Verträge

Generelle Informationen

Was sind Verträge?

Verträge sind Vereinbarungen über wiederkehrende bzw. dauerhafte laufende Dienstleistungen.

Wann sollten Sie Verträge verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Verträgen.

• Wiederkehrende interne Tätigkeiten
• Anwendung von SLA

Verträge

Unter dem Menüpunkt Verträge lassen sich sich neue Verträge anlegen und verwalten.

Feldbeschreibungen

Name	Beschreibung
Name	Name des Vertrags.
Kunden-Gruppe	Auswahl einer Kunden-Gruppe, die unter Verwaltung > Gruppen / Profile > Kunden Gruppen angelegt werden können. Der Vertrag ist für jeden Kunden dieser Kunden-Gruppe gültig.
Kunde	Auswahl des Kunden, für den der Vertrag angelegt wird.

Hinweis: Kunden-Gruppe und Kunde sind als Pflichtfelder ausgewiesen, es lässt sich allerdings nur eines dieser Felder befüllen.

Standort	Der Standort des Kunden. Erscheint bei Auswahl einer Kunden-Gruppe ausgegraut.
Objekte	Hier kann dem Vertrag ein Kunden-Objekt hinterlegt werden. Erscheint bei Auswahl einer Kunden-Gruppe ausgegraut.
Beschreibungg	Ein Textfeld, in dem sich zusätzliche Informationen zum Vertrag hinterlegen lassen.
SLA-Profil	Auswahl eines SLA-Profils (siehe unten).
Vorgangs-SLA	Bestimmt einen Zeitwert für das SLA. Nur bei SLA-Profil "Benutzerdefiniert" sichtbar.
SLA in Arbeitszeit	Sofern der Haken gesetzt ist, besteht die Pflicht zur Erfüllung der Vereinbarung nur während einer definierten Arbeitszeit. Nur bei SLA-Profil "Benutzerdefiniert" sichtbar.
Schwellwert	Der Schwellwert wird für das Dashboard-Widget "Auslaufende Verträge" benötigt.
Typ	Dem Vertrag muss einer von drei Typen zugewiesen werden: 'Interne Vereinbarung', 'Managed Service' oder 'Projekt'.
Gruppe	Ermöglicht die Auswahl einer Vertragsgruppe, die unter Administration > Verträge > Gruppen angelegt werden kann.

Hinweis: Folgende Felder sind nach der Auswahl von 'Managed Service' oder 'Projekt' sichtbar:

Vertragsnummer	Die Liste der Verträge kann nach der Vertragsnummer sortiert werden.
Preis	Legt die Höhe der Kosten fest, die pro Abrechnung fällig werden.
gesch. Zeit

Hinweis: Folgende Felder sind nur nach der Auswahl von 'Managed Service' sichtbar:

Abrechnung	Auswahl des Intervalls, in dem die Abrechnung ausgeführt wird.
Kündigungsfrist	Definiert die Kündigungsfrist des Vertrags in Monaten.
Automatische Verlängerung	Ist der Haken gesetzt, kann der Zyklus zur automatischen Vertragsverlängerung (Monat, Quartal, Halbes Jahr, Jahr, 2 Jahre) gewählt werden.

Laufzeiten

Um die Laufzeit des Vertrags zu definieren, muss ein Startdatumgesetzt werden. Bei internen Vereinbarungen und Projekten kann manuell ein Enddatum gesetzt werden. Bei einem Managed Service wird dagegen die Anzahl der Abrechnungszyklen abgefragt. Aus diesen generiert sich das Enddatum automatisch.

Bestandteile

Im Bereich Bestandteile werden die zum Vertrag gehörenden Leistungsarten hinterlegt. Außerdem kann den Bestandteilen ein Kontingent zugewiesen werden, auf welches die Leistung jeweils gebucht wird.

Abrechnungen

Dieser Bereich ist nur bei Managed Services vorhanden. Die Abrechnungen werden chronologisch unter Berücksichtigung der vorherigen Konfigurationen aufgelistet.

Info-Dateien

Hier können zusätzliche Dateien als Anhang zum Vertrag hinzugefügt werden. Mögliche Formate sind z.B. jpg, pdf oder xlsx.

Vorlagen

DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit Vorlagen für Verträge anzulegen. Diese Vorlagen können Sie unter Verwaltung > Verträge > Vorlagen anlegen bzw. editieren.

Administration

Gruppen

Vertrags-Gruppen finden Sie unter Administration > Verträge > Gruppen.

Vertrags-Gruppen dienen der besseren Filterung im Bereich Verträge. Sie können den einzelnen Verträgen zugeordnet werden oder in eine Vertragsvorlage verwendet werden.

Feldbeschreibungen

Name	Beschreibung
Name	Name der Vetrags-Gruppe

SLA-Profile

SLA Profile können unter Administration > Verträge > SLA Profile verwaltet werden.

Um ein SLA-Profil zu verwenden muss dies in einem Vertrag ausgewählt werden.

Findet ein SLA-Profil durch einen Vertrag Anwendung in einem Vorgang, so wird die SLA-Restlaufzeit im Vorgang angezeigt. Sofern der Zielstatus erreicht ist, wird die SLA Laufzeit im Vorgang angezeigt.

Hinweis:: Falls der Status eines Vorgangs als pausiert gilt, wird die SLA-Laufzeit Bestimmung gestoppt.

Feldbeschreibungen

Name	Beschreibung
Name	Definiert den Namen des SLA-Profils
Standard-SLA	Definiert die Standard-SLA des SLA-Profils, diese greift, wenn keine spezielle SLA zugeordnet wurde.
Zielstatus	Definiert den Status, welcher erreicht werden muss, um die SLA-Laufzeit zu beenden.
Anwendungsbereich	Hier lässt sich der Zeitraum definieren, innerhalb dessen die SLA ihre Gültigkeit ist.

Spezielle SLAs

Feldbeschreibungen

Name	Beschreibung
Abteilung	Optionale Abteilung die als Kombination mit Kategorie und Priorität zur Bestimmung der SLA verwendet wird.
Kategorie	Optionale Kategorie die als Kombination mit Abteilung und Priorität zur Bestimmung der SLA verwendet wird.
Priorität	Optionale Priorität die als Kombination mit Abteilung und Kategorie zur Bestimmung der SLA verwendet wird.
Gewichtung	Die Gewichtung die verwendet werden kann um bestimmte Kombinationen bei der Bestimmung der SLA zu priorisieren.
SLA	Die SLA
Name	Optionaler Name der im Export ausgegeben wird.
Standard-Zielstatus verwenden	Definiert ob der Standard-Zielstatus verwendet werden soll.
Zielstatus	Spezielle Zielstatus

Hinweis:: Durch die Gewichtung bei Speziellen SLAs kann definiert werden, welche SLA beim Zutreffen mehrerer Kombiniationen greifen soll. Um so höher der Wert um so eher wird diese Kombination verwendet.

Hinweis:: Durch die Anlage von gleichen Kombinationen mit anderen Zielstatus kann eine SLA Kette erzeugt werden wie z.B. Reaktion-SLA und Wiederherstellungs-SLA.