an verknüpften Leistungen

• Vorgangs-Hierarchie mit Gantt-Ansicht

  • Neu: Gantt-Diagramm-Darstellung für Vorgangs-Hierarchien
  • Neu: Automatische Balkenberechnung auf Basis von Fälligkeit und geschätzter Zeit
  • Neu: Fortschrittsanzeige basierend auf gearbeiteter Zeit

• Verschieben von Vorgangs-Nachrichten

  • Neu: Vorgangs-Nachrichten können in neue oder existierende Vorgänge verschoben werden
  • Neu: Berechtigung Nachrichten - Verschieben für das Verschieben von Nachrichten

• Wiedervorlagen verbessert

  • Neu: Option Wiedervorlagen bei Abschluss erledigt - automatisches Erledigen aller offenen Wiedervorlagen beim Vorgangsabschluss
  • Neu: Direkte Erledigt-Schaltfläche für Wiedervorlagen ohne Dialog

• Weitere Verbesserungen

  • Verbesserung: Verbesserung der Vorgangsnummer-Bestimmung anhand des Nachrichtenverlaufs, wenn mehrere DocBee-Instanzen miteinander kommunizieren. Die externen Vorgangsnummern werden entsprechend der externen Empfänger automatisch dem Betreff angehangen.
  • Verbesserung: Benutzer-Einstellungen für Leere Felder anzeigen pro Feld konfigurierbar
  • Neu: Benutzer-Einstellung hinzugefügt, um leere Kunden-Objekte einzublenden
  • Neu: Board-Ansicht um Zeitraum-Filter erweitert
  • Neu: Erstelldatum von ähnlichen Vorgängen wird mit angezeigt

• Vorgangs-Verknüpfung

  • Neu: Option Abschluss-Reihenfolge definiert, wie die Abschluss-Beschränkungen erfolgen
  • Änderung: Hierarchische Verknüpfungen bestimmen nicht mehr die Abschluss-Beschränkungen

KI

• KI-Bearbeiter

  • Neu: KI-Agenten-Typen Vorgangs-Bearbeiter und Leistungs-Bearbeiter
  • Neu: KI-Bearbeiter können Vorgängen bzw. Leistungen zugewiesen werden und starten automatisch die Bearbeitung
  • Neu: Reagieren bei Zuweisung auf alle Änderungen und neue Nachrichten in Echtzeit

• Neue KI-Funktionen

  • Neu: Sende E-Mail-Antwort auf Vorgangs-/Leistungs-Nachricht - automatische E-Mail-Antworten
  • Neu: Leistung anlegen - Erstellung neuer Leistungen
  • Neu: Tätigkeit anlegen - Hinzufügen von neuen Tätigkeiten zu Leistungen
  • Neu: Vorgang zuweisen an vorherigen Verantwortlichen - intelligente Rückzuweisung an menschlichen Bearbeiter

• Verbesserungen

  • Neu: KI-Agenten können geklont werden
  • Neu: In Vorgangs-Nachrichten, die vom KI-Agenten erstellt wurden, wird der Agentenname angezeigt
  • Verbesserung: Nachrichten mit Inline-Bildern können über %message.htmlContent% an KI übertragen werden

Leistungen

• Weitere Verbesserungen
  • Neu: Anzeige der Abrechnungsnummer in Leistungen
  • Neu: Sammelaktion Leistungsart ändern in der Leistungs-Liste
  • Verbesserung: FlexPlaner blockt Kalender-Termine nur, wenn sie den Status Beschäftigt haben

Kunden und Kontakte

• Massenanlage von Vorgängen

  • Neu: Sammelaktion Vorgang anlegen für Kunden, Standorte, Kontakte und Kunden-Objekte
  • Neu: Bei der Vorgangs-Anlage kann direkt eine E-Mail an den Kontakt versendet werden

• Kunden-Warnungen

  • Neu: Warnungs-Feld für Kunden mit Anzeige in Vorgängen, Leistungen und Protokollen

• Kunden-Login

  • Verbesserung: Bei der Vorgangs-Anlage über einen Kunden-Login werden auch die Felder aus der Vorlage übernommen, die der Kunde nicht sehen darf (z.B. Tags)

Dashboard

• Dashboard-Favoriten

  • Neu: Dashboards können als Favoriten markiert werden
  • Neu: Favoriten-Dashboards erscheinen in der Navigation
  • Neu: Automatisches Standard-Dashboard bei einem Favoriten

• Neue Widgets

  • Neu: Widget Meine Agenda - tägliche Übersicht über Planungszeiten, Termine und Aufgaben (Fälligkeiten & Wiedervorlagen)

