Abwesenheiten

Generelle Informationen

Was sind Abwesenheiten?

Abwesenheiten stellt eine Funktion bereit, um Abwesenheiten von Benutzern zu hinterlegen.

Wann sollten Sie Abwesenheiten verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Abwesenheiten.

• Sie wollen, dass Leistungen eskalieren falls Planzeiten innerhalb einer Abwesenheit liegen z.B. Krankheit
• Sie wollen, dass bei der Auswahl von Verantwortlichen bzw. Mitarbeitern zukünftige oder aktuelle Abwesenheiten direkt angezeigt werden.
• Sie wollen wissen, wer aktuell nicht zur Verfügung steht bei der Disposition.

Abwesenheiten

Im Bereich Abwesenheiten sind in einer Übersicht die Abwesenheiten der Mitarbeiter gelistet. Über die Tabelleneinstellung besteht die Möglichkeit, sich diverse Filter einzustellen. Als Grundeinstellung ist das normale Suchfeld vorhanden.

Über den Button Neue Abwesenheit anlegen können Abwesenheiten von Mitarbeitern angelegt werden.

Um eine Abwesenheit anzulegen, müssen der Abwesende und ein Abwesenheitsgrund ausgewählt werden. Ist ein Haken bei ganztägig gesetzt, so erscheint die Auswahlmöglichkeit Zeitraum, in welcher das Start- und Enddatum der Abwesenheit eingetragen wird. Sollte die Abwesenheit mit einer Leistung(Planungszeit) kollidieren, so wird durch ein Hinweisfeld der Ersteller dieser Leistung darauf hingewiesen. Durch einen Klick auf die Nummer im Hinweis gelangt man sofort zu der Leistung, die sich mit der Abwesenheit überschneidet.

Wenn der Haken bei ganztägig nicht gesetzt ist, lässt sich eine Abwesenheit eintragen, die z.B. nur über einige Stunden geht. Im Feld Datum werden der Tag und die Uhrzeit eingepflegt, in der der Mitarbeiter abwesend ist. In dem Feld Abwesenheitszeit wird festgelegt, wie lange diese Abwesenheit dauert.

Auch beim Eintragen einer stundenlangen Abwesenheit wird dem Ersteller in einem Hinweisfeld angezeigt, wenn die Abwesenheit mit einer Leistung, bei der der Mitarbeiter eingetragen ist, kollidiert.

Freigabeprozess

DocBee bietet die Möglichkeit, je nach Abwesenheitsgrund einen Freigabeprozess zu aktivieren. Falls bei einer Abwesenheit ein Abwesenheitsgrund mit Freigabeprozess ausgewählt wurde, werden Abwesenheiten nicht automatisch freigegeben, sondern werden von einem weiteren Benutzer geprüft und dann freigegeben.

Hinweis: Beim Freigabe-Prozess handelt es sich um ein Funktion, die unter Administration > Funktionen > Abwesenheiten > Freigabeprozess aktiviert werden muss.

Hinweis: Eine Benachrichtigung, dass eine Abwesenheit zu Freigabe eingereicht bzw. bewilligt wurde, kann über die Automatisierungen mit dem Event Abwesenheits-Status-Änderung erstellt werden.

Vertreter

DocBee bietet die Möglichkeit, einen Vertreter in einer Abwesenheit zu definieren. Die Option wird je Abwesenheitsgrund aktiviert. Im Zeitraum der Abwesenheit wird damit der Abwesende durch den Vertreter in den von DocBee versendeten E-Mails ersetzt, sodass der Vertreter die E-Mails empfängt. Durch weitere Einstellungen im Abwesenheitsgrund kann die Auswahl des Vertreters verpflichtend gemacht werden oder der Abwesende zu den CC-Empfängern hinzugefügt werden, damit alle E-Mails zusätzlich zum Abwesenden geschickt werden.

Administration

Abwesenheitsgrund

Die verschiedenen Abwesenheitsgründe werden im Administrationsmenü unter Administration > Abwesenheitsgrund verwaltet. Das Anlegen eines neuen Abwesenheitsgrundes erfordert lediglich die Eingabe eines Namens. Zusätzlich kann für den Abwesenheitsgrund der Freigabeprozess oder die Vertretungsauswahl aktiviert werden sowie die Möglichkeit einzustellen, dass er einen Tagesabschluss benötigt.

Feldbeschreibung

Feld	Beschreibung
Name	Name des Abwesenheitsgrunds
Freigabeprozess	Aktiviert den Freigabeprozess für Abwesenheiten. Administratoren oder Personen, die die Rollenberechtigung Abwesenheiten - Genehmigen besitzen, können die eingereichten Abwesenheiten im Bereich Abwesenheiten freigeben. Dies erscheint nur, falls der Freigabeprozess unter Funktionen aktiviert worden ist
Benötigt Tagesabschluss	Ist die Einstellung aktiviert, muss der Tagesabschluss in jedem Fall erfolgen. Ist die Einstellung deaktiviert, so muss der Tagesabschluss nicht durchgeführt werden, sofern diese Abwesenheit(en) in Summe die Mindeststundenanzahl laut Tagesabschluss-Profil überschreiten.
Mit Vertretung	Aktiviert die Auswahl des Vertreters um von DocBee versendete E-Mails umzuleiten. Bei Aktivierung werden zusätzliche Einstellungen angezeigt.
Vertretung benötigt	Ist die Einstellung aktiviert, muss der Vertreter als Pflichtfeld ausgewählt werden. Andernfalls ist die Auswahl optional und kann bei Abwesenheitsanlage leer gelassen werden um die E-Mail Umleitung abgeschaltet zu lassen. Dies erscheint nur, falls Mit Vertretung aktiviert ist.
Benachrichtigungen umleiten	Definiert ob Benachrichtigungen zum Vertreter umgeleitet werden sollen
Abwesender in CC	Ist die Einstellung aktiviert, wird der Abwesende als Empfänger in CC gesetzt und empfängt die E-Mails trotz Abwesenheit. Ist die Einstellung deaktiviert, dann erhält der Abwesende keine Information über umgeleitete E-Mails. Dies erscheint nur, falls Mit Vertretung aktiviert ist.