KI

Generelle Informationen

Was ist die KI?

DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit, sogenannte KI-Agents zu verwenden, um Ihre Arbeit zu unterstützen. Diese KI-Agents sind in der Lage, verschiedene Aufgaben automatisch zu übernehmen, wie z.B. das Verfassen von E-Mails, das Zusammenfassen von E-Mails oder das Befüllen von Protokollen.

Wann sollten Sie KI verwenden?

Falls Sie noch mehr in DocBee Automatisieren möchten.

KI

Um die KI zu aktiveren müssen Sie unter Administration > KI die Einstellungen bzw. Verknüpfungen vornehmen.

Einstellungen

Die Einstellungen definieren, ob die generelle KI-Funktionalität aktiviert ist.

Hinweis: Die veralteten Einstellungen dienen nur der Abwärtskompatibilität und sollten nicht mehr verwendet werden und durch KI-Agents ersetzt werden. Diese Einstellungen werden mit 2025.2 entfernt.

Funktion-Konfiguration

Einige Funktions-Aufrufe, die ein KI-Agent aufrufen kann, benötigen weitere Einstellungen.

Google Web Suche

Name	Beschreibung
API Key	Definiert, einen Google API Key für die Web Suche
CSE Key	Programmable Search Engine Key für die Web Suche

Die API Keys sind nicht von DocBee, sondern von Google. Sie müssen sich bei Google registrieren und die API Keys dort anlegen. Weitere Informationen finden Sie hier

KI-Embeddings

DocBee unterstützt KI-Embeddings, mit denen in der DocBee Datenbank gespeicherte Daten durchsucht werden können. Die Embeddings für Vorgangs-Daten werden zurzeit genutzt, um ähnliche Vorgänge zu finden.

Name	Beschreibung
Aktiviert	Aktiviert die KI-Embeddings in DocBee
URL	URL zum Embeddings Endpoint (Dieser muss OpenAI Kompatibel sein)
API Key	API Key für den Embeddings Endpoint
Modell	Modell für die KI-Embeddings (Muss eine Dimension von 768 unterstützen)
Tage in der Vergangenheit	Anzahl der Tage in der Vergangenheit die verarbeitet werden sollen um Embeddings zu erstellen. Diese werden dann in der Datenbank gespeichert und können für die KI-Embeddings verwendet werden. Leer bedeutet keine Limitierung
Maximale Ähnlichkeits-Distanz	Die Maximale Kosinus-Distanz die für die Ähnlichkeits-Suche verwendet werden soll. Je kleiner der Wert, desto ähnlicher sind die Ergebnisse. 0 bedeutet identisch und 2 bedeutet vollständig unterschiedlich. Der Standardwert ist 0,02
Vorgangs-Beschreibung	Definiert, ob Embeddings für die Vorgangs-Beschreibung erstellt werden
Vorgangs-Interne-Beschreibung	Definiert, ob Embeddings für die Vorgangs-Interne-Beschreibung erstellt werden
Nachrichten	Definiert, ob Embeddings für Nachrichten erstellt werden
Tätigkeits-Beschreibung	Definiert, ob Embeddings für die Tätigkeits-Beschreibung erstellt werden
Tätigkeits-Interne-Beschreibung	Definiert, ob Embeddings für die Tätigkeits-Interne-Beschreibung erstellt werden

KI-Agenten

Hinweis: Diese Funktionalität befindet sich aktuell im Beta Status.

Die KI-Agenten sind die einzelnen Aktionen, die Sie in DocBee verwenden können. Diese Aktionen sind in der Regel auf eine bestimmte Aufgabe spezialisiert, wie z.B. das Verfassen von E-Mails oder das Zusammenfassen von E-Mails. Einige Beispiele finden Sie weiter unten.

Einstellungen

Name	Pflicht	Beschreibung
Aktiviert	Ja	Gibt an, ob der KI-Agent aktiviert ist. Wenn nicht aktiviert, wird der KI-Agent nicht ausgeführt.
Name	Ja	Name des KI-Agent
Typ	Ja	Der Typ des KI-Agents (kann nachträglich nicht mehr geändert werden)
Modell	Ja	Das Modell was für diesen KI-Agent verwendet werden soll z.B. gpt-4o-mini. Das Modell muss vom KI-Provider unterstützt werden
KI-Provider	Ja	Der KI-Provider der für diesen KI-Agent verwendet werden soll (Siehe KI-Provider)
Temperature	Ja	Definiert wie sehr die KI "Kreativ" seien darf. (1.0 bedeutet sehr kreativ und 0.1 wenig kreativ)
Erweitere Einstellungen	Nein	Aktiviert die erweiterten Einstellungen
Reasoning Effort	Nein	Steuerparameter für das Reasoning des Modells (z. B. OpenAI o-Modelle)
Max. Tokens	Nein	Maximale Anzahl an Tokens in der Modellantwort
Zusätzliche Parameter	Nein	Weitere Provider-Parameter, die 1:1 an die LLM-API weitergeleitet werden
Beschreibung	Nein	Wird als Tool-Beschreibung verwendet, wenn dieser Agent als Subagent aufgerufen wird.
Memory	Ja	Aktiviert ein Gedächtnis, das Daten über Sessions hinweg speichert. Das Gedächtnis kann jederzeit eingesehen, bearbeitet oder geleert werden.
Funktionen	Nein	Eine Liste von Funktionen, die dieser KI-Agent ausführen darf. Es sollten immer nur Funktionen verwendet werden, die auch wirklich benötigt werden, um falsche Ausführung zu vermeiden.
MCP-Tools	Nein	Eine Liste von MCP-Tools, die dieser KI-Agent ausführen darf. Es sollten immer nur Tools verwendet werden, die auch wirklich benötigt werden, um falsche Ausführung zu vermeiden.
Subagenten	Nein	Ein Subagent kann in anderen Agenten wie ein Tool-Call eingesetzt und bei Bedarf automatisch ausgeführt werden.
Identitäten*	Nein	Beschreibung der Identität des Agenten (z.B. Persona, Ton, Sprache).
Instruktionen*	Nein	Die allgemeinen Instruktionen für den KI-Agent
Ausgabe Format*	Nein	Beschreibung des Ausgabe-Format (z.B. JSON, Listen, Markdown)
Kontext*	Nein	Beschreibung von z.B Domänenwissen oder Hintergrundinformationen
Aktion*	Ja	Die eigentliche Beschreibung, was der KI-Agent machen soll.

