CSV-Import
Generelle Informationen
Was ist der CSV-Import?
Mit dem CSV Import können Sie Kunde, Standorte, Kontakte, Objekte, Kunden-Objekte, Materialien und Benutzer automatisch oder manuell aus CSV Dateien importieren.
Wann sollten Sie den CSV-Import verwenden?
Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutrifft empfehlen wir den Einsatz des CSV Imports
- Sie verwenden ein ERP System, für welches es noch keine direkte DocBee Anbindung gibt
- Sie wollen viele Benutzer gleichzeitig anlegen
CSV-Import
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| CSV-Import Typ | Hier kann der Standard-CSV Import gewählt werden oder eine CSV Import Konfigurationsdatei im .JSON Format, welche den CSV Import definiert. |
| CSV Import Basis-Einstellung | Hier kann ein Zahlungsprofil ausgewählt werden, welches den importierten Kunden zugewiesen wird. |
| Automatischer CSV Import | Mit Hilfe des Automatischen Imports können CSVs in festen Intervallen, per FTP und HTTP/S importiert werden. Der Automatisch CSV Import kann zur Synchronisierung zwischen ERP- oder CRM-System und DocBee genutzt werden. |
| Manueller CSV Import | Hier können Sie Ihre CSVs einmalig Importieren. |
| CSV Import zurücksetzen | Hier kann der CSV-Import Typ* zurückgesetzt werden. |
WICHTIG: Alle CSVs müssen in UTF-8 kodiert sein und als Trennzeichen muss ein Semikolon verwendet werden. Darüber hinaus muss die Reihenfolge der Felder genau eingehalten werden und die Überschriften Zeile darf nicht entfernt werden.
Hinweis: Ab Version 2022.1 ist es möglich Zusatzfelder beim CSV Import zu befüllen
Kunde
| Feldname | Pflichtfeld | Beschreibung | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| ID | Ja | Eine eindeutige Identifikationsnummer für den Kunden (alphanumerisch) | "10001" oder "A200B" |
| Kundennummer | Ja | Die Kundennummer (alphanumerisch) | "10001" oder "A200B" |
| Name | Ja | Kundenname (alphanumerisch) | "Mustermann AG" |
| Kurzbezeichnung | Nein | Optionale Kurzbezeichung des Kunden (alphanumerisch) | "MAG" |
| Gelöscht? | Ja | Ob dieser Kunde gelöscht wurde "true" => Gelöscht "false" => Nicht gelöscht | "true" oder "false" |
| Firmierung | Nein | Name der Firma innerhalb der Firmierung: Setzen Sie diesen Wert, falls der Kunde einer bestimmten Firma zugewiesen werden soll. Falls Sie keine weitere Firmierung besitzen, lassen Sie diesen Wert leer. | "Subfirma A" |
| Aktiv? | Ja | Ob der Kunde aktiv ist: Der Unterschied zwischen Aktiv und Gelöscht ist: Gelöschte Kommentare werden gar nicht mehr angezeigt. Inaktive können nur nicht mehr ausgewählt werden. "true" => Aktiv "false" => Inaktiv | "true" oder "false" |
| Kunden Email-Domain | Nein | Die E-Mail Domain des Kunden. Diese E-Mail Domain wird von Mail-Parser überprüft, falls kein direkter Kontakt gefunden werden konnte. | "10001" oder "A200B" |
| Kundengruppe-Name | Nein | Namen von einer oder mehreren Kundengruppen in die dieser Kunde eingruppiert werden soll | "Gruppe 1" order "Gruppe 1,Gruppe 2" |
Hinweis: DocBee legt beim CSV-Import spezielle Kundengruppen an. Diese können in DocBee nicht verändert werden und werden automatisch gelöscht, falls kein Kunde mehr mit dieser Kundengruppe verknüpft ist.
