Automatisierung

Generelle Informationen

Was ist Automatisierung?

Eine Automatisierung definiert Aktionen, die unter bestimmten Bedingungen in Folge eines speziellen Events ausgeführt werden. Dadurch lassen sich wiederkehrende Abläufe im Arbeitsablauf automatisieren und manuelle Arbeitsschritte einsparen.

Wann sollten Sie Automatisierung verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Automatisierung:

• Bedingungsabhängiges automatisches Ausführen bestimmter Aktionen
• Einsatz eines DocBee Skripts

Automatisierung

Unter Administration > Automatisierung können neue Automatisierungen angelegt oder existierende Automatisierungen geändert werden.

Feldbeschreibung

Name	Beschreibung
Name	Name der Automatisierung
Event	Auslöser für die Automatisierung (siehe Events)
Einstellungen	Definiert eine Liste von Einstellung (siehe Einstellungen)
Bedingungen	Definiert eine Liste von Bedingungen, die alle erfüllt sein müssen, damit die Aktionen ausgeführt werden (siehe Bedingungen)
Aktionen	Definiert eine Liste von Aktionen die ausgeführt werden, falls die Bedingungen erfüllt sind (siehe Aktionen)

Events

Eine Automatisierung beginnt immer mit einem Event, was als Auslöser in DocBee dient.

DocBee bietet aktuell folgende Events zur Automatisierung an.

Name	Auslöser
Abwesenheits-Status-Änderung	Der Status einer Abwesenheit hat sich geändert (Funktioniert nur bei aktivierten Freigabe-Prozess für Abwesenheiten).
Aufwandsschätzung angelegt	Neue Aufwandsschätzung wurde angelegt.
Aufwandsschätzung geändert	Eine existierende Aufwandsschätzung wurde geändert.
Aufwandsschätzung-Abschluss	Eine Aufwandsschätzung wurde abgeschlossen.
Aufwandsschätzung-Freigabe	Eine Aufwandsschätzung wurde freigegeben.
Aufwandsschätzung-Verantwortlicher-Änderung	Der Verantwortliche einer Aufwandsschätzung wurde geändert.
Leistung angelegt	Neue Leistung wurde angelegt.
Leistung gelöscht	Leistung wurde gelöscht.
Leistung geändert	Eine existierende Leistung wurde geändert.
Leistung zeitgesteuert	Wird permanent überprüft.
Leistung-Kunden-Änderung	Der Kunde einer Leistung hat sich geändert.
Leistung-Verantwortlicher-Änderung	Der Verantwortliche einer Leistung hat sich geändert.
Leistungs-Sammelaktion	Die Sammelaktion wurde benutzt.
Leistungs-Schaltfläche	Die Schaltfläche wurde betätigt.
Leistungsabschluss	Eine Leistung wurde abgeschlossen.
Leistungserfassung-Änderung	Eine Leistungserfassung wurde geändert.
Leistungsfreigabeprüfung	Eine Leistung wurde abgeschlossen und das Freigabecenter ist aktiviert.
Neue Leistungs-Nachricht	Eine neue Leistungs-Nachricht wurde angelegt.
Neue Vorgangs-Nachricht	Eine neue Vorgangs-Nachricht wurde angelegt.
Neuer Zeitraum-Planung-Termin Kommentar	Ein neuer Kommentar wurde zu einem Zeitraum-Planungs-Termin hinzugefügt.
Material-Sammelaktion	Die Sammelaktion wurde benutzt.
Protokoll angelegt	Neues Protokoll wurde angelegt.
Protokoll geändert	Ein existierendes Protokoll wurde geändert.
Protokoll zeitgesteuert	Wird permanent überprüft.
Protokoll gelöscht	Ein existierendes Protokoll wurde gelöscht.
Protokollabschluss	Ein Protokoll wurde abgeschlossen.
Protokoll-Verantwortlicher-Änderung	Der Verantwortliche eines Protokolls hat sich geändert.
Regel	Dieses Event wird an bestimmten Tagen ausgeführt. (Nur bei OnPremises Systemen)
Vorgang angelegt	Neuer Vorgang wurde angelegt.
Vorgang geändert	Ein existierender Vorgang wurde geändert.
Vorgang zeitgesteuert	Wird permanent überprüft.
Vorgang-Status-Änderung	Der Status eines Vorgangs hat sich geändert.
Vorgang-Verantwortlicher-Änderung	Der Verantwortliche eines Vorgangs hat sich geändert.
Vorgang-Priorität-Änderung	Die Priorität eines Vorgangs hat sich geändert.
Vorgangs-Sammelaktion	Die Sammelaktion wurde benutzt.
Vorgangs-Schaltfläche	Die Schaltfläche wurde betätigt.
Vorgang-Wiedervorlage	Eine Vorgangs-Wiedervorlage wurde ausgelöst.
Zeitraum-Planung-Status-Änderung	Der Status der Zeitraum-Planung hat sich geändert.
Zeitraum-Planung-Termin-Planungszeit-Änderung	Die Planungszeiten eines Zeitraum-Planungs-Termin haben sich geändert.
Zeitraum-Planung-Termin-Sammelaktion	Die Sammelaktion wurde benutzt.
Zeitraum-Planung-Termin-Schaltfläche	Die Schaltfläche wurde betätigt.
Zeitraum-Planung-Termin-Verschiebung	Das Datum eines Zeitraum-Planungs-Termin hat sich geändert.

