Lexware Anbindung

Generelle Informationen

Was ist die Lexware Anbindung?

Die direkt in DocBee implementierte Anbindung zum ERP Lexware ermöglicht Ihnen den Datenaustausch mit Ihrer Lexware-Anwendung.

Hinweis: Nur die Lexware Cloud Version wird unterstützt. Die On-Premise Versionen von Lexware sind momentan nicht an DocBee anbindbar.

Umfang

• Unidirektionale Synchronisation (Lexware -> DocBee) von Stammdaten (Kunden, Standorte, Kontakte, Materialien, Leistungsarten und Reisearten)
• Exportieren von Abrechnungsdaten aus DocBee zu Lexware

Wann sollten Sie Lexware Anbindung verwenden?

Falls Sie Lexware als ERP verwenden.

Einrichtung

Um die Lexware Anbindung zu aktiveren, müssen Sie unter Administration > Lexware die Einstellungen vornehmen.

Hinweis: Falls diese Einstellung bei Ihnen nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an Ihren DocBee Support. Die Aktivierung dieser Funktion muss separat erworben werden.

Einstellungen

Die Einstellungen definieren das generelle Verhalten der Lexware Anbindung und ob diese überhaupt aktiviert ist.

Generelle

Name	Beschreibung
Aktiviert	Aktiviert die Anbindung zu Lexware
API Url	Die spezifische Url zu Ihrem Lexware. In der Regel https://api.lexware.io
API Key	Der API Key, der im Lexware erzeugt wird
Tätigkeits-Beschreibung nur bei 1.Position hinzufügen	Aktiviert, dass die Beschreibung nur bei einer Leistungserfassung pro Tätigkeit exportiert wird
Mitarbeiter-Name exportieren	Aktiviert, dass die Mitarbeiter-Namen aus den Tätigkeiten exportiert werden
Kommentar exportieren	Aktiviert, dass die Leistungserfassungskommentare exportiert werden
Leistungserbringung exportieren	Definiert, ob und wie Datum und Uhrzeit der Leistungserfassungen exportiert werden

Konfiguration in Lexware

API Key erstellen

Für Anbindung benötigt DocBee einen API Key dieser kann wie in dieser Anleitung beschrieben angelegt werden.

Leistungsarten

In der Notiz (intern) muss [Dienstleistung] eingetragen werden damit wir diesen Artikel als Leistungsart importieren.

Reisearten

In der Notiz (intern) muss [Reisezeit] eingetragen werden damit wir diesen Artikel als Reiseart importieren.

Materialien

In der Notiz (intern) muss [Material] eingetragen werden damit wir diesen Artikel als Material importieren.

Standard Feldverknüpfungen

DocBee verknüpft folgende Lexware-Felder mit den Standard Datenfeldern in DocBee.

Kunden

DocBee-Feldname	Lexware-Feldname
Name	Firmenname oder falls nicht gesetzt Nachname
Kundennummer	Kunden-Nr
Kurzname	Keine Verknüpfung mit Lexware
Info	Notiz (Privat)
Status	Indirekt über Archiviert
Intern	Keine Verknüpfung mit Lexware
Firmierung	Keine Verknüpfung mit Lexware
Email-Domain	Keine Verknüpfung mit Lexware

Standort

DocBee-Feldname	Lexware-Feldname
Name	Ort, Straße
Straße, Nr	Straße
PLZ	PLZ
Stadt	Ort
Telefon	Keine Verknüpfung mit Lexware
Standard-Adresse	Keine Verknüpfung mit Lexware

Kontakt

DocBee-Feldname	Lexware-Feldname
Bezeichnung	Keine Verknüpfung mit Lexware
Anrede	Anrede
Name	Vorname + Nachname
Email	E-Mail
Telefon	Rufnummer
Fax	Keine Verknüpfung mit Lexware
Mobil	Keine Verknüpfung mit Lexware
Info	Keine Verknüpfung mit Lexware
Sende Email	Keine Verknüpfung mit Lexware
Sende Email (Ausgewählt)	Keine Verknüpfung mit Lexware
Sende Fax	Keine Verknüpfung mit Lexware
Sende Fax (Ausgewählt)	Keine Verknüpfung mit Lexware
Standard Dokumenten Kontakt	Keine Verknüpfung mit Lexware

Leistungsarten

DocBee-Feldname	Lexware-Feldname
Name	Bezeichnung
Nummer	Artikelnummer
Deaktiviert	Indirekt über Archiviert

Reisearten

DocBee-Feldname	Lexware-Feldname
Name	Bezeichnung
Nummer	Artikelnummer
Deaktiviert	Indirekt über Archiviert

Materialien

DocBee-Feldname	Lexware-Feldname
Name	Bezeichnung
Nummer	Artikelnummer
Deaktiviert	Indirekt über Archiviert

FAQ

Was muss ich beachten, falls ich Lexware nachträglich anbinden möchte?

Damit die Daten aus Lexware korrekt verknüpft werden, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein.

Kunde

• Die Kundennummer in DocBee sollte mit der Kundennummer in Lexware übereinstimmen

Standorte

• Die Straße / Hausnummer, PLZ und der Kunde müssen mit den Werten in Lexware übereinstimmen

Kontakte

• Der Name oder die E-Mail und der Kunde muss mit den Werten in Lexware übereinstimmen
• Kontakte dürfen in DocBee keine Standorte haben

Leistungsarten

• Der Name in DocBee muss mit dem Artikel-Namen in Lexware übereinstimmen und in der Notiz (intern) muss [Dienstleistung] eingetragen sein

Reisearten

• Der Name in DocBee muss mit dem Artikel-Namen in Lexware übereinstimmen und in der Notiz (intern) muss [Reisezeit] eingetragen sein

Materialien

• Die Nummer in DocBee muss mit der Artikel-Nummer in Lexware übereinstimmen und in der Notiz (intern) muss [Material] eingetragen sein