* Platzhalter und dynamische Nachrichteninhalte sollten nur mit Vorsicht eingebaut werden. Nicht validierte Nutzereingaben können Prompt-Injection-Angriffe ermöglichen.

Zusätzliche Parameter

Name	Pflicht	Beschreibung
Parameter-Name	Ja	Name, der an die LLM-API weitergereicht wird.
Typ	Ja	String, Zahl oder Boolean
Wert	Nein	Wert, den der Parameter halten soll.

Typen

Mail-Parser

KI-Agenten mit diesem Typ können in der Mailparser-Konfiguration oder beim Outlook Add-In verwendet werden, um E-Mails zu verarbeiten.

Nachrichten

KI-Agenten mit diesem Typen stehen als Schaltfläche beim Versenden von E-Mails zur Verfügung.

Hinweis: Alle aktivierten KI-Agenten werden automatisch als Schaltfläche angezeigt

Tätigkeits-Beschreibung

KI-Agenten mit diesem Typen stehen als Schaltfläche beim Schreiben von Tätigkeitsbeschreibungen zur Verfügung.

Hinweis: Alle aktivierten KI-Agenten werden automatisch als Schaltfläche angezeigt

Automatisierung

Diese KI-Agenten können in der Automatisierung ausgewählt werden, um unter bestimmten Bedingungen ausgeführt zu werden.

Vorgangs-Agent / Leistungs-Agent

Diese KI-Agenten können in einem Vorgang bzw. einer Leistung als Verantwortlicher ausgewählt werden. Der KI-Agent wird dann ausgeführt und kann mithilfe der definierten Funktionen den Vorgang bzw. die Leistung bearbeiten. Jedes mal, wenn der Vorgang / die Leistung aktualisiert wird, oder eine neue Nachricht hinzugefügt wird, kann der KI-Agent erneut reagieren. Dabei merkt sich der KI-Agent alle vorherigen Aktionen, die er durchgeführt hat.

Beispiel

Du bist verantwortlich für die Kundenkommunikation und Gruppierung dieses Vorgangs. Wenn das Problem des Kunden nicht
genau beschrieben ist, frage höflich nach weiteren Informationen. Fasse alle eingehenden Nachrichten zusammen und
aktualisiere die Vorgangs-Beschreibung entsprechend. Gruppiere den Vorgang in die passende Kategorie basierend auf dem
Inhalt der Nachrichten. Sobald die Beschreibung ausreichend ist und der Vorgang kategorisiert wurde, setze den
Verantwortlichen auf den vorherigen Verantwortlichen zurück.

Funktionen

DocBee ermöglicht es, verschiedene Funktionen zu verwenden, um zu definieren, was der KI-Agent machen kann, falls nötig.

Hinweis: Die KI-Funktionen können Werte nicht nur über den Namen, sondern auch über die interne ID finden. Zusätzlich geben KI-Funktionen ähnliche Werte zurück, falls kein genauer Treffer gefunden wurde.

Aktuelle Zeit

Name: db_system_time

Liefert die aktuelle Zeit, Zeitzone und Datum zurück.

Mögliche Anwendungsfälle

• Das Aktualisieren von Fälligkeiten

Gültige Verträge abfragen

Name: db_agreements_search

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
customer	Nein	String	Kunde (Name oder ID), sofern nicht aus dem Vorgang bekannt
customerLocation	Nein	String	Standort (Name oder ID), sofern nicht aus dem Vorgang bekannt
customerObject	Nein	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Namen oder IDs der Kunden-Objekte (falls nicht aus dem Vorgang)

Liefert die gültigen Verträge zurück, die zu einem Vorgang bzw. zu Kunde, Standort und Kunden-Objekt gehören.

Hinweis: Im Kontext eines Vorgangs oder einer Leistung können Kunde, Standort und Kunden-Objekt ausgelesen werden. Die Parameter überschreiben diese Angaben, falls Sie sie explizit setzen möchten.