Einstellungen

Bei Events Leistungs-Sammelaktion, Leistungs-Schaltfläche, Vorgangs-Sammelaktion, Vorgangs-Schaltfläche, Zeitraum-Planung-Termin-Schaltfläche und Zeitraum-Planung-Termin-Sammelaktion können zusätzliche Einstellungen definiert werden um die Beschriftung, Eingabefelder und das Styling zu definieren.

Name	Beschreibung
Bezeichnung	Definiert die Bezeichnung der Schaltfläche bzw. der Sammelaktion. Falls diese Einstellung nicht gesetzt wird, wird der Name der Automatisierung verwendet.
Eingabefeld	Definiert zusätzliche Eingabe Felder die dann z.B. über DocBee Skript verwendet abgefragt werden können. (siehe Eingabe-Felder)
Stil	Definiert den Stil der Schaltfläche und kann deswegen auch nur bei Schaltflächen Events verwendet werden. (siehe Stil)
In App anzeigen	Definiert, dass die Vorgangs- oder Leistungs-Schaltfläche auch in der App angezeigt wird. (siehe Synchronisation)
Für Kunden anzeigen	Definiert ob die Vorgangsschaltfläche auch für Kunden angezeigt wird

Hinweis: Um Schaltflächen ausschließlich für Kunden-Logins zu erstellen, lässt sich die Bedingung Benutzer - Typ - Ist gleich - Kunden-Login verwenden.

Eingabe-Felder

Feldbeschreibung

Name	Beschreibung
Feldtyp	Typ des Eingabefeldes
Feldbezeichnung	Die Feldbezeichnung des Eingabefeldes
Skript-Parameter-Name	Name des Feldes als DocBee-Skript-Parameter
Pflicht	Definiert ob dieses Feld bei der Eingabe ein Pflichtfeld ist

Stil

Name	Beschreibung
Standard	Standard Schaltfläche (grau)
Erfolg	Schaltfläche wird grün dargestellt
Gefährlich	Schaltfläche wird rot dargestellt
Info	Schaltfläche wird hellblau dargestellt
Primär	Schaltfläche wird blau dargestellt
Unter Mehr anzeigen	Schaltfläche wird im "Mehr" Menü angezeigt
Warnung	Schaltfläche wird orange dargestellt

Bedingungen

Feldbeschreibung

Name	Beschreibung
Objekt	Abhängig vom Event, stehen unterschiedliche Objekte zur Auswahl, auf die sich eine Bedingung bezieht
Eigenschaft	Abhängig vom gewählten Objekt, stehen unterschiedliche Eigenschaften zur Auswahl.
Operator	Der Operator beschreibt das Verhältnis, in dem die Eigenschaft zum Wert steht. (siehe Operatoren)
Wert	Definiert den Wert, welcher die Bedingung erfüllt. In Abhängigkeit vom Operator, erscheint dieser manchmal nur als Checkbox oder muss gar nicht gesetzt werden.

Synchronisation

Name	Beschreibung
Synchronisieren nach Ausführung	Es wird nach dem Betätigen der Schaltfläche mit der App synchronisiert
Nicht synchronisieren nach Ausführung	Es erfolgt keine Synchronisation nach dem Betätigen der Schaltfläche

Operatoren

Folgende Operatoren können in DocBee aktuell verwendet werden, wobei nicht alle Operatoren für jede Eigenschaft zur Verfügung stehen.

