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Abteilungen

Generelle Informationen​

Was sind Abteilungen?​

Abteilungen ermöglicht Ihnen, in DocBee selbst Abteilungen zu definieren, die Sie dann Vorgängen und Benutzer zuweisen können.

Wann sollten Sie Abteilungen verwenden?​

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Abteilungen.

  • Abteilungen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten

Abteilungen​

Neue Abteilungen können Sie unter Administration > Abteilungen anlegen bzw. editieren.

Hinweis: Falls dieser Menüpunkt nicht zur Verfügung steht, schauen Sie bitte ob die Funktion bei Ihnen aktiviert ist unter Funktionen

Für eine Abteilung müssen Sie eigene Arbeitszeiten definieren und können zusätzliche Feiertage definieren

Hinweis: Die generellen Feiertage aus den Arbeitszeiten greifen immer.

Berechtigung auf Abteilungsebene​

Um Benutzer den Zugriff auf nur eine bestimmte Abteilung zu geben, sind folgende Schritt nötig.

Einmalige Schritte:

  1. Neue Mitarbeiter-Gruppe für diese Abteilung anlegen unter Verwaltung > Gruppen/Profile > Mitarbeiter-Gruppen und alle schon existierenden Benutzer und alle Queues, auf die diese Abteilung Zugriff haben soll, zuweisen.
  2. Anlegen einer leeren Abteilungs-Gruppe unter Verwaltung > Gruppen/Profile > Abteilungs-Gruppen

Neuen Benutzer anlegen:

  1. Neue Benutzer anlegen unter Verwaltung > Benutzer > Benutzer anlegen und folgende Einstellungen vornehmen:
  2. Bei Abteilung die Abteilung des Benutzers auswählen
  3. Bei Abteilungs-Gruppen die leere Abteilungsgruppe auswählen (Falls Sie dies nicht tun hat, der Benutzer weiterhin Zugriff auf alle Vorgänge, die keinen Verwantwortlichen haben und einer Abteilung zugewiesen sind)
  4. Bei Mitarbeiter-Gruppen (inkl. Queues) die Abteilungs-Mitarbeiter-Gruppe auswählen
  5. Eventuell bei Zuweisungs-Mitarbeiter-Gruppe (inkl. Queues) eine Mitarbeiter-Gruppe zuweisen, um zu begrenzen, an welche Benutzer oder Queues dieser Benutzer Leistungen oder Vorgänge zusätzlich weitergeben darf (Falls Sie nur innerhalb der Abteilung Zuweisungen erlauben wollen, können Sie hier eine Leere Mitarbeiter-Gruppe hinterlegen)
  6. Anlegen
  7. Mitarbeiter-Gruppe der Abteilung bearbeiten und neu angelegten Benutzer hinzufügen unter Verwaltung > Gruppen/Profile > Mitarbeiter-Gruppen (Falls Sie diesen Schritt nicht ausführen, können anderere Benutzer der Abteilung nicht auf diesen Benutzer-zugreifen)

Sonstige Informationen​

Empfehlung​

Eine Empfehlung ist, für jede Abteilung eine Queue anzulegen und diese Queue der Mitarbeiter-Gruppe der Abteilung zuweisen. Zusätzlich sollten Sie eine Mitarbeiter-Gruppe erzeugen, die nur aus Abteilungs-Queues besteht und diese bei Zuweisungs-Mitarbeiter-Gruppe im Benutzer hinterlegen. Dies ermöglicht Ihnen Vorgänge und Leistungen zwischen Abteilungen zu übergeben.

Teams in Abteilungen​

Sie können auch Ihre Abteilungen noch zusätzlich in Teams unterteilen. Dafür müssen Sie nur Team-Mitarbeiter-Gruppen anstelle von einer Abteilungs-Gruppe anlegen und bei der Anlage des Benutzers unter Schritt 4. die Team-Mitarbeiter-Gruppe auswählen.

Falls Sie weiterhin Benutzer mit Vollzugriff auf diese Abteilung brauchen, können Sie ganz einfach alle Team-Mitarbeiter-Gruppen unter Schritt 4. auswählen.