Erstelle eine Vorgangs-/Leistungsnachricht

Name: db_ticket_message_create

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
message	Ja	String	Nachrichtentext (HTML erlaubt)
internal	Nein	Boolean	Standard true (interne Nachricht)
subject	Nein	String	Betreff, optional

Erstelle eine neue Vorgangs- bzw. Leistungsnachricht. Der KI-Agent wird als Absender der Nachricht angezeigt.

Hinweis: Es kann auch definiert werden ob, diese Nachricht als intern oder extern markiert werden soll.

Beispiel

Füge eine neue Nachricht mit dem Inhalt "Hallo DocBee" hinzu

Google Websuche

Name: db_google_web_search

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
query	Ja	String	Suchbegriff, max. ~2048 Zeichen

Fragt die Google Websuche ab und gibt die Ergebnisse zurück, damit diese weiterverarbeitet werden können.

Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie unter Einstellungen > Funktion-Konfiguration > Google Web Suche einen Google API Key und CSE Key hinterlegt haben, wo durch zusätzlich Kosten entstehen können.

Beispiel

Suche nach "DocBee"

Mögliche Anwendungsfälle

• Finde Informationen zu einem bestimmten Thema zur weiteren Verarbeitung

Link öffnen

Name: db_open_link

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
link	Ja	String	Vollständige URL, bevorzugt https://

Öffnet einen absoluten Link.

Hinweis: Diese Funktion sollte nur bei KI-Agenten vom Typ Automatisierung verwendet werden, die auf eine Schaltfläche ausgeführt werden. Da sonst der Link nicht geöffnet wird.

Beispiel

Öffne den Link https://www.docbee.com

Mögliche Anwendungsfälle

• Aufrufen einer Suchmaschine mit einem vorher definierten Suchbegriff

Protokoll-Datenfelder abfragen

Name: db_protocol_get_data_field_struct

Erstellt eine Protokoll-Datenstruktur, die Sie dann in der Funktion Protokoll-Datenfelder setzen verwenden können. Im Protokoll müssen die Felder einen Feldnamen haben, damit diese berücksichtigt werden können.

Beispiel

Frage die Protokoll-Daten ab oder Erstelle eine Datenstruktur der Protokoll-Daten

Mögliche Anwendungsfälle

• Automatisches befüllen von Protokollen-Feldern aus E-Mail Daten
• Automatisches befüllen von Protokollen-Feldern aus Fließtext

Protokoll-Datenfelder setzen

Name: db_protocol_set_data_field_struct

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
data	Ja	JSON-Array/String	Struktur mit id, type, value

Aktualisiert ein Protokoll mit Daten, die vorher von der Funktion Protokoll-Datenfelder abfragen bereitgestellt wurde.

Beispiel

Aktualisieren das Protokoll über die Protokoll-Datenstruktur.

Mögliche Anwendungsfälle

• Automatisches befüllen von Protokollen-Feldern aus E-Mail Daten
• Automatisches befüllen von Protokollen-Feldern aus Fließtext

Sende E-Mail

Name: db_send_mail

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
recipients	Ja	List/String	Empfänger (Komma oder JSON-Array)
ccRecipients	Nein	List/String	CC-Empfänger
subject	Nein	String	Betreff
textContent	Ja	String	Text-Inhalt
htmlContent	Ja	String	HTML-Inhalt (bei Plain: gleichsetzen)

Versendet eine E-Mail.

Beispiel

Sende eine E-Mail an info@docbee.com mit dem Betreff "KI Rocks" und dem Inhalt "Hallo DocBee"

Sende E-Mail aus Vorlage

Name: db_send_mail_from_message_template

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
templateName	Ja	String	Name der Vorlage
recipients	Ja	List/String	Empfänger
ccRecipients	Nein	List/String	CC-Empfänger

Versendet eine E-Mail und verwendet dafür eine Nachrichten-Vorlage.

Beispiel

Sende eine E-Mail an info@docbee.com mit der Vorlage "KI-Vorlage"

Sende E-Mail-Antwort auf Vorgangs-/Leistungs-Nachricht

Name: db_ticket_message_reply

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
ticketMessageId	Ja	Long	ID der Ursprung-Nachricht
subject	Ja	String	Betreff der Antwort
textContent	Ja	String	Text-Teil der E-Mail
htmlContent	Ja	String	HTML-Teil der E-Mail

Versendet eine E-Mail als Antwort auf eine Vorgangs- oder Leistungsnachricht.

Beispiel

Antworte mit einer E-Mail auf die letzte Vorgangs-Nachricht mit dem Inhalt "Vielen Dank für Ihre Nachricht"

Vorgang Tags hinzufügen

Name: db_ticket_add_tags

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
names	Ja	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Tag-Namen oder -IDs

Fügt neue Tags zu einem Vorgang hinzu.

Beispiel

Füge den Tag "Notfall" hinzu

Mögliche Anwendungsfälle

• Weitere Kategorisierung von Vorgängen bei Eingang von E-Mails

Vorgang Tags entfernen

Name: db_ticket_remove_tags

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
id	Nein	String/Long	Vorgangs-ID oder Vorgangs-Nummer
names	Ja	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Tag-Namen oder -IDs

Entfernt die angegebenen Tags vom Vorgang.