Hinweis: Ab Version 2022.1 ist es möglich bei Kunden Zusatzfelder beim CSV Import zu befüllen
Standort
| Feldname | Pflichtfeld | Beschreibung | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| ID | Ja | Eine eindeutige Identifikationsnummer für den Standort (alphanumerisch) | "10001-0" oder "A200B-0" |
| Kunden-ID | Ja | Die eindeutige Identifikationsnummer des Kunden (alphanumerisch) Die Identifikationsnummer muss in der Kunden CSV im Feld ID vorhanden sein | "10001" oder "A200B" |
| Name | Ja | Name des Kundenstandorts | "Hauptsitz" oder "Zweigstelle Hannover" |
| Straße, Nr | Nein | Straße und Hausnummer des Standorts | "Alter Flughafen 14" |
| PLZ | Nein | Postleitzahl des Standorts | "30179" |
| Ort | Nein | Ort des Standorts | "Hannover" |
| Gelöscht? | Ja | Ob dieser Standort gelöscht wurde "true" => Gelöscht "false" => Nicht gelöscht | "true" oder "false" |
| Standard-Standort | Ja | Standard-Standort: Falls der Wert auf "true" gesetzt wird, ist dies der Standard-Standort und wird automatisch gewählt, falls kein anderer Standort manuell ausgewählt worden ist. Falls dieser Standort nicht der Standard-Standort sein soll, muss der Wert auf "false" gesetzt werden. Es darf immer nur ein Standort als Standard-Standort pro Kunde gesetzt werden. | "ture" oder "false" |
Hinweis: Ab Version 2022.1 ist es möglich bei Standorten Zusatzfelder beim CSV Import zu befüllen
Kontakt
| Feldname | Pflichtfeld | Beschreibung | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| ID | Ja | Eine eindeutige Identifikationsnummer für den Kontakt(alphanumerisch) | "10001-C0" oder "A200B-C0" |
| Kunden-ID | Ja | Die eindeutige Identifikationsnummer des Kundennummer (alphanumerisch) Die Identifikationsnummer muss in der Kunden CSV im Feld ID vorhanden sein. | "10001" oder "A200B" |
| Standort-ID | Nein | Optional: Die eindeutige Identifikationsnummer des Standorts (alphanumerisch) Falls diese ID gesetzt ist, wird der Kontakt ein Kontakt dieses Standorts (Standort-Kontakt) Die Identifikationsnummer muss in der Standort CSV im Feld ID vorhanden sein. | "10001-0" oder "A200b-0" |
| Name | Ja | Name des Kontakts | "Max Mustermann" |
| Bezeichnung | Nein | Optionale Bezeichnung des Kontakts | "Leitung IT" oder "Geschäftsführer" |
| Nein | Email des Kontakts: An diese Email wird die Email verschickt, falls "send_email" den Wert "true" hat. | "info@docbee.net" | |
| Telefonnummer | Nein | Telefonnummer des Kontakts. | "0511 123459-555" |
| Faxnummer | Nein | Faxnummer des Kontakts An diese Faxnummer wird das Fax verschickt, falls "send_fax" den Wert "true" hat. | "0511 123459-33" |
| Mobilnummer | Nein | Mobilnummer des Kontakts | "+49 1511 123456789" |
| Webseite | Nein | Webseite des Kontakts | "http://www.docbee.net" |
| Gelöscht? | Ja | Ob dieser Kontakt gelöscht wurde "true" => Gelöscht "false" => Nicht gelöscht | "true" oder "false" |
| Sende Email? | Ja | Soll eine Email versendet werden? Falls dieser Wert auf "true" gesetzt wird, wird dem Kontakt der abgeschlossene Leistungsnachweis bzw. das Protokoll via Email zu gesandt. | "true" oder "false" |
| Sende Fax? | Ja | Soll ein Fax versendet werden? Falls dieser Wert auf "true" gesetzt wird, wird dem Kontakt der abgeschlossene Leistungsnachweis bzw. das Protokoll via Fax zu gesandt. | "true" oder "false" |
| Anrede | Nein | Die Anrede des Kontaktes Gültige Werte sind "Herr" oder "Frau". Alle anderen Werte werden ignoriert. | "Herr" oder "Frau" |
| Sende Email(Ausgewählt)? | Nein | Soll eine Email versendet werden, falls der Kontakt ausgewählt ist? Falls dieser Wert auf "true" gesetzt wird, werden dem Kontakt, falls dieser ausgewählt ist, der abgeschlossene Leistungsnachweis bzw. das Protokoll via Email zu gesandt. | "true" oder "false" |
| Sende Fax(Ausgewählt)? | Nein | Soll ein Fax versendet werden, falls der Kontakt ausgewählt ist? Falls dieser Wert auf "true" gesetzt wird, werden dem Kontakt, falls dieser ausgewählt ist, der abgeschlossene Leistungsnachweis bzw. das Protokoll via Fax zu gesandt. | "true" oder "false" |
Hinweis: Ab Version 2022.1 ist es möglich bei Kontakt Zusatzfelder beim CSV Import zu befüllen
Objekt
| Feldname | Pflichtfeld | Beschreibung | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| ID | Ja | Eine eindeutige Identifikationsnummer für ein Objekt (alphanumerisch) | "10001" oder "A200B" |
| Name | Ja | Name des Objekts | "Exchange 2007" oder "HP OfficeJet 1000" |
| Nummer | Nein | Optional: Eine Nummer (alphanumerisch) | "42" |
| Deaktiviert? | Ja | Ob dieses Objekt deaktiviert wurde: "true" => Deaktiviert "false" => Nicht deaktiviert | "true" oder "false" |
