Externe Dienstleister

Generelle Informationen

Was sind Externe Dienstleister?

Das Modul Externe Dienstleister ermöglicht außenstehenden Dienstleistern einen eingeschränkten Zugriff auf die DocBee-Instanz, um geleistete Tätigkeiten zu hinterlegen.

Wann sollten Sie Externe Dienstleister verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Externen Dienstleistern.

• Erfassung und Koordination von Dienstleistungen einer externen Firma für Ihr Unternehmen
• Wiederkehrende Leistungen, die von einem externen Dienstleister ausgeführt werden

Hinweis: Lizenzen für Externe Dienstleister müssen bei Ihrem DocBee Vertriebspartner erworben werden. Die so erworbenen Lizenzen lassen sich aufgeteilt den einzelnen Externen Dienstleistern zuordnen.

Externe Dienstleister

Einstellungen

Die Einstellungen der Externen Dienstleister ist unter Administration > Externe Dienstleister > Einstellungen zu finden.

Hier können Zusatzfelder für Externe Dienstleister hinzugefügt werden, die dann in der Verwaltung mitausgefüllt werden können.

Verwaltung

Die Verwaltung der Externen Dienstleister ist unter Administration > Externe Dienstleister > Liste zu finden.

Feld	Beschreibung
Name	Der Name des Externen Dienstleisters
Kürzel	Das Kürzel ergänzt den Benutzernamen beim Login. Beispiel für Kürzel "mustermann": MANDANTENNAME/mustermann.externerbenutzer
Nummer	Hier kann die Kunden- bzw. Lieferantennummer des Externen Dienstleisters hinterlegt werden.
E-Mail	Die Mailadresse des Externen Dienstleisters.
Feiertage	Setzt die Feiertage für diesen Dienstleister nach Bundesland (D, A) bzw. Kanton (CH). Bleibt das Auswahlfeld leer, greifen die Standard-Feiertage der DocBee-Instanz.
Maximale Anzahl Benutzer	Definiert die maximale Anzahl der Benutzer, die ein Externer Dienstleister anlegen kann. Die maximale Anzahl hängt von der Anzahl der erworbenen Lizenzen und der "Maximalen Anzahl Benutzer" aller weiteren Externen Dienstleister ab.
Erzeuge Queue	Erzeugt für diesen Externen Dienstleister eine automatische Queue.
Rollen	Rollen, die für diesen Externen Dienstleister zur Verfügung stehen.
Queues	Queues, auf die dieser Externe Dienstleister zugreifen kann, falls der Benutzer die Berechtigung "Zugriff auf andere Benutzer" hat.
Zuweisungs-Benutzer & Queues	Benutzer & Queues, in die dieser Externe Dienstleister zusätzlich zuweisen kann, falls der Benutzer die Berechtigung "Zuweisen zu anderen Benutzern" hat.
Kunden-Gruppen	Definiert, auf welche Kunden dieser Externe Dienstleister Zugriff hat. Um einen Externen Dienstleister nur Zugriff auf Ihm zugewiesenen Leistungen, Vorgängen oder Protokollen zu geben, muss dieses Feld leer bleiben.
Protokoll-Gruppen	Definiert die Protokoll-Muster, zu denen der Externe Dienstleister neue Protokolle erstellen kann, falls der Benutzer die Berechtigung "Protokolle erstellen" hat.
Leistungsart-Gruppen	Definiert auf welche Leistungsarten-Gruppen dieser Externe Dienstleister Zugriff hat. Falls keine Leistungsart-Gruppe zugewiesen wird, dann hat der Externe Dienstleister ausschließlich temporären Zugriff auf die Leistungsarten der Ihm zugewiesenen Leistungen.

Leistungsarten / Reisearten

Optional können an dieser Stelle auch gesonderte Preise für Leistungs- und Reisearten hinterlegt werden.

Hierbei wird eine vordefinierte Leistungsart ausgewählt und mit einem Preis versehen. Darüber hinaus lassen sich "Zuschläge" definieren, z.B. für Dienstleistungen an Sonn- und Feiertagen. Für generelle Informationen zu Leistungsarten klicken Sie bitte hier.

Nach demselben Schema werden hier Reisearten konfiguriert. Für generelle Informationen zu Reisearten klicken Sie bitte hier.

Externe Dienstleister-Benutzer

Für einen Externen Dienstleister lassen sich Benutzer anlegen, mit denen sich die Mitarbeiter in Ihr DocBee einloggen.

Hinweis Die Fehlermeldung "Benutzerlimit für Externe Dienstleister erreicht" deutet darauf hin, dass die maximale Anzahl an Benutzer erhöht werden muss und nicht unbedingt, dass keine ausreichenden Lizenzen mehr zur Verfügung stehen.

Feld	Beschreibung
Benutzername	Definiert den Benutzernamen. Der Login-Name setzt sich aus dem Kürzel des Externen Dienstleisters und dem Benutzernamen zusammen.
Passwort	Das Passwort muss mindestens acht Zeichen umfassen.
Name	Der Name des Benutzers
Kürzel	Optionales Kürzel des Benutzers
Email	Mailadresse des Benutzers
Telefon	Telefonnummer des Benutzers
Mobil	Mobilnummer des Benutzers
2FA	Definiert, ob der Benutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen kann
Rolle	Definiert die Externe Dienstleister-Rolle des Benutzers

Unterscheidung Externe Dienstleister & normale Benutzer

Bei den Externen Dienstleister fehlen hauptsächlich administrative und abrechnungsspezifische Berechtigungen. Folgende Berechtigungen stehen für Ext. DL nicht zur Verfügung:

• Tagesabschluss
• Abwesenheiten
• Verträge
• Statistik-Zugriff
• Zeiterfassung
• Reporte
• Kontingent
• Verwaltung
• Administration

Folgende Berechtigungen sind eingeschränkt: Ext. DL können nicht:

In Leistungen:

• Stornieren
• Abrechnungskorrektur
• Nach Abschluss bearbeiten
• Freigeben
• Entwürfe
• PIN umschalten
• PIN anzeigen
• Leistungserfassungen verschieben
• Karte sehen
• Karte erstellen

In Vorgängen:

• Verschmelzen
• Planzeiten
• Board sehen
• Board erstellen
• Karte sehen
• Karte erstellen
• Abonnieren

In Protokollen:

• Stornieren
• Zugriff auf Kunden
• Karte sehen
• Karte erstellen

In Kunden:

• Bearbeiten
• Erstellen
• Standort erstellen/ bearbeiten
• Standort löschen
• Kontakt erstellen / bearbeiten
• Kontakt löschen
• Synchronisieren zur App ändern
• Zahlungsprofile sehen
• Zahlungsprofil erstellen
• Sammelaktion ausführen
• Objekt erstellen

In Benutzer:

• Vertraulichkeit ändern

In Zeitraumplanung:

• Bearbeiten
• Erstellen
• Erstellen aus Vorlage
• Löschen

In Nachrichten:

• Intern anpassen
• Versteckt anpassen
• Löschen
• Zugriff auf versteckte
• Zugriff auf gelöschte

In Sonstiges:

• Sieht nicht zugewiesene Leistungen/ Protokolle
• Zugriff auf Reisezeiten-Export
• Zugriff auf Abrechnungen
• Fakturierbar umschalten
• Zugriff auf Änderungskontrolle
• Zuweisung von Projekten
• Aktivitäten anlegen
• Tabellen-Einstellungen teilen
• Zugriff auf Vertrauliche
• Dashboard anlegen
• Dashboard teile
• Dashboard abonnieren