KI

Generelle Informationen

Was ist die KI?

DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit, sogenannte KI-Agents zu verwenden, um Ihre Arbeit zu unterstützen. Diese KI-Agents sind in der Lage, verschiedene Aufgaben automatisch zu übernehmen, wie z.B. das Verfassen von E-Mails, das Zusammenfassen von E-Mails oder das Befüllen von Protokollen.

Wann sollten Sie KI verwenden?

Falls Sie noch mehr in DocBee Automatisieren möchten.

KI

Um die KI zu aktiveren müssen Sie unter Administration > KI die Einstellungen bzw. Verknüpfungen vornehmen.

Einstellungen

Die Einstellungen definieren, ob die generelle KI-Funktionalität aktiviert ist.

Hinweis: Die veralteten Einstellungen dienen nur der Abwärtskompatibilität und sollten nicht mehr verwendet werden und durch KI-Agents ersetzt werden. Diese Einstellungen werden mit 2025.2 entfernt.

Funktion-Konfiguration

Einige Funktions-Aufrufe, die ein KI-Agent aufrufen kann, benötigen weitere Einstellungen.

Google Web Suche

Name	Beschreibung
API Key	Definiert, einen Google API Key für die Web Suche
CSE Key	Programmable Search Engine Key für die Web Suche

Die API Keys sind nicht von DocBee, sondern von Google. Sie müssen sich bei Google registrieren und die API Keys dort anlegen. Weitere Informationen finden Sie hier

KI-Embeddings

DocBee unterstützt KI-Embeddings, mit denen in der DocBee Datenbank gespeicherte Daten durchsucht werden können. Die Embeddings für Vorgangs-Daten werden zurzeit genutzt, um ähnliche Vorgänge zu finden.

Name	Beschreibung
Aktiviert	Aktiviert die KI-Embeddings in DocBee
URL	URL zum Embeddings Endpoint (Dieser muss OpenAI Kompatibel sein)
API Key	API Key für den Embeddings Endpoint
Modell	Modell für die KI-Embeddings (Muss eine Dimension von 768 unterstützen)
Tage in der Vergangenheit	Anzahl der Tage in der Vergangenheit die verarbeitet werden sollen um Embeddings zu erstellen. Diese werden dann in der Datenbank gespeichert und können für die KI-Embeddings verwendet werden. Leer bedeutet keine Limitierung
Maximale Ähnlichkeits-Distanz	Die Maximale Kosinus-Distanz die für die Ähnlichkeits-Suche verwendet werden soll. Je kleiner der Wert, desto ähnlicher sind die Ergebnisse. 0 bedeutet identisch und 2 bedeutet vollständig unterschiedlich. Der Standardwert ist 0,02
Vorgangs-Beschreibung	Definiert, ob Embeddings für die Vorgangs-Beschreibung erstellt werden
Vorgangs-Interne-Beschreibung	Definiert, ob Embeddings für die Vorgangs-Interne-Beschreibung erstellt werden
Nachrichten	Definiert, ob Embeddings für Nachrichten erstellt werden
Tätigkeits-Beschreibung	Definiert, ob Embeddings für die Tätigkeits-Beschreibung erstellt werden
Tätigkeits-Interne-Beschreibung	Definiert, ob Embeddings für die Tätigkeits-Interne-Beschreibung erstellt werden

KI-Agenten

Die KI-Agenten sind die einzelnen Aktionen, die Sie in DocBee verwenden können. Diese Aktionen sind in der Regel auf eine bestimmte Aufgabe spezialisiert, wie z.B. das Verfassen von E-Mails oder das Zusammenfassen von E-Mails. Einige Beispiele finden Sie weiter unten.