Protokolle

• Neue Komponenten und Funktionen

  • Neu: Komponente Bild (Multiauswahl) mit Drag & Drop-Unterstützung im Web
  • Neu: Alle Dateien herunterladen-Schaltfläche als ZIP-Download

• Verbesserte Nachverfolgung

  • Neu: Protokoll-Abschluss-Reaktion Details in Änderungskontrolle

• Abschluss-Reaktionen

  • Neu: E-Mail-Reaktionen um Eigenschaft Interne Nachricht erweitert
  • Neu: Nachrichten hinzufügen-Reaktionen um Eigenschaft Interne Nachricht erweitert
  • Neu: Benachrichtigung an Gruppe, welche für alle Benutzer der Gruppe als gelesen gesetzt wird
  • Änderung: Benachrichtigung an alle Benutzer aus Gruppe bildet jetzt die vorherige Funktion ab

Automatisierung

• Neue Reaktionen

  • Neu: Benachrichtigung an Gruppe, welche für alle Benutzer der Gruppe als gelesen gesetzt wird
  • Änderung: Benachrichtigung an alle Benutzer aus Gruppe bildet jetzt die vorherige Funktion ab
  • Neu: Vorgang sperren/entsperren Reaktionen
  • Neu: Vorgang ändern um geschätzte Zeit erweitert
  • Neu: Tätigkeits-Objekte, Tätigkeits-Kunden-Objekte und Tätigkeits-Objekte-Kategorie als Bedingungen in Leistungs-Events
  • Neu: E-Mail versenden Reaktionen um Eigenschaft Interne Nachricht erweitert
  • Neu: Nachricht hinzufügen Reaktionen um Eigenschaft Interne Nachricht erweitert
  • Neu: Bei Leistungserfassung Änderung können nun E-Mail an Kontakt und E-Mail an Verantwortlichen verwendet werden

• Neue Bedingungen

  • Neu: Zusatzfelder von Leistungen, Vorgängen, Protokollen, Kunden, Standorten und Kontakten hinzugefügt
    Hinweis: Nicht unterstützt bei zeitgesteuerten Events!
  • Neu: Vorgangs-Ersteller Eigenschaft Wert hinzugefügt mit zusätzlichen Informationen, wie z.B. die E-Mail Adresse des Erstellers

• Verbesserte Nachverfolgung

  • Neu: Automatisierungs-Name wird in Änderungskontrolle angezeigt

Kalender

• Erweiterte Zeitleisten-Ansichtsoptionen

  • Neu: Option Mitarbeiter-Gruppen anzeigen deaktivierbar
  • Neu: Filter für Mitarbeiter-Gruppen

• Weitere Verbesserungen

  • Neu: Benutzer können ihre Kalender-Login-Daten selbstständig verwalten, falls kein globaler Benutzer verwendet wird

Abrechnung

• Weitere Verbesserungen
  • Neu: Abrechnungsnummer kann über Schnellzuweisung gesetzt werden
  • Neu: Abrechnung unterstützt Zusatzfelder als Spalten (Vorgang, Leistung, Kunde, Standort, Kontakt)

Aufwandschätzung

• Neuer Modus
  • Neu: Teilaufgabe zu Vorgang - Erstellung verknüpfter Vorgänge für jede Aufgabe und Teilaufgabe

Tagesabschluss

• Tagesabschluss-Verbesserungen
  • Neu: Aktivitätsdaten werden in Tätigkeiten übernommen
  • Verbessert: Performance-Optimierungen bei Kalender-Daten
  • Verbessert: Buchungsdialog kann in einem Extra-Fenster geöffnet werden

Benutzer

• Benutzer-Verwaltung
  • Neu: Profil-Bilder über Benutzer-Verwaltung
  • Neu: Profil-Bilder können über Sammelaktion entfernt werden

Nachrichten

• Weitere Verbesserungen
  • Neu: Unterstützung für HTML-Heading-Tags (h1-h6)
  • Neu: Logik-Tag docbee_webhooklink unterstützt CSS style-Attribute
  • Neu: Nachrichten-Logik erweitert um Kunden-Objekt-Daten aus Vorgängen und Leistungen in Nachrichten zu verwenden
  • Verbesserung: Verbesserte Dark/Light-Mode-Optimierungen für E-Mail-Lesbarkeit
  • Verbesserung: Kontakte als Standard-Auswahl bei neuen Nachrichten
  • Verbesserung: Breitere Darstellung des Nachrichten-Fensters bei hohen Auflösungen
  • Änderung: Direkte Nachrichten unter einem Vorgang setzen nun Letzte Änderung