Beispiel

Entferne den Tag "Notfall" vom Vorgang
Entferne den Tag "Notfall" vom Vorgang mit der ID 1
Entferne den Tag "Notfall" vom Vorgang [#V20260402-00001]

Mögliche Anwendungsfälle

• Nach Abschluss einer Bearbeitung oder wenn eine Kategorie nicht mehr zutrifft
• Bereinigen von automatisch gesetzten Tags durch KI oder Regeln

Vorgang ändern

Name: db_ticket_change

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
status	Nein	String/Long	Statusname oder ID
priority	Nein	String/Long	Priorität oder ID
category	Nein	String/Long	Kategorie oder ID
description	Nein	String	Beschreibung
internalDescription	Nein	String	Interne Beschreibung
owner	Nein	String/Long	Verantwortlicher "Name" oder ID
dueDate	Nein	String	Fälligkeit ISO-Zeit in UTC (...Z)
department	Nein	String/Long	Abteilungsname oder ID

Ändert einen Vorgang in DocBee und ermöglicht, dass ändern des Status, der Priorität, der Kategorie, der Beschreibungen, der internen Beschreibung des Verantwortlichen, der Abteilung und der Fälligkeit.

Beispiel

Ändere den Status des Vorgangs auf Geschlossen

Mögliche Anwendungsfälle

• Zusammenfassen von E-Mails für die Vorgangs-Beschreibung
• Setzen der Kategorie aus E-Mail Daten
• Bestimmen der Priorität aus E-Mail Daten

Vorgang zuweisen an vorherigen Verantwortlichen

Name: db_ticket_assign_previous_owner

Weist den Vorgang an den letzten vorherigen Verantwortlichen, der keine Queue oder KI-Agent ist, zurück.

Beispiel

Setze den Verantwortlichen auf den vorherigen Verantwortlichen zurück.

Mögliche Anwendungsfälle

• Rückgabe des Verantwortlichen an einen menschlichen Mitarbeiter, wenn der KI-Agent seine Arbeit erledigt hat.

Vorgang erstellen

Name: db_ticket_create

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
description	Ja	String	Beschreibung
internalDescription	Nein	String	Interne Beschreibung
status	Nein	String/Long	Statusname oder ID
priority	Nein	String/Long	Prioritätsname oder ID
category	Nein	String/Long	Kategoriename oder ID
owner	Nein	String/Long	Verantwortlichenname oder ID
customer	Nein	String/Long	Kundenname oder ID
department	Nein	String/Long	Abteilungsame oder ID
dueDate	Nein	String	Fälligkeitsdatum ISO-Zeit in UTC (...Z)
tags	Nein	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Tag-Namen oder -IDs

Erstellt ein neue Vorgang mit den angegebenen Feldern.

Beispiel

Lege einen neuen Vorgang mit der Beschreibung "Rückruf gewünscht" an.

Vorgang lesen

Name: db_ticket_read

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
id	Nein	String/Long	Vorgangsnummer oder ID

Gibt die vollständigen Details eines Tickets zurück, einschließlich Beschreibung, interner Beschreibung, aller Feldwerte und Tags.

Beispiel

Lies den Vorgang [#V20260402-00001] ein.

Vorgang suchen

Name: db_ticket_search

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
status	Nein	String/Long	Statusname oder ID
priority	Nein	String/Long	Prioritätsname oder ID
category	Nein	String/Long	Kategorienname oder ID
owner	Nein	String/Long	Bearbeiternamen oder ID
customer	Nein	String/Long	Kundenname oder ID
department	Nein	String/Long	Abteilungsname oder ID
tags	Nein	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Tag-Namen oder -IDs
keyword	Nein	String	Freier Suchbegriff
dateFrom	Nein	String	Beginn des Datumsbereichs ISO-Zeit in UTC (...Z)
dateTo	Nein	String	Ende des Datumsbereichs ISO-Zeit in UTC (...Z)
dateScope	Nein	String	Datumsfeld für den Bereichsfilter
maxResults	Nein	Long	Maximale Anzahl zurückgegebener Ergebnisse (Standard: 5, Maximum: 100)
withoutOwner	Nein	Boolean	Ohne Bearbeiter
escalated	Nein	Boolean	Eskaliert

Sucht Vorgänge nach den angegebenen Kriterien und liefert eine Trefferliste zurück.

Beispiel

Suche offene Vorgänge des Kunden "Muster GmbH" aus den letzten 7 Tagen.

Leistung anlegen

Name: db_docbee_document_create

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
personInCharge	Nein	String/Long	Name verantwortliche Person oder ID (Fallback Vorgang-Owner)
customer	Nein	String/Long	Kundenname oder ID (Fallback Vorgang-Kunde)

Legt eine neue Leistung in DocBee an (ohne Tätigkeit, dazu wird die Funktion Tätigkeit anlegen verwendet).

Beispiel

Lege eine neue Leistung für den Kunden "Test" mit Verantwortlichen "Max Mustermann" an.