Einstellungen

Name	Beschreibung
Name	Name des KI-Agent
Aktiviert	Gibt an, ob der KI-Agent aktiviert ist. Wenn nicht aktiviert, wird der KI-Agent nicht ausgeführt.
Typ	Der Typ des KI-Agents (kann nachträglich nicht mehr geändert werden)
Modell	Das Modell was für diesen KI-Agent verwendet werden soll z.B. gpt-4o-mini. Das Modell muss vom KI-Provider unterstützt werden
KI-Provider	Der KI-Provider der für diesen KI-Agent verwendet werden soll (Siehe KI-Provider)
Temperature	Definiert wie sehr die KI "Kreativ" seien darf. (1.0 bedeutet sehr kreativ und 0.1 wenig kreativ)
Funktionen	Eine Liste von Funktionen die dieser KI-Agent ausführen darf. Es sollten immer nur Funktionen verwendet werden die auch wirklich benötigt werden um falsche Ausführung zu vermeiden.
Instruktionen	Die allgemeinen Instruktionen für den KI-Agent
Nachrichten/Aktionen	Die eigentliche Beschreibung, was der KI-Agent machen soll, sowie die Daten inkl. Platzhalter-Unterstützung und Nachrichten-Logik, die zur Verfügung stehen sollen.

Typen

Mail-Parser

KI-Agenten mit diesem Typ können in der Mailparser-Konfiguration oder beim Outlook Add-In verwendet werden, um E-Mails zu verarbeiten.

Nachrichten

KI-Agenten mit diesem Typen stehen als Schaltfläche beim Versenden von E-Mails zur Verfügung.

Hinweis: Alle aktivierten KI-Agenten werden automatisch als Schaltfläche angezeigt

Tätigkeits-Beschreibung

KI-Agenten mit diesem Typen stehen als Schaltfläche beim Schreiben von Tätigkeitsbeschreibungen zur Verfügung.

Hinweis: Alle aktivierten KI-Agenten werden automatisch als Schaltfläche angezeigt

Automatisierung

Diese KI-Agenten können in der Automatisierung ausgewählt werden, um unter bestimmten Bedingungen ausgeführt zu werden.

Funktionen

DocBee ermöglicht es, verschiedene Funktionen zu verwenden, um zu definieren, was der KI-Agent machen kann, falls nötig.

Aktuelle Zeit

Liefert die aktuelle Zeit, Zeitzone und Datum zurück.

Mögliche Anwendungsfälle

• Das Aktualisieren von Fälligkeiten

Erstelle eine Vorgangs-/Leistungsnachricht

Erstelle einer neue Vorgangs- bzw. Leistungsnachricht.

Hinweis: Es kann auch definiert werden ob, diese Nachricht als intern oder extern markiert werden soll.

Beispiel

Füge eine neue Nachricht mit dem Inhalt "Hallo DocBee" hinzu

Google Websuche

Fragt die Google Websuche ab und gibt die Ergebnisse zurück, damit diese weiterverarbeitet werden können.

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie unter Einstellungen > Funktion-Konfiguration > Google Web Suche einen Google API Key und CSE Key hinterlegt haben, wo durch zusätzlich Kosten entstehen können.

Beispiel

Suche nach "DocBee"

Mögliche Anwendungsfälle

• Finde Informationen zu einem bestimmten Thema zur weiteren Verarbeitung

Link öffnen

Öffnet einen absoluten Link.

Hinweis: Diese Funktion sollte nur bei KI-Agenten vom Typ Automatisierung verwendet werden, die auf eine Schaltfläche ausgeführt werden. Da sonst der Link nicht geöffnet wird.

Beispiel

Öffne den Link https://www.docbee.com

Mögliche Anwendungsfälle

• Aufrufen einer Suchmaschine mit einem vorher definierten Suchbegriff

Protokoll-Datenfelder abfragen

Erstellt eine Protokoll-Datenstruktur, die Sie dann in der Funktion Protokoll-Datenfelder setzen verwenden können. Im Protokoll müssen die Felder einen Feldnamen haben, damit diese berücksichtigt werden können.

