Kontingent

Generelle Informationen

Was sind Kontingente?

Mit Kontingenten können Sie Stundenkontingente und Geldkontingente abbilden.

Wann sollten Sie Kontingente verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Kontingenten.

• Sie haben mit einem Kunden ein Stundenkontingent oder Geldkontingent vereinbart und möchten es dem Kunden und sich selbst darstellen.

Kontingente

Anlegen

Kontingente in DocBee können Sie über die allgemeine Kontingent-Liste oder über die Kontingent-Liste direkt im Kunden über die Schaltfläche Neues Kontingent anlegen anlegen. Das Kontingent kann entweder für einen Kunden angelegt werden oder global gelten.

Feld	Beschreibung
Name	Name des Kontingents
Typ	Der Typ des Kontingents siehe Typen
Verhalten	Das Verhalten des Kontingents siehe Verhalten
Auf Abrechnung anzeigen	Falls aktiviert, wird das Kontingent in der Abrechnungs-Liste angezeigt und bei Abrechnungs-PDF-Exporten mit ausgegeben (Letzteres greift nur, falls auch "Für Kunden sichtbar" ausgewählt wurde).
Sichtbar für Kunde	Falls aktiviert, wird das Kontingent im Kunden-Login angezeigt und auf Abrechungs-PDF-Exporten mit angezeigt. Falls Sie es nicht aktivieren, können Sie Kontingente erstellen, die nur für interne Zwecke verwendet werden.
Inkl. nicht Abgeschl.	Falls aktiviert, werden nicht abgeschlossene Leistungserfassungen für die Bestimmung des Kontingent-Wert berücksichtigt
Inkl. verbleibende Arbeitsz.	Falls aktiviert, wird die verbleibende Arbeitszeit ebenfalls zur Bestimmung des Kontingent-Wert berücksichtigt. Diese kann nur bei Zeitwert Kontingent aktiviert werden
Verbrauchsschwellenwert	Über diesen Schwellwert kann definiert werden, wann dieses Kontingent im Dashboard Widget "Beinahe ausgeschöpfte Kontingente" erscheint.
Datei	Ermöglicht das optionale Hochladen einer Datei z.B. den Vertrag zum Kontingent als pdf-Datei.

Typen

In DocBee gibt es aktuell folgende Kontingent-Typen:

Hinweis: Die Auswahl des Typs ist bindend und eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich!

Geldwert

Das Kontingent wird auf Geld-Basis geführt. Alle Buchungen werden mit einem Geldbetrag ausgeführt.

Hinweis: Falls Sie diesen Kontingent-Typ verwenden, stellen Sie sicher, dass Zahlungsprofile beim Kunden korrekt gepflegt sind.

Zeitwert

Das Kontingent wird auf Zeit-Basis geführt. Alle Buchungen werden mit einem Zeitbetrag ausgeführt.

Verhalten

In DocBee gibt es aktuell folgende Kontingent-Verhalten:

Hinweis: Die Auswahl des Verhaltens ist bindend und eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich!

Überbuchung zulassen

Wenn "Überbuchung zulassen" ausgewählt ist, kann das Kontingent negativ sein. Leistungen, die das Kontingent überbuchen, können abgeschlossen werden.

Überbuchung verrechnen

Wenn "Überbuchung verrechnen" ausgewählt ist, wird das Kontingent nicht ins Negative fallen. Jede Buchung, die über das Kontingent hinaus gemacht wird, wird als Null-Buchung dargestellt. Eine Leistung, welches das Kontingent überbuchen würde, kann abgeschlossen werden.

Überbuchung unterbinden

Wenn "Überbuchung unterbinden" ausgewählt ist, kann das Kontingent nicht ins Negative fallen. Jede Buchung, die das Kontingent ins Negative fallen lassen würde, wird von DocBee unterbunden und eine Leistung kann nicht abgeschlossen werden.

Buchungen

Leistungs-Buchung

In DocBee werden die erbrachten Zeiten bzw. der resultierende Geldbetrag gegen das Kontingent gebucht, falls das Kontingent in der Tätigkeit ausgewählt wird.

Manuelle Buchung

Über die + -Schaltfläche neben der Buchungs-Liste können manuelle Buchungen vorgenommen werden.

