MS Teams Telefonanlagen Anbindung

Generelle Informationen

Was ist die MS Teams Anbindung?

Die direkt in DocBee implementierte Anbindung zu Microsoft Teams erlaubt es Ihnen pro Teams-Call Aktivitäten im Tagesabschluss zu erzeugen, um daraus direkt die Zeiten zu buchen.

Umfang

• Anlegen von Aktivitäten im Tagesabschluss aus der Anrufhistorie

Wann sollten Sie die MS Teams Anbindung verwenden?

Falls Sie MS Teams verwenden, um Telefonate zu führen oder Ihre Telefonanlage an MS Teams angebunden ist.

Voraussetzungen & Berechtigungen

• Erforderliche Microsoft Graph Berechtigung: CallRecords.Read.All (für Anrufe/Meeting-Historie)
• Optional für Meeting-Titel: OnlineMeetings.Read.All
  • Hinweis: Falls OnlineMeetings.Read.All nicht gesetzt ist, wird der Titel einer Aktivität nicht aus dem Meeting übernommen, sondern nur als "Teams Anruf" angezeigt.

Um den Zugriff auf Meeting-Titel in Microsoft Teams zu erlauben, führen Sie in der PowerShell folgende Befehle aus (ersetzen Sie <APP-ID> durch die App-Registrierungs-ID aus Azure):

Import-Module MicrosoftTeams
Connect-MicrosoftTeams
New-CsApplicationAccessPolicy -Identity "DocBeeTeamsPolicy" -AppIds "<APP-ID>" -Description "DocBee Teams OnlineMeetings Access"
Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName "DocBeeTeamsPolicy" -Global

Einstellungen

Name	Beschreibung
Aktiviert	Aktiviert die MS Teams Anbindung.
Client ID	Die Client ID, die in Microsoft Azure für die Authentifizierung erstellt wurde.
Client Secret	Das Client Secret, das in Microsoft Azure für die Authentifizierung erstellt wurde.
Tenant ID	Die Tenant ID Ihres Microsoft Azure Mandanten.
Teams Meetings/Anrufe periodisch abfragen	Falls aktiviert, werden Meetings/Anrufe periodisch abgefragt anstelle eines Webhooks. Der Webhook liefert einen Zeitversatz von bis zu 30 Minuten, spart aber Ressourcen. Wichtig: Wenn Sie nicht periodisch abfragen (Webhook-Betrieb), muss Ihr DocBee-System von außen per HTTPS erreichbar sein (öffentliche URL), damit Microsoft die Benachrichtigungen an DocBee zustellen kann; andernfalls werden keine Aufrufe übertragen.
PSTN Anrufe periodisch abfragen	Aktiviert die Unterstützung, dass PSTN‑Anrufe aus Teams periodisch abgefragt werden. Dies muss nur aktiviert werden, falls die Telefonanlage direkt über MS Teams abgebildet wird. Falls nicht aktiviert, werden keine PSTN‑Anrufe zu Aktivitäten verarbeitet.

Benutzer Einstellungen

Name	Beschreibung
MS Teams Benutzer-UUID	Die Benutzer Objekt-ID um diesen eindeutig zu identifizieren. Die Objekt-ID finden Sie auf der Profilseite des jeweiligen Benutzers innerhalb Ihrer Microsoft Entra-ID Einstellungen im Azure-Portal

Hinweis: Das Setzen der MS Teams Benutzer-UUID ist optional. Kann aber erforderlich werden, falls der Benutzer nicht eindeutig identifiziert werden kann, weil z.B. mehrmals dieselbe Email-Adresse verwendet wurde. Grundsätzlich gilt UUID > Benutzer Telefon > Benutzer Email. Bei einer Übereinstimmung von Telefon bzw. Email wird immer der zeitlich zuerst angelegte, aktive Benutzer verwendet.

FAQ

Warum kommen keine Aktivitäten/Webhook-Benachrichtigungen an?

Wenn Sie nicht periodisch abfragen (Webhook-Betrieb), prüfen Sie bitte Folgendes:

• Externe Erreichbarkeit: Ihre DocBee-Instanz muss von außen per HTTPS erreichbar sein (öffentliche URL). Ohne öffentliche Erreichbarkeit kann Microsoft die Benachrichtigungen nicht zustellen.
• Zertifikat & TLS: Das HTTPS-Zertifikat muss gültig und die Zertifikatskette vollständig sein (kein Self‑Signed). TLS sollte aktuell konfiguriert sein.
• Firewall/Proxy: Eingehende Verbindungen zum Webhook-Endpunkt zulassen. Der Endpunkt sollte innerhalb von ca. 10 Sekunden mit HTTP 200 antworten, keine Authentifizierung oder Redirect-Schleifen erzwingen.
• Berechtigungen & Credentials: CallRecords.Read.All (und optional OnlineMeetings.Read.All) mit Admin-Consent erteilt; Client ID, Client Secret und Tenant ID korrekt hinterlegt.
• Systemzeit/Server: Zeit synchronisiert (NTP), damit Token/Signaturen gültig sind.

Ist Ihre Instanz nicht öffentlich erreichbar, aktivieren Sie die periodische Abfrage als Alternative.

Warum werden meine Aktivitäten so spät angelegt?

Die Bereitstellung der Anrufdaten (CallRecords) durch Microsoft Teams kann nach dem Ende eines Anrufs bis zu 150 Minuten dauern. Erst danach stehen die Daten in DocBee zur Verfügung.

Warum sehe ich überhaupt keine Aktivitäten?

Falls kein Fehler im Fehlerprotokoll auftaucht, liegt der Grund in der Regel daran, dass Aktivitäten unter dem Tagesabschluss nicht aktiviert sind.

Es kann aber auch sein, dass die Verknüpfung zum Benutzer nicht gefunden wurde, auch wenn keine Fehler im Fehlerprotokoll auftauchen. In diesem Fall sollten Sie die E-Mail-Adresse in MS Teams mit der E-Mail-Adresse in DocBee abgleichen. Wichtig: Die E-Mail-Adressen müssen exakt übereinstimmen, einschließlich der Groß- und Kleinschreibung.

Warum sehe ich die MS Teams Anbindung nicht in der Administration?

Die MS Teams Anbindung muss durch den DocBee Support freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich an den Support, falls Sie die Option in der Administration nicht sehen.