Beispiel

Frage die Protokoll-Daten ab oder Erstelle eine Datenstruktur der Protokoll-Daten

Mögliche Anwendungsfälle

• Automatisches befüllen von Protokollen-Feldern aus E-Mail Daten
• Automatisches befüllen von Protokollen-Feldern aus Fließtext

Protokoll-Datenfelder setzen

Aktualisiert ein Protokoll mit Daten, die vorher von der Funktion Protokoll-Datenfelder abfragen bereitgestellt wurde.

Beispiel

Aktualisieren das Protokoll über die Protokoll-Datenstruktur.

Mögliche Anwendungsfälle

• Automatisches befüllen von Protokollen-Feldern aus E-Mail Daten
• Automatisches befüllen von Protokollen-Feldern aus Fließtext

Sende E-Mail

Versendet eine E-Mail.

Beispiel

Sende eine E-Mail an info@docbee.com mit dem Betreff "KI Rocks" und dem Inhalt "Hallo DocBee"

Sende E-Mail aus Vorlage

Versendet eine E-Mail und verwendet dafür eine Nachrichten-Vorlage.

Beispiel

Sende eine E-Mail an info@docbee.com mit der Vorlage "KI-Vorlage"

Vorgang Tags hinzufügen

Fügt neue Tags zu einem Vorgang hinzu.

Beispiel

Füge den Tag "Notfall" hinzu

Mögliche Anwendungsfälle

• Weitere Kategorisierung von Vorgängen bei Eingang von E-Mails

Vorgang ändern

Ändert einen Vorgang in DocBee und ermöglicht, dass ändern des Status, der Priorität, der Kategorie, der Beschreibungen, der internen Beschreibung des Verantwortlichen, der Abteilung und der Fälligkeit.

Beispiel

Ändere den Status des Vorgangs auf Geschlossen

Mögliche Anwendungsfälle

• Zusammenfassen von E-Mails für die Vorgangs-Beschreibung
• Setzen der Kategorie aus E-Mail Daten
• Bestimmen der Priorität aus E-Mail Daten

Ergebnis erstellen

Diese Funktion kann z.B. in der Leistungsabschlussprüfung verwendet werden, um ein Ergebnis zu erstellen. Anstatt die Antwort des KI-Agenten als Text zurückzugeben, wird ein Ergebnis erstellt, das dann in der Leistungsabschlussprüfung verwendet werden kann.

Beispiel

Gebe das Ergebnis "false" zurück

MCP-Tools

Zusätzlich zu den Standard-Funktionen kann der KI-Agent auch MCP-Tools verwenden, die in DocBee hinterlegt sind. Die MCP-Tools können in der MCP-Server Liste verwaltet werden.

KI-Provider

DocBee betreibt keine eigenen KI-Modelle, sondern ermöglicht eine Anbindung von KI-Providern, die dann die KI-Modelle bereitstellen. Damit Sie je nach Datenschutzklassifizierung oder Kostenstruktur den richtigen KI-Provider auswählen können, ist es möglich, mehrere KI-Provider in DocBee zu hinterlegen.

Hinweis: DocBee unterstützt aktuell nur OpenAI kompatible KI-Provider. Damit die KI-Agenten Funktionen aufrufen können müssen die Anbieter Function Calling bzw. Tool Calling unterstützen.

Info: Falls Sie einen lokalen KI-Provider verwenden möchten, können Sie dies z.B. über ollama erreichen. ollama unterstützt sowohl Tool Calling und stellt eine OpenAI kompatible API bereit.

Einstellungen

Name	Beschreibung
Name	Name des Anbieters
URL	Die URL zur OpenAI Kompatible API z.B. https://api.openai.com/v1/chat/completions
API Key	API Key zum Anbieter
Typ	Typ des KI-Provider (Aktuell nur OpenAI kompatible)
Aktiviert	Aktiviert bzw. Deaktiviert den KI-Provider

MCP-Server

Sie können in DocBee MCP-Server hinterlegen, die dann Tools für die KI-Agenten bereitstellen können. Zurzeit werden vom MCP-Server nur Tools abgefragt.

