Billomat Anbindung

Generelle Informationen

Was ist die Billomat Anbindung?

Die direkt in DocBee implementierte Anbindung zum ERP Billomat ermöglicht Ihnen den Datenaustausch mit Ihrer Billomat-Anwendung.

Umfang

• Unidirektionale Synchronisation (Billomat -> DocBee) von Stammdaten (Kunden, Standorte, Kontakte, Materialien und Leistungsarten)
• Exportieren von Abrechnungsdaten aus DocBee zu Billomat

Wann sollten Sie Billomat Anbindung verwenden?

Falls Sie Billomat als ERP verwenden.

Einrichtung

Um die Billomat Anbindung zu aktiveren, müssen Sie unter Administration > Billomat die Einstellungen vornehmen.

Hinweis: Falls diese Einstellung bei Ihnen nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an Ihren DocBee Support. Die Aktivierung dieser Funktion muss separat erworben werden.

Einstellungen

Die Einstellungen definieren das generelle Verhalten der Systemhaus One Anbindung und ob diese überhaupt aktiviert ist.

Generelle

Name	Beschreibung
Aktiviert	Aktiviert die Anbindung zu Billomat
API Url	Die spezifische Url zu Ihrem Billomat
API Key	Der Api Key, der im Billomat erzeugt wird
WebHook Passwort	WebHook Passwort aus Billomat zum Anlegen/Ändern der Kunden und Anlegen der Materialien in DocBee
Tätigkeits-Beschreibung nur bei 1.Position hinzufügen	Aktiviert, dass die Beschreibung nur bei einer Leistungserfassung pro Tätigkeit exportiert wird
Mitarbeiter-Name exportieren	Aktiviert, dass die Mitarbeiter-Namen aus den Tätigkeiten exportiert werden
Kommentar exportieren	Aktiviert, dass die Leistungserfassungskommentare exportiert werden
Leistungserbringung exportieren	Definiert, ob und wie Datum und Uhrzeit der Leistungserfassungen exportiert werden

Konfiguration in Billomat

Leistungsarten

In der Artikel-Beschreibung muss [Dienstleistung] eingetragen werden damit wir diesen Artikel als Leistungsart importieren.

Reisearten

In der Artikel-Beschreibung muss [Reisezeit] eingetragen werden damit wir diesen Artikel als Reiseart importieren.

Materialien

In der Artikel-Beschreibung muss [Material] eingetragen werden damit wir diesen Artikel als Material importieren.

Webhooks

Damit die Daten möglichst aktuell gehalten werden, kann in Billomat ein Webhook zu DocBee konfiguriert werden, dafür kann die Webhook URL aus den DocBee Einstellung kopiert und dann in Billomat hinterlegt werden.

Standard Feldverknüpfungen

DocBee verknüpft folgende Billomat-Felder mit den Standard Datenfeldern in DocBee.

Kunden

DocBee-Feldname	Billomat-Feldname
Name	Firmenname oder falls nicht gesetzt Nachname
Kundennummer	Kundennummer
Kurzname	Keine Verknüpfung mit Billomat
Info	Keine Verknüpfung mit Billomat
Status	Indirekt über Archiviert
Intern	Keine Verknüpfung mit Billomat
Firmierung	Keine Verknüpfung mit Billomat
Email-Domain	Keine Verknüpfung mit Billomat

Standort

DocBee-Feldname	billomat-Feldname
Name	Ort, Straße
Straße, Nr	Straße
PLZ	PLZ
Stadt	Ort
Telefon	Keine Verknüpfung mit Billomat
Standard-Adresse	Keine Verknüpfung mit Billomat

Kontakt

DocBee-Feldname	Billomat-Feldname
Bezeichnung	Bezeichnung
Anrede	Keine Verknüpfung mit Billomat
Name	Vorname + Nachname
Email	E-Mail
Telefon	Telefon
Fax	Fax
Mobil	Mobiltelefon-Nummer
Info	Notiz
Sende Email	Keine Verknüpfung mit Billomat
Sende Email (Ausgewählt)	Keine Verknüpfung mit Billomat
Sende Fax	Keine Verknüpfung mit Billomat
Sende Fax (Ausgewählt)	Keine Verknüpfung mit Billomat
Standard Dokumenten Kontakt	Keine Verknüpfung mit Billomat

Leistungsarten

DocBee-Feldname	Billomat-Feldname
Name	Bezeichnung
Nummer	Artikelnummer
Deaktiviert	Indirekt über Archiviert

FAQ

Was muss ich beachten, falls ich Billomat nachträglich anbinden möchte?

Damit die Daten aus Billomat korrekt verknüpft werden, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein.

Kunde

• Die Kundennummer in DocBee sollte mit der Kundennummer in Billomat übereinstimmen

Standorte

• Die Straße / Hausnummer, PLZ und der Kunde müssen mit den Werten in Billomat übereinstimmen

Kontakte

• Der Name oder die E-Mail und der Kunde muss mit den Werten in Billomat übereinstimmen
• Kontakte dürfen in DocBee keine Standorte haben

Leistungsarten

• Der Name in DocBee muss mit dem Artikel-Namen in Billomat übereinstimmen und in der Artikel-Beschreibung muss [Dienstleistung] eingetragen sein

Reisearten

• Der Name in DocBee muss mit dem Artikel-Namen in Billomat übereinstimmen und in der Artikel-Beschreibung muss [Reisezeit] eingetragen sein

Materialien

• Die Nummer in DocBee muss mit der Artikel-Nummer in Billomat übereinstimmen und in der Artikel-Beschreibung muss [Material] eingetragen sein