Tätigkeit anlegen

Name: db_task_create

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
serviceType	Ja	String/Long	Name oder ID der Leistungsart
name	Bedingt	String	Pflicht, falls Option "Name aus Leistungsart" aus
description	Nein	String	Optionale Beschreibung
internalDescription	Nein	String	Optionale interne Beschreibung
estimate	Nein	Number	Geschätzte Arbeitszeit in Minuten
dueDate	Nein	String	Fälligkeit ISO-Zeit in UTC (...Z)

Legt eine neue Tätigkeit unter einer Leistung an.

Beispiel

Lege eine neue Leistung für den Kunden "Test" mit Verantwortlichen "Max Mustermann" an.
Lege unter dieser Leistung eine neue Tätigkeit mit dem Titel "Beratung", der Leistungsart "Beratung", der geschätzten
Dauer von 60 Minuten und der Fälligkeit in 3 Tagen an.

Leistung ändern

Name: db_docbee_document_change

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
priority	Nein	String/Long	Priorität Name oder ID
personInCharge	Nein	String/Long	Verantwortlicher Name oder ID
referenceNumber	Nein	String	Referenznummer
externalReferenceNumber	Nein	String	Externe Referenznummer
confidentialTag	Nein	String/Long	Vertraulichkeit Name oder ID
needSignature	Nein	Boolean	Unterschrift benötigt
needFinishPin	Nein	Boolean	Abschluss-PIN benötigt
recordTravelTimeAfterPreFinished	Nein	Boolean	Reisezeiten nach vorläufigem Abschluss erfassen
sendMessage	Nein	Boolean	Nachricht senden
completedSuccessfully	Nein	Boolean	Erfolgreich abgeschlossen
billable	Nein	Boolean	Fakturierbar
postedDate	Nein	String	Buchungsdatum (ISO-Zeit in UTC ...Z)

Ändert eine Leistung in DocBee.

Beispiel

Ändere die Priorität der Leistung auf Hoch und setze den Verantwortlichen auf "Max Mustermann".

Leistung Tags hinzufügen

Name: db_docbee_document_add_tags

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
id	Nein	String/Long	Leistungs-ID oder Leistungs-Nummer
names	Ja	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Tag-Namen oder -IDs

Fügt neue Tags zur aktuellen Leistung hinzu.

Beispiel

Füge der Leistung den Tag "Review" hinzu
Füge der Leistung mit der ID 1 den Tag "Review" hinzu
Füge der Leistung [#20260402-00001] den Tag "Review" hinzu

Mögliche Anwendungsfälle

• Kennzeichnen einer Leistung nach Bearbeitungsstand oder Prüfstatus
• Kategorisierung durch KI auf Basis von Nachrichten oder Tätigkeiten

Leistung Tags entfernen

Name: db_docbee_document_remove_tags

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
id	Nein	String/Long	Leistungs-ID oder Leistungs-Nummer
names	Ja	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Tag-Namen oder -IDs

Entfernt die angegebenen Tags von der aktuellen Leistung.

Beispiel

Entferne den Tag "Review" von der Leistung
Entferne den Tag "Review" von der Leistung mit der ID 1
Entferne den Tag "Review" von der Leistung [#20260402-00001]

Mögliche Anwendungsfälle

• Tags entfernen, sobald ein Schritt abgeschlossen ist
• Bereinigen von temporären oder veralteten Kennzeichnungen

Leistung freigeben

Name: db_docbee_document_approve

Gibt die Leistung für die Abrechnung frei (sofern das Freigabecenter aktiv ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind).

Beispiel

Gib die aktuelle Leistung frei.

Mögliche Anwendungsfälle

• Freigabe auslösen, sobald Prüfungen oder Tätigkeiten abgeschlossen sind
• Automatisierte Freigabe nach Regeln durch den KI-Agenten

Tätigkeit ändern

Name: db_task_change

Ändert eine Tätigkeit in DocBee. Verwendet die Tätigkeit, die der KI-Agent aktuell bearbeitet. Falls der KI-Agent

Hinweis: Verwendet die Tätigkeit, die der KI-Agent aktuell bearbeitet. Im Kontext einer Leistung wird die erste offene Tätigkeit ausgelesen. Die Parameter überschreiben diese Angaben, falls Sie sie explizit setzen möchten.

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
docBeeDocumentId	Nein	Long	Leistungs-ID
id	Nein	Long	Tätigkeits-ID
description	Nein	String	Beschreibung
internalDescription	Nein	String	Interne Beschreibung
serviceType	Nein	String/Long	Leistungsart Name oder ID
workers	Nein	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Namen oder IDs der Mitarbeiter
customerObjects	Nein	List String/Long	Komma-getrennte Liste oder JSON-Array mit Namen oder IDs der Kunden-Objekte
dueDate	Nein	String	Fälligkeit (ISO-Zeit in UTC ...Z)
remainingEstimate	Nein	Number	Verbleibende Zeit (Minuten)
planningEstimate	Nein	Number	Planungs Zeit (Minuten)
estimate	Nein	Number	Geschätzte Zeit (Minuten)
arrivalEstimate	Nein	Number	Geschätzte Reisezeit (Anfahrt) (Minuten)
returnEstimate	Nein	Number	Geschätzte Reisezeit (Rückfahrt) (Minuten)
geoLocationLatitude	Nein	Number	Geostandort Breitengrad
geoLocationLongitude	Nein	Number	Geostandort Längengrad
geoLocationText	Nein	String	Geostandort Text

Beispiel

Ändere die Beschreibung der Tätigkeit auf "Installation" und setze die Fälligkeit auf in 2 Tagen.