Name	Beschreibung
Ist leer	Es sind keine Daten zur Eigenschaft hinterlegt.
Ist nicht leer	Es sind Daten zur Eigenschaft hinterlegt.
Enthält	Enthalten die Daten der Eigenschaft den Wert.
Enthält alle	Enthalten die Daten der Eigenschaft den Wert. (Jede Zeichenkette muss mit einem ';' getrennt werden.)
Enthält beliebig	Enthalten die Daten der Eigenschaft den Wert. (Jede Zeichenkette muss mit einem ';' getrennt werden.)
ist / gleich	Die Daten der Eigenschaft sind gleich dem Wert.
nicht gleich	Die Daten der Eigenschaft sind nicht gleich dem Wert.
in	Die Daten der Eigenschaft gleichen einem der Werte, die in Wert angegeben wurden.
nicht in	Die Daten der Eigenschaft gleichen keinem der Werte, die in Wert angegeben wurde.
größer als	Die Daten der Eigenschaft sind größer als der Wert.
kleiner als	Die Daten der Eigenschaft sind kleiner als der Wert.
mehr als	Die Daten der Eigenschaft sind größer als die aktuelle Uhrzeit + Wert
weniger als	Die Daten der Eigenschaft sind weniger als die Aktuelle Uhrzeit - Wert
in Gruppe	Die Daten der Eigenschaft sind Bestandteil der Gruppe z.B. ist der Benutzer Teil der ausgewählten Gruppe
nicht in Gruppe	Die Daten der Eigenschaft sind nicht Bestandteil der Gruppe z.B. ist der Benutzer nicht Teil der ausgewählten Gruppe
länger als	Die Länge des Textes der Eigenschaft hat mehr als Wert Zeichen
kürzer als	Die Länge des Textes der Eigenschaft hat weniger als Wert Zeichen oder ist leer

Aktionen

DocBee stellt für die Automatisierung folgende Aktionen bereit, wobei nicht alle Aktionen bei allen Events zur Verfügung stehen.

