Aufwandsschätzung

Generelle Informationen

Was ist die Aufwandsschätzung?

Die Funktion Aufwandsschätzung ermöglicht es Ihnen, in DocBee den Aufwand für ein Projekt zu erfassen und daraus bei Freigabe direkt Leistungen zu erzeugen, auf die gebucht werden kann.

Wann sollten Sie Aufwandsschätzungen verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Aufwandsschätzungen.

• Sie wollen Aufwände und die resultierenden Leistungen strukturiert erfassen
• Sie benötigen eine Controlling Ansicht des Projektes, um zu sehen, ob Sie noch innerhalb der geschätzten Dauer liegen

Aufwandsschätzung

Aufwandsschätzungen können unter Verträge > Aufwandsschätzung angelegt und verwaltet werden.

Hinweis: Aufwandsschätzungen in DocBee werden immer mit einem Projekt verknüpft.

Feldbeschreibungen

Eine Aufwandsschätzung in DocBee hat folgende Felder:

Feld	Beschreibung
Name	Name der Aufwandsschätzung.
Verantwortlicher	Verantwortlicher der Aufwandsschätzung. Wer ist für diese Aufwandsschätzung zuständig?
PDF Layout	PDF Layout für die PDF, die beim Abschluss der Aufwandsschätzung erzeugt wird.
Aufgaben Verantwortlicher	Definiert den Verantwortlichen für alle Aufgaben die bei Freigabe erzeugt werden (Alle Aufgaben die nicht mit bisherigen Aufwand markiert wurden) Falls nicht gesetzt wird der Verantwortliche verwendet.
Standard Puffer	Definiert den Standard-Puffer für Aufgaben in Prozent.
Standard Leistungsart	Definiert die Standard Leistungsart für Teilaufgaben.
Standard Vorgangs-Kategorie	Definiert die Standard Vorgangs-Kategorie der Vorgänge die erzeugt werden.
Projekt	Das zugehörige Projekt zur Aufwandsschätzung.
Modus	Der Modus definiert, was in DocBee aus Aufgaben und Teilaufgaben werden soll (siehe Modus).
Vorgang	Je nach Modus kann dort ein Vorgang ausgewählt werden.
Aufgabenname um Schätzungsname ergänzen	Der Aufgabenname wird beim Erzeugen der Vorgänge bzw. Leistungen durch den Name der Aufwandsschätzung ersetzt.

Aufgaben

Eine Aufwandsschätzung in DocBee kann eine oder mehrere Aufgaben enthalten.

Feldbeschreibungen

Feld	Beschreibung
Titel	Der Titel der Aufgabe.
Beschreibung	Beschreibung der Aufgabe.
Interne Beschreibung	Interne Beschreibung der Aufgabe.
Bisheriger Aufwand?	Definiert, ob diese Aufgabe und alle Teilaufgaben direkt angelegt werden oder erst nach Freigabe der Aufwandsschätzung.
Puffer	Definiert einen Puffer in Prozent, der zusätzlich auf die Geschätzte Dauer aufgeschlagen wird.
Vorgangs-Kategorie	Definiert die Vorgangs-Kategorie des Vorgangs der erzeugt wird.

Teilaufgaben

Eine Aufgabe kann eine oder mehrere Teilaufgaben enthalten.

Feld	Beschreibung
Titel	Titel der Teilaufgabe.
Beschreibung	Beschreibung der Teilaufgabe.
Interne Beschreibung	Interne Beschreibung der Teilaufgabe (Dies wird nicht in der PDF mit angezeigt).
Fälligkeit	Eine Fälligkeit für die Teilaufgabe.
Geschätzte Dauer	Wie lange dauert geschätzt die Umsetzung dieser Teilaufgabe?
Leistungsart	Die Leistungsart der Teilaufgabe.

Modus

Der Modus bestimmt, was aus Aufgaben bzw. Teilaufgaben werden soll.

Aufwandsschätzung zu Leistung

Dieser Modus produziert exakt eine Leistung für die Aufwandsschätzung.

Typ	Ergebnis
Aufwandssschätzung	Leistung
Aufgabe	-
Teilaufgabe	Tätigkeit in der Leistung der Aufwandsschätzung

Hinweis: Der Titel und die Beschreibung der Aufgaben wird nicht mit in die Tätigkeiten der Leistung übernommen.

Aufgabe zu Leistung

Dieser Modus produziert für jede Aufgabe eine Leistung mit Teilaufgaben als Tätigkeiten.

Typ	Ergebnis
Aufwandssschätzung	-
Aufgabe	Leistungen
Teilaufgabe	Tätigkeit in der Leistung der Aufgabe

Hinweis: Die Titel und die Beschreibungen der Aufgaben werden nicht mit in die Tätigkeiten der Leistung übernommen.

Teilaufgabe zu Leistung

Dieser Modus produziert für jede Teilaufgabe eine Leistung mit einer Tätigkeit.

Typ	Ergebnis
Aufwandssschätzung	-
Aufgabe	-
Teilaufgabe	Leistung mit einer Tätigkeit

Hinweis: Die Titel und die Beschreibungen der Aufgaben werden nicht mit in die Tätigkeiten der Leistungen übernommen.

Teilaufgabe zu Leistung / Aufgabe zu Vorgang

Dieser Modus produziert für jede Aufgabe einen neuen Vorgang und für jede Teilaufgabe eine Leistung mit einer Tätigkeit.