Leistungserfassung hinzufügen

Name: db_worklog_create

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
time	Ja	Number	Dauer der Leistungserfassung (Minuten)
started	Ja	String	Startzeit (ISO-Zeit in UTC ...Z)
comment	Nein*	String	Kommentar zur Leistungserfassung
worker	Ja	String/Long	Name des Mitarbeiters oder ID

Fügt eine neue Leistungserfassung zu der Tätigkeit hinzu, die der KI-Agent aktuell bearbeitet. Falls der KI-Agent eine Leistung bearbeitet, wird die erste offene Tätigkeit der Leistung verwendet.

*Ja, falls Kommentare in Leistungserfassungen als Pflichtfeld eingestellt sind

Beispiel

Füge für Max Mustermann eine Leistungserfassung von 30 Minuten hinzu, die vor 1 Stunde gestartet wurde.

Ergebnis erstellen

Name: db_return_result

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
result	Ja	String	Text für das finale Ergebnis

Diese Funktion kann z.B. in der Leistungsabschlussprüfung verwendet werden, um ein Ergebnis zu erstellen. Anstatt die Antwort des KI-Agenten als Text zurückzugeben, wird ein Ergebnis erstellt, das dann in der Leistungsabschlussprüfung verwendet werden kann.

Beispiel

Gebe das Ergebnis "false" zurück

Benutzerinteraktion anfordern

Name: db_chat_user_interaction

Parameter	Pflicht	Typ	Hinweis
type	Ja	String	quick_reply oder proposal_review
title	Ja	String	Titel der Interaktion
description	Nein	String	Beschreibungstext für den Benutzer
options	Ja	JSON	Array mit Optionen (id, label, description)

Diese Funktion ermöglicht es, im Chat-Modus beim Benutzer eine Bestätigung oder Auswahl abzufragen, bevor Aktionen ausgeführt werden.

Quick Reply (quick_reply)

Zeigt einzelne Schaltflächen an, von denen der Benutzer genau eine auswählen kann. Ideal für einfache Ja/Nein-Entscheidungen oder eine Auswahl aus wenigen Optionen.

Proposal Review (proposal_review)

Zeigt mehrere Einträge mit Checkboxen an, die der Benutzer einzeln oder alle auswählen kann (Mehrfachauswahl). Ideal für die Überprüfung von Vorschlägen, die der KI-Agent gemacht hat.

MCP-Tools

Zusätzlich zu den Standard-Funktionen kann der KI-Agent auch MCP-Tools verwenden, die in DocBee hinterlegt sind. Die MCP-Tools können in der MCP-Server Liste verwaltet werden.

KI-Provider

DocBee betreibt keine eigenen KI-Modelle, sondern ermöglicht eine Anbindung von KI-Providern, die dann die KI-Modelle bereitstellen. Damit Sie je nach Datenschutzklassifizierung oder Kostenstruktur den richtigen KI-Provider auswählen können, ist es möglich, mehrere KI-Provider in DocBee zu hinterlegen.

Hinweis: DocBee unterstützt aktuell nur OpenAI kompatible KI-Provider. Damit die KI-Agenten Funktionen aufrufen können müssen die Anbieter Function Calling bzw. Tool Calling unterstützen.

Info: Falls Sie einen lokalen KI-Provider verwenden möchten, können Sie dies z.B. über ollama erreichen. ollama unterstützt sowohl Tool Calling und stellt eine OpenAI kompatible API bereit.

Einstellungen

Name	Pflicht	Beschreibung
Name	Ja	Name des Anbieters
URL	Nein	Die URL zur OpenAI Kompatible API z.B. https://api.openai.com/v1/chat/completions
API Key	Nein	API Key zum Anbieter
Typ	Ja	Typ des KI-Provider (Aktuell nur OpenAI kompatible)
Aktiviert	Ja	Aktiviert bzw. Deaktiviert den KI-Provider

MCP-Server

Sie können in DocBee MCP-Server hinterlegen, die dann Tools für die KI-Agenten bereitstellen können. Zurzeit werden vom MCP-Server nur Tools abgefragt.

Name	Pflicht	Beschreibung
Name	Ja	Name des MCP-Servers
URL	Ja	URL zum MCP-Server
Token	Nein	API Key zum MCP-Server (momentan werden nur Bearer Token unterstützt)

MCP-Tools

Wenn Sie einen MCP-Server hinterlegen, können Sie MCP-Tools importieren, die dann in den KI-Agenten verwendet werden können. Öffnen Sie dazu den Dialog MCP-Tool hinzufügen und wählen Sie ein Tool aus dem MCP-Server aus. Danach ist das Tool in den KI-Agenten verfügbar. Falls der MCP-Server aktualisiert wird, können Sie die Tools in DocBee ebenfalls aktualisieren, indem Sie in der Ansicht des MCP-Servers auf MCP-Tool aktualisieren klicken.

Hinweis: Als Ergebnis des MCP-Tools wird zurzeit nur Text unterstützt.