| Gelöscht? | Ja | Ob dieses Objekt gelöscht wurde: "true" => Deaktiviert "false" => Nicht deaktiviert | "true" oder "false" |
Kunden-Objekt
| Feldname | Pflichtfeld | Beschreibung | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| ID | Ja | Eine eindeutige Identifikationsnummer für ein Kunden-Objekt (alphanumerisch) | "10001" oder "A200B" |
| Objekt-ID | Ja | Eine eindeutige Identifikationsnummer eines Objekts (alphanumerisch) Die Identifikationsnummer muss in der Objekt CSV im Feld ID vorhanden sein. | "10001" oder "A200B" |
| Kunden-ID | Ja | Die eindeutige Identifikationsnummer des Kunden (alphanumerisch) Die Identifikationsnummer muss in der Kunden CSV im Feld ID vorhaden sein. | "10001" oder "A200B" |
| Standort-ID | Nein | Optional: Die eindeutige Identifikationsnummer des Standorts (alphanumerisch) Falls diese ID gesetzt ist, wird das Kunden-Objetk ein Kunden-Objekt dieses Standorts Die Identifikationsnummer muss in der Standort CSV im Feld ID vorhanden sein | "10001-0" oder "A200B-0" |
| Erweiterter Name | Nein | Ein erweiterter Name für das Kunden-Objekt. | "Keller-Links" |
| Nummer | Nein | Optional: Eine Nummer (alphanumerisch) | "42" |
| Details | Nein | Details, die das Kunden-Objekt genauer beschreiben oder hilfreiche Informationen liefern. | "Sehr schwer" |
| Anschaffungsdatum | Nein | Das Anschaffungsdatum in UTC-Zeit. | "2015-09-28" |
| Gelöscht? | Ja | Ob dieses Objekt gelöscht wurde. "true" => Gelöscht "false" => Nicht gelöscht | "true" oder "false" |
Hinweis: Ab Version 2022.1 ist es möglich bei Kunden-Objekten Zusatzfelder beim CSV Import zu befüllen
Materialien
| Feldname | Pflichtfeld | Beschreibung | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| ID | Ja | Eine eindeutige Identifikationsnummer für ein Material (alphanumerisch) | "10001" oder "A200B" |
| Name | Ja | Name des Materials | "Schraube" oder "Patch-Kabel" |
| Nummer | Nein | Die eindeutige Material-Nummer, die später im Leistungsnachweis angezeigt wird. | "k1000000000" oder "100000000" |
| Deaktiviert | Ja | Ob dieses Material deaktiviert ist. "true" => Deaktiviert (kann nicht mehr ausgewählt werden" "false" => Aktiviert (Kann ausgewählt werden) | "true" oder "false" |
| Gelöscht? | Ja | Ob dieses Material gelöscht ist. "true" => Gelöscht "false" => Nicht gelöscht | "true" oder "false" |
Benutzer
Wichtig: Falls Sie den CSV Import schon aktiviert haben, ist es nötig den CSV Import nochmal zurückzusetzen damit der Benutzer Import angezeigt wird.
| Feldname | Pflichtfeld | Beschreibung | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| ID | Ja | Eine eindeutige Identifikationsnummer für ein Benutzer (alphanumerisch) | "10001" oder "A200B" |
| Benutzername | Ja | Ein eindeutiger Benutzername | "m.mustermann" |
| Ja | E-Mail des Benutzers | "m.mustermann@docbee.com" | |
| Name | Ja | Name des Benutzers | "Max Mustermann" |
| Rolle | Ja | Name der Rolle | "Innendienst" |
| Passwort | Ja* | Password des Benutzers | |
| Mobilnummer | Nein | Mobilnummer des Benutzers | "+49 1234 / 123456789" |
| Telefonnummer | Nein | Telefonnummer des Benutzers | "0124 / 123456" |
| Kürzel | Nein | Kürzel des Benutzers | "mm" |
| Abteilung | Nein | Name der Abteilung | "Technik" |
| Aktiviert? | Ja | Ob dieser Benutzer aktiv ist. "true" => Aktiv "false" => Deaktiviert | "true" oder "false" |
| Gelöscht? | Ja | Ob dieser Benutzer gelöscht ist. "true" => Gelöscht "false" => Nicht gelöscht | "true" oder "false" |
* Das Passwort sollte beim Aktualisieren von Benutzern nicht gesetzt werden, da sonst das Passwort überschrieben wird. Bei neuen Benutzern muss das Passwort gesetzt werden
Hinweis: Bei Rolle und Abteilung müssen die Namen der Rolle bzw. Abteilung aus DocBee hinterlegt werden.
Zusatzfelder
Ab Version 2022.1 können Sie Zusatzfelder vom Typ Textfeld, Mehrzelliges Texteld, E-Mail, E-Mail Domain und Telefonnummer direkt über die jeweiligen CSV Datei setzen.
Damit Zusatzfelder Daten importiert werden, muss nach den fest definierten Spalten des jeweiligen Typs die Spalten für die Zusatzfelder angelegt werden und als Bezeichnung der Spalte muss der exakte Name des Zusatzfeldes gesetzt werden.
Beispiel
Hier ein Beispiel für die ersten beiden Zeilen eines Kunden CSV Imports inklusive des Imports eines Zusatzfelds mit dem Namen Weitere Information
ID;Kundennummer;Name;Kurzbezeichnung;Gelöscht?;Firmierung;Aktiv?;Kunden E-Mail-Domain;Kundengruppe-Name;Weitere Informationen
100;1337;"DocBee GmbH";;false;;true;"docbee.com";;"CSV Import mit DocBee"