Typ	Ergebnis
Aufwandssschätzung	-
Aufgabe	Vorgang
Teilaufgabe	Leistung mit einer Tätigkeit verknüpft mit dem Vorgang der Aufgabe

Status

Eine Aufwandsschätzung in DocBee kann einen der folgenden Status haben:

Offen

Der Status Offen definiert, dass die Aufwandsschätzung bearbeitet werden kann bzw. bearbeitet wird.

Hinweis: Aufwandsschätzung in diesem Status können gelöscht werden

In diesem Status werden nur bisherige Aufwände angelegt, damit dort schon die Leistung protokolliert werden kann.

Nachdem die Aufwandsschätzung erledigt ist, wird die Aufwandsschätzung durch das Betätigen der Abschließen Schaltfläche in den Status Abgeschlossen verschoben.

Abgeschlossen

Der Status Abgeschlossen definiert, dass diese Aufwandsschätzung fertig bearbeitet ist.

Hinweis: Aufwandsschätzung in diesem Status können nicht mehr gelöscht werden.

Nachdem die Aufwandsschätzung abgeschlossen ist, wird die Aufwandsschätzung durch das Betätigen der Freigeben Schaltfläche in den Status Freigegeben verschoben. Oder falls noch Änderungen nötig sind, kann eine Neue Revision erzeugt werden, welche den Status der Aufwandsschätzung in den Status Überholt verschiebt und eine neue Revision der Aufwandsschätzung erzeugt.

Freigegeben

Der Status Freigegeben definiert, dass die Aufwandsschätzung nun aktiv wird und die Vorgange, Leistungen bzw. Tätigkeiten je nach Modus angelegt werden.

Hinweis: Ab diesen Status wechselt die Aufwandsschätzung in eine Controlling Ansicht mit deren Hilfe überprüft werden kann, wie der aktuelle Stand des Projektes aussieht.

Überholt

Der Status Überholt definiert, dass es eine neue Revision der Aufwandsschätzung gibt und diese nicht mehr gültig ist.

Administration

PDF Layout

DocBee bietet Möglichkeiten zur Gestaltung der Aufwandsschätzungs-PDF.

Die Einstellung für die PDF Layouts finden Sie unter Administration > PDF Layout.

Aufwandsschätzung

Der PDF Layout Typ "Aufwandsschätzung" definiert ein Layout für die Erzeugung von Aufwandsschätzungs-PDFs

Einstellungen

Allgemein

Name	Beschreibung
Name	Definiert den internen Namen des PDF-Layouts.
PDF-Dateiname	Bestimmt einen benutzerdefinierten PDF Dateinamen, der Platzhalter enthalten darf. Der Dateiname muss ohne Datei-Endung angegeben werden.
Ausblenden von Kunden Beschriftungen	Wird die Einstellung aktiviert, wird die Beschriftung Kunde, Name, Straße usw. auf der PDF ausgeblendet.
Zeiten anzeigen	Definiert ob die Geschätzte Dauer in der PDF mit angezeigt werden soll oder nicht.
Standortname anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird der Standort-Name mit auf der PDF angezeigt
Informationstext	Definiert einen Text, der über der Aufwandsschätzung angezeigt wird.
Fußzeilentext	Definiert den Text, der in der Fußzeile der PDF angezeigt wird.

Erste Seite / Folgeseiten

Definiert Abstände und Bereiche für die Erste Seite bzw. Folgeseiten des Leistungsnachweises.

Seiten-Abstände

Name	Beschreibung
Oben	Definiert den Abstand zum oberen Rand in mm.
Rechts	Definiert den Abstand zum rechten Rand in mm.
Unten	Definiert den Abstand zum unteren Rand in mm.
Links	Definiert den Abstand zum linken Rand in mm.

Logo

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob ein Logo oben rechts auf dem Leistungsnachweis angezeigt wird.
Standart Logo verwenden	Wird die Einstellung aktiviert, so wird das Logo verwendet, welches unter Administration > Firmierung hinterlegt ist. Sofern mehrere Firmierungen verwendet werden, greift die Einstellung der Firmierung, welche am Kunden hinterlegt ist.
Datei	Hier kann ein alternatives Logo im JPG Format hochgeladen werden.

Hintergrund

Name	Beschreibung
Datei	Hier kann ein Hintergrundbild im JPG Format hochgeladen werden, welches auf die A4-Seite skaliert wird.

Sonstiges

Name	Beschreibung
Titel anzeigen	Definiert, ob der Titel des Leistungsnachweises angezeigt werden soll.
Titel/Logo Abstand (A1)	Definiert den Abstand zwischen Titel/Logo und Firmen-Daten in mm.
Firmen-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten der eigenen Firma angezeigt werden sollen.
Firmen-Daten Abstand (A2)	Definiert den Abstand zwischen Firma-Daten und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten des Kunden angezeigt werden sollen
Dokument-Daten anzeigen	Definiert, ob die Dokument-Daten (Datum, Verantwortlicher, Arbeitsbeginn, Dokumenten-ID, Vorgangsnummer (optional)) angezeigt werden.
Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten (A3)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten und Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten/Dokument-Daten Abstand (A4)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten und Inhalt.
Information anzeigen	Definiert, ob der Informationstext angezeigt werden soll oder nicht.
Information Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen Information und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Fusszeile anzeigen	Definiert, ob die Fußzeile angezeigt werden soll.

Benutzerdefinierter Bereich

Am Ende des PDF Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierte Bereichs.
Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen Inhalt und benutzerdefinierte Bereich.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierte Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierte Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.