Beispiel KI-Agents

E-Mail Zusammenfassung & Kategorisierung

Der folgende KI-Agent kann dazu verwendet werden, um E-Mails zusammenzufassen und die Kategorie des Vorgangs zu setzen beim Erstellen eines neuen Vorgangs über einen Mailparser.

Hinweis: Dieser KI-Agent muss damit er funktioniert, unter Administration > Vorgang > Mail Parser Konfiguration ausgewählt werden.

Parameter

Name	Wert
Name	Mail-Parser Agent
Aktiviert	Ja
Typ	Mail-Parser
Modell	gpt-4o-mini
KI-Provider	Eine OpenAI Provider z.B. direkt OpenAI oder Langdock
Temperature	0.1
Funktionen	Vorgang ändern

Instruktionen

You are a helpful assistant.
All Answers should be written in german.

If a tool call return an error skip the tool call and procced without it without retrying.

Hinweis: Eine allgemeine Instruktion in Englisch, da die KI-Modelle auf Englisch trainiert sind. Die Antworten werden aber in der Sprache des Benutzers zurückgegeben.

Aktion

Ändere den Vorgang und setzte die Beschreibung des Vorgangs auf eine Zusammenfassung von maximal 2 Sätzen des mit <inhalt> gekennzeichenten Textes.
Zusätzlich ändere die Kategorie des Vorgangs auf die möglichst passende Kategorie anhand des <inhalt>.
Ändere keine anderen Werte auf dem Vorgang in dem du eine leere Zeichenkette übergibst.

<inhalt>
%VORGANGSNACHRICHT_BETREFF%
%VORGANGSNACHRICHT_INHALT%
</inhalt>

Mögliche Erweiterungen: Hier könnten noch weitere Anweisungen verwendet werden um z.B. die Fälligkeit oder die Priorität zu setzen.

Übergebene Daten

In diesem Beispiel wird der Betreff und der vollständige Text-Inhalt der E-Mail übergeben. Zusätzlich werden durch die Funktion, die in DocBee hinterlegten Vorgangs-Kategorien, -Status und -Prioritäten übergeben, damit der KI-Agenten diese bestimmen kann.

Unterstützung beim Schreiben einer E-Mail

Der folgende KI-Agent kann dazu verwendet werden, um beim Schreiben von E-Mails zu unterstützen.

Parameter

Name	Wert
Name	Allgemein (Der Name wird so im Nachrichten Fenster angezeigt)
Aktiviert	Ja
Typ	Nachrichten
Modell	gpt-4o-mini
KI-Provider	Eine OpenAI Provider z.B. direkt OpenAI oder Langdock
Temperature	0.1
Funktionen	-

Instruktionen

You are a helpful assistant.
All Answers should be written in german.

Hinweis: Eine allgemeine Instruktion in Englisch, da die KI-Modelle auf Englisch trainiert sind. Die Antworten werden aber in der Sprache des Benutzers zurückgegeben.

Aktion

Formuliere eine professionelle E-Mail aus den Daten in der nächsten Nachricht und zusätzlich den Information im <data> Tag.
Es soll nur der Inhalt der E-Mail zurückgegeben werden ohne weitere Anweisungen und ohne Betreff.

<data>
Empfänger: %KUNDENKONTAKT_NAME%
</data>

Hinweis: DocBee übergibt den im Nachrichten-Fenster markierten Bereich als weitere Nachricht an den KI-Agenten.

Mögliche Erweiterungen: Es könnten weitere Informationen wie die Vorgangs-Beschreibung übergeben werden, um das Ergebnis zu verbessern.

Übergebene Daten

In diesem Beispiel wird der vom Benutzer markierte Bereich und der Name des Kundenkontakts übergeben.

Der Kundenkontakt-Name wäre nicht zwangsläufig notwendig und könnte auch weggelassen werden.

Übersetzen beim Schreiben einer E-Mail

Der folgende KI-Agent kann dazu verwendet werden, um beim Schreiben von E-Mails den Text zu übersetzen.

Hinweis: Da in DocBee mehrere KI-Agenten für Nachrichten verwendet werden können, kann dieser KI-Agent auch als Übersetzungs-Agent verwendet werden.

Parameter

Name	Wert
Name	Englisch (Der Name wird so im Nachrichten Fenster angezeigt)
Aktiviert	Ja
Typ	Nachrichten
Modell	gpt-4o-mini
KI-Provider	Eine OpenAI Provider z.B. direkt OpenAI oder Langdock
Temperature	0.1
Funktionen	-

Instruktionen

You are a helpful assistant.

Aktion

Translate the following to english.

Hinweis: DocBee übergibt den im Nachrichten-Fenster markierten Bereich als weitere Nachricht an den KI-Agenten.

Übergebene Daten

In diesem Beispiel wird der vom Benutzer markierte Bereich übergeben.

Protokoll-Daten Übernahme aus Vorgangs-Nachrichten

Der folgende KI-Agent kann dazu verwendet werden, um ein Protokoll mit Daten zu befüllen, die in den Vorgangs-Nachrichten enthalten sind. Alle Felder die nicht bestimmt werden konnten, werden in einer neuen internen Nachricht an den Benutzer zurückgegeben, damit diese dann manuell befüllt werden können.