Name	Beschreibung
Name	Name des MCP-Servers
URL	URL zum MCP-Server
Token	API Key zum MCP-Server (momentan werden nur Bearer Token unterstützt)

MCP-Tools

Wenn Sie einen MCP-Server hinterlegen, können Sie MCP-Tools importieren, die dann in den KI-Agenten verwendet werden können. Öffnen Sie dazu den Dialog MCP-Tool hinzufügen und wählen Sie ein Tool aus dem MCP-Server aus. Danach ist das Tool in den KI-Agenten verfügbar. Falls der MCP-Server aktualisiert wird, können Sie die Tools in DocBee ebenfalls aktualisieren, indem Sie in der Ansicht des MCP-Servers auf MCP-Tool aktualisieren klicken.

Hinweis: Als Ergebnis des MCP-Tools wird zurzeit nur Text unterstützt.

Beispiel KI-Agents

E-Mail Zusammenfassung & Kategorisierung

Der folgende KI-Agent kann dazu verwendet werden, um E-Mails zusammenzufassen und die Kategorie des Vorgangs zu setzen beim Erstellen eines neuen Vorgangs über einen Mailparser.

Hinweis: Dieser KI-Agent muss damit er funktioniert, unter Administration > Vorgang > Mail Parser Konfiguration ausgewählt werden.

Parameter

Name	Wert
Name	Mail-Parser Agent
Aktiviert	Ja
Typ	Mail-Parser
Modell	gpt-4o-mini
KI-Provider	Eine OpenAI Provider z.B. direkt OpenAI oder Langdock
Temperature	0.1
Funktionen	Vorgang ändern

Instruktionen

You are a helpful assistant.
All Answers should be written in german.

If a tool call return an error skip the tool call and procced without it without retrying.

Hinweis: Eine allgemeine Instruktion in Englisch, da die KI-Modelle auf Englisch trainiert sind. Die Antworten werden aber in der Sprache des Benutzers zurückgegeben.

Nachrichten/Aktionen

Ändere den Vorgang und setzte die Beschreibung des Vorgangs auf eine Zusammenfassung von maximal 2 Sätzen des mit <inhalt> gekennzeichenten Textes.
Zusätzlich ändere die Kategorie des Vorgangs auf die möglichst passende Kategorie anhand des <inhalt>.
Ändere keine anderen Werte auf dem Vorgang in dem du eine leere Zeichenkette übergibst.

<inhalt>
%VORGANGSNACHRICHT_BETREFF%
%VORGANGSNACHRICHT_INHALT%
</inhalt>

Mögliche Erweiterungen: Hier könnten noch weitere Anweisungen verwendet werden um z.B. die Fälligkeit oder die Priorität zu setzen.

Übergebene Daten

In diesem Beispiel wird der Betreff und der vollständige Text-Inhalt der E-Mail übergeben. Zusätzlich werden durch die Funktion, die in DocBee hinterlegten Vorgangs-Kategorien, -Status und -Prioritäten übergeben, damit der KI-Agenten diese bestimmen kann.

Unterstützung beim Schreiben einer E-Mail

Der folgende KI-Agent kann dazu verwendet werden, um beim Schreiben von E-Mails zu unterstützen.

Parameter

Name	Wert
Name	Allgemein (Der Name wird so im Nachrichten Fenster angezeigt)
Aktiviert	Ja
Typ	Nachrichten
Modell	gpt-4o-mini
KI-Provider	Eine OpenAI Provider z.B. direkt OpenAI oder Langdock
Temperature	0.1
Funktionen	-

Instruktionen

You are a helpful assistant.
All Answers should be written in german.