Feldbeschreibungen

Ein manuelle Kontingent-Buchung in DocBee hat folgende Felder:

Feld	Beschreibung
Zeitwert	Der Zeitwert, der hinzu oder abgebucht werden soll. Dieses Feld wird nur anzeigt, falls es sich um ein Kontingent vom Typ Zeitwert handelt
Geldwert	Der Geldwert, der hinzu oder abgebucht werden soll. Dieses Feld wird nur anzeigt falls es sich um ein Kontingent vom Typ Geldwert handelt
Buchungsdatum	Zu welchem Datum soll die Buchung erfolgen?
Ablaufdatum	Das Ablaufdatum definiert, wann und ob der gebuchte Wert auslaufen soll. Siehe Ablaufarten
Kommentar	Eine optionaler Kommentar zur Buchung, der in der Buchungs-Liste angezeigt wird.
Abrechnungsnummer	Eine optionale Abrechnungsnummer.

Regel-Buchung

Falls Sie regelmässige Kontingent-Buchungen benötigen, können Sie Regel-Buchungen über die + -Schaltfläche bei der Regel-Buchungs-Liste hinzufügen.

Feldbeschreibungen

Eine Regel-Kontingent-Buchung in DocBee hat folgende Felder:

Feld	Beschreibung
Name	Name der Regel-Buchung
Kommentar	Kommentar zur Buchung, der in der Buchungs-Liste angezeigt wird, sobald die eigentliche Buchung erzeugt wurde.
Zeitwert	Der Zeitwert, der hinzu oder abgebucht werden soll. Dieses Feld wird nur anzeigt, falls es sich um ein Kontingent vom Typ Zeitwert handelt
Geldwert	Der Geldwert, der hinzu oder abgebucht werden soll. Dieses Feld wird nur anzeigt, falls es sich um ein Kontingent vom Typ Geldwert handelt
Vorlauftage	Wie viele Tage vorm Termin soll die Buchung erzeugt werden?
Start- /Enddatum	In welchem Zeitraum soll die Regel greifen?
Regelart	siehe Regelarten
Ablaufdatum	Das Ablaufdatum definiert, wann und ob der gebuchte Wert auslaufen soll. Siehe Ablaufarten

Regelarten

Täglich

Die Regel wird täglich ausgeführt.

Alle X Tage

Die Regel wird alle X Tage ausgeführt, wobei der Wert aus dem Feld Alle X Tage verwendet wird.

Alle X Wochen

Die Regel wird alle X Wochen ausgeführt, wobei der Wert aus dem Feld Alle X Wochen verwendet wird und zusätzlich definiert wird, an welchen Wochentagen die Regel ausgeführt werden soll.

Jeden Tag des Monats

Definiert einen Tag im Monat, an dem diese Regel ausgeführt werden soll.

Hinweis: Falls hier ein Tag eingegeben wird, der in dem Monat nicht vorhanden ist, wird der letzte Tag des Monats verwendet.

Jeden XTen Wochentag im Monat

Die Regel wird alle X Monate ( Definierbar über Alle X Monate ) ausgeführt und es wird der Wochentag über die Wochentage und über die Einstellung Jeden Xten Wochentag des Monats definiert.

Jährlich

Die Regel wird an genau einem Tag (Definierbar über Monat und Tag) im Jahr ausgeführt.

Ablaufarten

Am Ende des Jahres

Die Buchung läuft zum Ende des Jahres ab.

Am Ende des Monats

Die Buchung läuft zum Ende des Monats ab.

Am Ende des Quartals

Die Buchung läuft zum Ende des Quartals ab.

Nach X Monaten

Die Buchung läuft nach einer definierten Anzahl von Monaten ab.

Nach X Tagen

Die Buchung läuft nach einer definierten Anzahl von Tagen ab.

Nach X Wochen

Die Buchung läuft nach einer definierten Anzahl von Wochen ab.

Nie

Die Buchung läuft nicht ab.

FAQ

Warum bekomme ich eine Fehlermeldung, dass das Kontingent nicht überbucht werden darf, obwohl das Kontingent noch ein verfügbares Kontingent hat?

Bei Kontingenten ist das Buchungsdatum in der Leistung entscheiden, für die Überprüfung des Kontingents. Am Buchungsdatum ist nicht genug Kontingentguthaben verfügbar.