Name	Beschreibung
Benachrichtigung an Verantwortlichen	Erzeugt eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen (falls ein Verantwortlicher gesetzt ist) und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage.
Benachrichtigung an alle Benutzer	Erzeugt eine Benachrichtigung an alle Benutzer und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage.
Benachrichtigung senden	Erzeugt eine Benachrichtigung für die ausgewählten Empfänger und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage.
Email an Kontakt	Sendet eine E-Mail an den Kontakt (falls ein Kontakt gesetzt ist) und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage. Die Nachricht kann optional auch zu einem verknüpften Vorgang oder Leistung als Nachricht hinzugefügt werden
Email an Verantwortlichen	Sendet eine E-Mail an den Verantwortlichen (falls ein Verantwortlicher gesetzt ist) und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage. Die Nachricht kann optional auch zu einem verknüpften Vorgang oder Leistung als Nachricht hinzugefügt werden
Email senden	Sendet eine E-Mail an die ausgewählten Empfänger und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage. Die Nachricht kann optional auch zu einem verknüpften Vorgang oder Leistung als Nachricht hinzugefügt werden
Email an Gruppe	Sendet eine E-Mail an eine Mitarbeiter-Gruppe und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage. Die Nachricht kann optional auch zu einem verknüpften Vorgang oder Leistung als Nachricht hinzugefügt werden
Leistung anlegen	Erzeugt eine neue Leistung und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage. (Falls der Auslöser ein Vorgangs-Event ist, wird die Leistung mit dem Vorgang verknüpft)
Leistung ändern	Ändert eine Leistung und setzt die Eigenschaft auf den ausgewählten Wert.
Leistung abschließen	Schließt eine Leistung ab, falls dies die Validierung erlaubt.
Leistung freigeben	Gibt eine Leistung frei, falls dies die Validierung erlaubt. (Falls die Leistung noch nicht abgeschlossen ist, erfolgt dies in diesem Schritt automatisch)
Link öffnen	Öffnet den Link, der als Wert hinterlegt wurde. (Der Link muss als Absoluter Link inklusive http:// bzw. https:// angegeben werden). Optional kann der Platzhalter %ID% verwendet werden, welcher bspw. mit der Vorgangs-ID ersetzt wird, falls das Event Vorgangs-Schaltfläche verwendet wird
Skript ausführen	Führt das ausgewählte DocBee Skript aus.
Vorgang anlegen	Erzeugt einen neuen Vorgang und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage. Optional kann eine Vorgangs-Verknüpfung gewählt werden die angewendet wird, falls ein Vorgang aus dem Event bestimmt werden konnte
Vorgang ändern	Ändert einen Vorgang und setzt die Eigenschaft auf den ausgewählten Wert.
Vorgang Fälligkeit bei SLA setzen	Setzt die Fälligkeit über ein SLA-Profil, verwendet aber anstelle der Startzeit des Vorgangs die aktuelle Uhrzeit.
Zur Nachrichten Ablage hinzufügen	Fügt das Objekt zur ausgewählten Nachrichten Vorlage hinzu.
Nachricht hinzufügen	Nachricht zu Vorgängen oder Leistungen hinzufügen.
Webhook	Ermöglicht das Ausführen eines HTTP Aufruf.
Abwesenheiten (Exportprofil)	Es wird ein automatischer Abwesenheitsexport erstellt und dieser via E-Mail verschickt. Dies gibt es nur bei dem Event "Regel" bei OnPremises Systemen.
Abrechnungsexport (PDF Preis Übersicht)	Es wird ein automatischer Abrechnungsexport der pdf-Preis-Übersicht erstellt und dieser via E-Mail verschickt. Dies gibt es nur bei dem Event "Regel" bei OnPremises Systemen.
Abrechnungsexport (PDF Übersicht)	Es wird ein automatischer Abrechnungsexport der pdf-Übersicht erstellt und dieser via E-Mail verschickt. Dies gibt es nur bei dem Event "Regel" bei OnPremises Systemen.
Abrechnungsexport (Exportprofil)	Es wird ein automatischer Abrechnungsexport erstellt und dieser via E-Mail verschickt. Dies gibt es nur bei dem Event "Regel" bei OnPremises Systemen.
Kunden-Objekt-Export (Exportprofil)	Es wird ein automatischer Kunden-Objekt-Export erstellt und dieser via E-Mail verschickt. Dies gibt es nur bei dem Event "Regel" bei OnPremises Systemen.

Hinweis: Falls eine Leistung oder ein Vorgang aus einem Protokoll Event erzeugt wird, können in der Vorlage die Protokoll-Platzhalter verwendet werden. Die Platzhalter können bei Leistungen im Tätigkeits-Name, Tätigkeits-Beschreibung und Tätigkeits-Interne Beschreibung verwendet werden. Bei Vorgängen können sie in der Beschreibung und der Internen Beschreibung verwendet werden. Hinweis: Für die Eigenschaft "Tag" gibt es in einem zusätzlichen Auswahlfeld die Möglichkeit entweder das Tag zu ersetzen, hinzuzufügen oder zu entfernen.

Beispiel:

In dieser Automatisierung ist folgendes definiert:
Wird ein Protokollabschluss abgeschlossen, dessen Kunden-Name den String "Mustermann GmbH" enthält, so wird eine Email mit dem Inhalt der Vorlage "Nachrichtenversand (Regel) ( Standard)" an Mitarbeiter A und Mitarbeiter B verschickt.

Webhook

Mithilfe der Webhook Reaktion können Drittsysteme direkt aus DocBee aufgerufen werden die über HTTP angesprochen werden können.

Feldbeschreibung

Name	Beschreibung
HTTP-Methode	Die HTTP Methode die verwendet werden soll
Header	Eine Liste von zusätzlichen Header die mit gesendet werden sollen, ein Header pro Zeile im Format HEADER_NAME=WERT. Es können Platzhalter und Umgebungsvariablen verwendet werden.
URL	Die URL inklusive http:// bzw. https://. Es können Platzhalter und Umgebungsvariablen verwendet werden.
Payload-Option	Definiert das Format des Payload bzw. ob überhaupt ein Payload mitgeschickt werden soll
Payload	Der Payload der je nach Payload-Option entweder einen Wert pro Zeile (x-www-form-urlencoded) oder ein gültiger JSON Wert seien muss. Es können Platzhalter und Umgebungsvariablen verwendet werden.