Hinweis: Dieser KI-Agent kann als Automatisierung auf einer Protokoll-Schaltfläche gestartet werden, könnte aber auch über eine andere Automatisierung gestartet werden.

Parameter

Name	Wert
Name	Protokoll-Datenübernahme
Aktiviert	Ja
Typ	Automatisierung
Modell	gpt-4o-mini
KI-Provider	Eine OpenAI Provider z.B. direkt OpenAI oder Langdock
Temperature	0.1
Funktionen	Protokoll-Datenfelder abfragen, Protokoll-Datenfelder setzen, Erstelle eine Vorgangs-/Leistungsnachricht

Instruktionen

You are a helpful assistant.
You will get steps which must be executed in order!
All Answers should be written in german.

If a tool call return an error skip the tool call and procced without it without retrying.

Aktion

Schritt 1:
Holen der Datenstruktur aus dem Protokoll

Schritt 2:
Bestimmen der Werte für "value" aus den Daten die innerhalb des <inhalt> Tags, wobei pro Datenfeld beschrieben ist welche Wert für "value" hinterlegt werden soll. Falls du den Wert nicht bestimmen kannst lasse ihn leer.
Lasse sonst die Datenstruktur so wie sie im Schritt 1 geliefert wurde.

Schritt 3:
Übergebe die Datenstruktur an das Protokoll wobei das JSON-Array und die darin enthalten JSON-Objekte valide sein müssen und dem JSON-Standards entsprechen müssen. Es darf keine Syntaxfehler enthalten sein.
Überprüfen bitte sorgfältig, dass es ein gültiges JSON ist, falls nicht korrigiere es.

Schritt 4:
Für alle Werte die du nicht bestimmen konntest erstelle eine neue interne Vorgangs-Nachricht mit Fragen die noch zu klären sind.

<inhalt>
<docbee_object input='protocolDocument.ticket' var='ticket'>
<docbee_each input='ticket.messages' var='message' sort='receivedDate' ascending='false' limit='1'>
%message.subject%
%message.content%
</docbee_each>
</docbee_object>
</inhalt>

Hinweis: Dieser KI-Agent verwendet die DocBee Nachrichten-Logik, um an die letzte Vorgangs-Nachricht zu kommen.

Mögliche Erweiterungen: Damit z.B. Zusatzlisten im Protokoll richtig bestimmt werden, könnten die möglichen Werte für Felder mit in Schritt 2 übergeben werden.

Übergebene Daten

In diesem Beispiel werden die Gruppen, Feldnamen und des Protokolls übergeben. Zusätzlich wird der Betreff und die Inhalte der letzten Vorgangs-Nachricht übergeben.

FAQ

Wie sieht es beim Thema Datenschutz aus?

Da Sie bestimmen können welchen KI-Provider Sie verwenden, können Sie auch bestimmen, wo Ihre Daten verarbeitet werden. Zusätzlich können Sie selbst durch Platzhalter und Nachrichten-Logik bestimmen, welche Daten an den KI-Provider übergeben werden und das pro Anwendungsfall.

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie vor dem Einsatz mit Ihren Datenschützern sprechen und die Verwendung der KI-Agents abklären.

Wie generiere ich bei OpenAI einen eigenen API-KEY?

1. OpenAI-Konto erstellen oder anmelden

• Gehe zu https://platform.openai.com/signup
• Falls du bereits ein Konto hast, kannst du dich direkt hier anmelden: https://platform.openai.com/login

2. E-Mail-Adresse verifizieren

3. Projekt anlegen

• Ggf. muss ein neues Projekt angelegt werden, dies geht unter https://platform.openai.com/settings/organization/projects

4. API-Key generieren

• Besuche https://platform.openai.com/api-keys
• Klicke auf "+ Create new secret key"
• Gib dem Key einen Namen und klicke auf "Create secret key"
• Wichtig: Kopiere den Key sofort und speichere ihn sicher – du kannst ihn später nicht erneut einsehen!

[WICHTIG!] 5. Zahlungsinformationen hinzufügen

Für die Nutzung der API ist es zwingend notwendig, dass Zahlungsinformationen hinterlegt sind, da Kosten anfallen können/ werden.

• Gehe zu https://platform.openai.com/account/billing und wähle einen Plan aus

URL für KI-Provider

• Die benötigte "URL" für den KI-Provider in DocBee lautet bei OpenAI: https://api.openai.com/v1/chat/completion

Wie generiere ich bei Langdock einen eigenen API-KEY?

1. Bei Langdock anmelden

• Gehe zu https://app.langdock.com und melde dich mit deinem Konto an.
• Falls du noch kein Konto hast, kannst du dich dort registrieren.

2. In die Workspace-Einstellungen wechseln

• Klicke oben rechts auf dein Profilbild oder Workspace-Namen.
• Wähle „Workspace Settings“ aus dem Menü.

3. API-Bereich öffnen

• In den Einstellungen findest du links den Menüpunkt „API“ unter „Products“.
• Klicke darauf, um zur API-Verwaltung zu gelangen.

4. API-Key erstellen

• Klicke auf "Create new API key".
• Gib dem Key einen Namen.
• Klicke auf "Create API key".
• Wichtig: Kopiere den Key sofort – du kannst ihn später nicht mehr einsehen!