Hinweis: Eine allgemeine Instruktion in Englisch, da die KI-Modelle auf Englisch trainiert sind. Die Antworten werden aber in der Sprache des Benutzers zurückgegeben.

Nachrichten/Aktionen

Formuliere eine professionelle E-Mail aus den Daten in der nächsten Nachricht und zusätzlich den Information im <data> Tag.
Es soll nur der Inhalt der E-Mail zurückgegeben werden ohne weitere Anweisungen und ohne Betreff.

<data>
Empfänger: %KUNDENKONTAKT_NAME%
</data>

Hinweis: DocBee übergibt den im Nachrichten-Fenster markierten Bereich als weitere Nachricht an den KI-Agenten.

Mögliche Erweiterungen: Es könnten weitere Informationen wie die Vorgangs-Beschreibung übergeben werden, um das Ergebnis zu verbessern.

Übergebene Daten

In diesem Beispiel wird der vom Benutzer markierte Bereich und der Name des Kundenkontakts übergeben.

Der Kundenkontakt-Name wäre nicht zwangsläufig notwendig und könnte auch weggelassen werden.

Übersetzen beim Schreiben einer E-Mail

Der folgende KI-Agent kann dazu verwendet werden, um beim Schreiben von E-Mails den Text zu übersetzen.

Hinweis: Da in DocBee mehrere KI-Agenten für Nachrichten verwendet werden können, kann dieser KI-Agent auch als Übersetzungs-Agent verwendet werden.

Parameter

Name	Wert
Name	Englisch (Der Name wird so im Nachrichten Fenster angezeigt)
Aktiviert	Ja
Typ	Nachrichten
Modell	gpt-4o-mini
KI-Provider	Eine OpenAI Provider z.B. direkt OpenAI oder Langdock
Temperature	0.1
Funktionen	-

Instruktionen

You are a helpful assistant.

Nachrichten/Aktionen

Translate the following to english.

Hinweis: DocBee übergibt den im Nachrichten-Fenster markierten Bereich als weitere Nachricht an den KI-Agenten.

Übergebene Daten

In diesem Beispiel wird der vom Benutzer markierte Bereich übergeben.

Protokoll-Daten Übernahme aus Vorgangs-Nachrichten

Der folgende KI-Agent kann dazu verwendet werden, um ein Protokoll mit Daten zu befüllen, die in den Vorgangs-Nachrichten enthalten sind. Alle Felder die nicht bestimmt werden konnten, werden in einer neuen internen Nachricht an den Benutzer zurückgegeben, damit diese dann manuell befüllt werden können.

Hinweis: Dieser KI-Agent kann als Automatisierung auf einer Protokoll-Schaltfläche gestartet werden, könnte aber auch über eine andere Automatisierung gestartet werden.

Parameter

Name	Wert
Name	Protokoll-Datenübernahme
Aktiviert	Ja
Typ	Automatisierung
Modell	gpt-4o-mini
KI-Provider	Eine OpenAI Provider z.B. direkt OpenAI oder Langdock
Temperature	0.1
Funktionen	Protokoll-Datenfelder abfragen, Protokoll-Datenfelder setzen, Erstelle eine Vorgangs-/Leistungsnachricht

Instruktionen

You are a helpful assistant.
You will get steps which must be executed in order!
All Answers should be written in german.

If a tool call return an error skip the tool call and procced without it without retrying.

Nachrichten/Aktionen

Schritt 1:
Holen der Datenstruktur aus dem Protokoll

Schritt 2:
Bestimmen der Werte für "value" aus den Daten die innerhalb des <inhalt> Tags, wobei pro Datenfeld beschrieben ist welche Wert für "value" hinterlegt werden soll. Falls du den Wert nicht bestimmen kannst lasse ihn leer.
Lasse sonst die Datenstruktur so wie sie im Schritt 1 geliefert wurde.