Statistiken

• Verbesserte Filtermöglichkeiten
  • Neu: Filter nach Vorgängen hinzugefügt

Webhooks

• Neuer Webhook-Typ
  • Neu: Webhook-Auswahl für mehrere Webhooks auf einem Link
  • Neu: Der aufrufende Benutzer kann auswählen, welcher Webhook ausgelöst wird
  • Neu: Alle Daten des initialen Webhook-Aufrufs werden an den ausgewählten Webhook weitergeleitet

Telefonanlage-Integrationen

• WebEx-Anbindung

  • Neu: Integration für Telefonanruf-Anzeige im Tagesabschluss
  • Neu: Automatische Kontaktzuweisung über Telefonnummer
  • Neu: Benutzer-Mapping über Telefonnummer oder WebEx UUID

• MS Teams-Anbindung

  • Neu: Integration für Telefonanruf-Anzeige im Tagesabschluss
  • Neu: PSTN-Anruf-Unterstützung - Erlaubt die Übernahme von Daten, falls Ihre Telefonanlage an Teams angebunden ist
  • Neu: Automatische Kontaktzuweisung über Telefonnummer oder E-Mail
  • Neu: Benutzer-Mapping über Telefonnummer, Teams UUID oder E-Mail

Hinweis: Falls Sie eine der Integrationen nutzen möchten, wenden Sie sich bitte einfach an unseren Support zur Freischaltung.

ERP-Integrationen

• Lexware Office (Neu)

  • Neu: Anbindung der Cloud-Variante
  • Neu: Unidirektionaler Sync von Kunden, Standorten, Kontakten
  • Neu: Sync von Leistungsarten, Reisearten und Materialien
  • Neu: Export von Leistungen zu Lieferscheinen

• Odoo (Neu)

  • Neu: Unidirektionaler Sync von Kunden, Standorten, Kontakten
  • Neu: Sync von Leistungsarten, Reisearten und Materialien
  • Neu: Export von Leistungen zu Aufträgen

• c-entron-Erweiterung

  • Neu: Option Abteilung als Standort-Name

• Systemhaus One-Erweiterungen

  • Neu: Option Überschreiben der geschätzten Zeit bei Tätigkeiten
  • Neu: Option Verschmelzen von Vorgängen mit ERP-Referenznummer verhindern
  • Neu: Option Verknüpfte Standorte von Kontakten importieren

MCP Server

• Neuer MCP Server
  • Neu: DocBee bietet jetzt einen eigenen MCP Server an
  • Neu: Einfache Anbindung externer KI-Agenten an DocBee über MCP
  • Neu: Vorgangs-Verwaltung, Protokoll-Anlage, Anlage von Aktivitäten, Abfrage von Benachrichtigungen und Abfrage der Agenda über MCP

REST API

• Neue Endpoints und Funktionen
  • Neu: guess-Aufrufe mit similarity-Parameter für intelligente Suche
  • Verbesserung: Standard-Werte werden bei Vorgangs-Anlage verwendet, wenn kein Wert übergeben wird
  • Neu: protocolTemplate um guess-Aufruf erweitert
  • Neu: webLink-Felder für Frontend-URLs bei Vorgängen, Leistungen und Protokollen
  • Neu: Kalender-Login-Daten über user/me-Endpoint
  • Neu: Wiedervorlage-Filter für Vorgangs-Listen (reminderStartDate, reminderEndDate, reminderUserIds)

DocBee Skript

• Neue Funktionen
  • Neu: createIcsFile - ICS-Dateien für Planungszeiten erstellen
  • Neu: isVisibleOnDocument & isVisibleOnPdf - Sichtbarkeits-Methoden für Protokoll-Einträge und -Gruppen
  • Neu: findDocumentCustomerContact zu App hinzugefügt
  • Neu: getDefaultCustomerLocation zu Customer hinzugefügt
  • Verbesserung: createProtocolDocumentByDocumentTemplate um optionales Quell-Protokoll mit optionaler Datenübernahme erweitert
  • Verbesserung: getMessageTemplateDataForObjectByTemplateId/-Name um optionales Ersetzen der dynamischen Protokoll-Platzhalter erweitert
  • Neu: HttpClient PATCH-Unterstützung
  • Neu: HttpClient File Upload PUT/POST-Unterstützung

Sonstiges

• Allgemeine Konfiguration

  • Neu: Interne Nachricht ist Standard und Scrollbar oben als allgemeine Konfigurationen
  • Neu: Rollenbasierte Verteilung dieser Einstellungen

• Weitere Verbesserungen

  • Verbesserung: Allgemeine Performance-Optimierungen
  • Neu: Auswahl beibehalten bei Sammelaktionen lässt Dialog bei Erfolg geöffnet
  • Neu: Zusatzfelder und Protokoll-Spalten in den Tabellen-Einstellungen zeigen ihre Zugehörigkeit an, um die Übersicht zu verbessern