Schritt 3:
Übergebe die Datenstruktur an das Protokoll wobei das JSON-Array und die darin enthalten JSON-Objekte valide sein müssen und dem JSON-Standards entsprechen müssen. Es darf keine Syntaxfehler enthalten sein.
Überprüfen bitte sorgfältig, dass es ein gültiges JSON ist, falls nicht korrigiere es.

Schritt 4:
Für alle Werte die du nicht bestimmen konntest erstelle eine neue interne Vorgangs-Nachricht mit Fragen die noch zu klären sind.

<inhalt>
<docbee_object input='protocolDocument.ticket' var='ticket'>
<docbee_each input='ticket.messages' var='message' sort='receivedDate' ascending='false' limit='1'>
%message.subject%
%message.content%
</docbee_each>
</docbee_object>
</inhalt>

Hinweis: Dieser KI-Agent verwendet die DocBee Nachrichten-Logik, um an die letzte Vorgangs-Nachricht zu kommen.

Mögliche Erweiterungen: Damit z.B. Zusatzlisten im Protokoll richtig bestimmt werden, könnten die möglichen Werte für Felder mit in Schritt 2 übergeben werden.

Übergebene Daten

In diesem Beispiel werden die Gruppen, Feldnamen und des Protokolls übergeben. Zusätzlich wird der Betreff und die Inhalte der letzten Vorgangs-Nachricht übergeben.

FAQ

Wie sieht es beim Thema Datenschutz aus?

Da Sie bestimmen können welchen KI-Provider Sie verwenden, können Sie auch bestimmen, wo Ihre Daten verarbeitet werden. Zusätzlich können Sie selbst durch Platzhalter und Nachrichten-Logik bestimmen, welche Daten an den KI-Provider übergeben werden und das pro Anwendungsfall.

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie vor dem Einsatz mit Ihren Datenschützern sprechen und die Verwendung der KI-Agents abklären.

Wie generiere ich bei OpenAI einen eigenen API-KEY?

1. OpenAI-Konto erstellen oder anmelden

• Gehe zu https://platform.openai.com/signup
• Falls du bereits ein Konto hast, kannst du dich direkt hier anmelden: https://platform.openai.com/login

2. E-Mail-Adresse verifizieren

3. Projekt anlegen

• Ggf. muss ein neues Projekt angelegt werden, dies geht unter https://platform.openai.com/settings/organization/projects

4. API-Key generieren

• Besuche https://platform.openai.com/api-keys
• Klicke auf "+ Create new secret key"
• Gib dem Key einen Namen und klicke auf "Create secret key"
• Wichtig: Kopiere den Key sofort und speichere ihn sicher – du kannst ihn später nicht erneut einsehen!

[WICHTIG!] 5. Zahlungsinformationen hinzufügen

Für die Nutzung der API ist es zwingend notwendig, dass Zahlungsinformationen hinterlegt sind, da Kosten anfallen können/ werden.

• Gehe zu https://platform.openai.com/account/billing und wähle einen Plan aus

URL für KI-Provider

• Die benötigte "URL" für den KI-Provider in DocBee lautet bei OpenAI: https://api.openai.com/v1/chat/completion

Wie generiere ich bei Langdock einen eigenen API-KEY?

1. Bei Langdock anmelden

• Gehe zu https://app.langdock.com und melde dich mit deinem Konto an.
• Falls du noch kein Konto hast, kannst du dich dort registrieren.

2. In die Workspace-Einstellungen wechseln

• Klicke oben rechts auf dein Profilbild oder Workspace-Namen.
• Wähle „Workspace Settings“ aus dem Menü.

3. API-Bereich öffnen

• In den Einstellungen findest du links den Menüpunkt „API“ unter „Products“.
• Klicke darauf, um zur API-Verwaltung zu gelangen.

4. API-Key erstellen

• Klicke auf "Create new API key".
• Gib dem Key einen Namen.
• Klicke auf "Create API key".
• Wichtig: Kopiere den Key sofort – du kannst ihn später nicht mehr einsehen!