Funktionen
Generelle Informationen
Was sind Funktionen?
In DocBee haben Sie die Möglichkeit, einzelne Funktionen zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
Funktionen
Funktionen definieren bestimmte Funktionen und Bereiche in DocBee, die für den gesamten Mandanten aktiviert bzw.
deaktiviert werden können. Diese Optionen finden Sie unter Administration > Funktionen.
Hinweis: Die geänderten Einstellungen werden automatisch gespeichert. Ein Neuladen der Seite kann nötig sein, damit die Funktion für Sie sichtbar wird.
Leistungen
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Entwürfe | Aktiviert die Möglichkeit, Leistungen als Entwürfe anzulegen. Leistungen im Status Entwurf werden noch nicht von allen Benutzern gesehen und werden auch noch nicht zu den APPs übertragen. Es können aber schon Kalender Einträge produziert werden. |
| Prioritäten | Aktiviert die Möglichkeit, zum Setzen einer Priorität in einer Leistung. |
| Nachrichten | Aktiviert die Möglichkeit, Nachrichten zu einer Leistung anzulegen und diese anzuzeigen. |
| Reisezeiten | Aktiviert die Möglichkeit, der Erfassung von Reisezeiten in einer Leistung. |
| Reisezeit mit Distanz | Aktiviert die Distanz Eingabe bei Reisezeiten. |
| Reiseart - Pflichtfeld | Aktiviert, dass die Auswahl von Reisearten bei Reisezeiten verpflichtend ist. |
| Info-Dateien | Aktiviert die Möglichkeit, Info-Dateien zu einer Leistung hinzufügen. Mit Info-Dateien können Sie Ihren Mitarbeiter mit den nötigen Informationen, wie z.B. einer Dokumentation versorgen. |
| Unterschriften | Aktiviert die Möglichkeit, in den APPs eine Unterschrift zu Leistungen hinzu zufügen. Falls Sie dies wünschen, aktivieren Sie diese Funktion. |
| PIN | Aktiviert die Möglichkeit, in einer Leistung definieren zu können ob beim Abschluss ein PIN eingegeben werden muss. Falls Sie dies wünschen, aktivieren Sie diese Funktion. |
| Erfolgreich abgeschlossen | Aktiviert die Möglichkeit, eine Leistung als "Erfolgreich abgeschlossen" zu kennzeichen. Was auch im Leistungsnachweis angezeigt wird. |
| Referenznummer | Aktiviert eine Interne Referenznummer bei Leistungen. |
| Externe Referenznummer | Aktiviert eine Externe Referenznummer bei Leistungen, die vom Kunden Logins gesehen werden kann. |
| Freitext-Materialien | Aktiviert das bei Materialien unter Tätigkeiten auch Freitext Materialien verwendet werden können. |
| Tätigkeit - Planung | Aktiviert die Möglichkeit, der Planung von Tätigkeiten. Sie wollen Ihren Mitarbeiten mitteilen wann die Leistung erledigt werden soll oder bis wann Sie abgeschlossen werden muss? Dann aktivieren Sie diese Funktion. |
| Tätigkeit - Verbleibend | Aktiviert die Möglichkeit, dass Mitarbeiter bei jeder Leistungserfassung angeben, wie viel Arbeitszeit noch übrig ist. Sie wollen von Ihren Mitarbeitern wissen, wie lange Sie noch für eine Tätigkeit brauchen? Dann aktivieren Sie diese Funktion. |
| Tätigkeit - Alternativer Ort | Aktiviert die Möglichkeit, bei Tätigkeiten einen alternativen Erbringungs-Ort zu definieren |
| Tätigkeit - Bilder | Aktiviert die Möglichkeit, Bilder in der Tätigkeit anzuhängen. Sie wollen z.B. Ihre Arbeit mit einem Foto dokumentieren? Dann aktivieren Sie diese Funktion. |
| Tätigkeit - Abrechnungskorrektur | Aktiviert die Möglichkeit, Abrechnungskorrekturen für Tätigkeiten vorzunehmen. |
| Tätigkeit - Interne Beschreibung | Aktiviert die Möglichkeit, in einer Tätigkeit eine Interne Beschreibung hinzu zufügen, die nicht Bestandteil des Leistungsnachweis wird. Sie wollen Ihrem Mitarbeiter mitteilen, welcher Eingang benutzt werden soll oder ihm weitere Informationen geben, dann aktivieren Sie die Funktion. |
| Tätigkeit - Vertragsliste | Aktiviert die Anzeige, der benutzen Verträge in der Tätigkeit und bei Leistungserfassungen |
| Tätigkeit - Titel Leistungsart | Aktiviert das der Titel der Tätigkeit immer der Name der Leistungsart ist |
| Leistung immer mit Vorgang | Aktiviert die Möglichkeit, dass DocBee automatisch Vorgänge anlegt falls einer Leistung kein Vorgang zugewiesen ist. |
| Erfassung inklusive Uhrzeit | Aktiviert die Erfassung inklusive Uhrzeit. Falls Sie dies aktivieren, muss bei der Erfassung immer eine Uhrzeit angegeben werden. |
| Abschluss unterbinden | Aktiviert die Möglichkeit, den manuellen Abschluss mit Tätigkeiten ohne Leistungserfassung zu unterbinden. |
| Erfassung beschränken | Aktiviert die Möglichkeit, die Buchung von manuellen Leistungserfassungen und Reisezeiten über heute hinaus zu unterbinden. |
| Abschluss bei Überschneidungen verhindern | Aktiviert die Möglichkeit, bei Abschluss die Überschneidung von manuellen Leistungserfassungen einer Tätigkeit oder Reisezeiten einer Leistung zu unterbinden. |
| Rückreise-Erfassung nach vorläufigen Abschluss | Aktiviert die Möglichkeit, nach einem vorläufigen Abschluss einer Leistung noch eine Rückreise zu erfassen. |
| Leistungserfassung - Kommentar | Aktiviert die Möglichkeit, einen Kommentar zu einer Leistungserfassung zu erstellen. |
| Reisezeit - Kommentar | Aktiviert die Möglichkeit, Reisezeiten-Kommentare für eine Reisezeit zu erstellen. |
| Abschluss bei aktiven Timer verhindern | Aktiviert die Möglichkeit, bei Abschluss die Timer zu validieren und bei aktiven Timer den Abschluss zu unterbinden. |
Vorgang
Mit Vorgängen kann Ihr Kunde direkt per E-Mail Aufträge oder Problem an Ihr DocBee melden und Sie können Ihm aus DocBee antworten. Oder brauchen Sie vielleicht die Möglichkeit Leistungen zu gruppieren? Dann ist dies Ihre Funktion.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Referenznummer | Aktiviert eine Interne Referenznummer bei Vorgängen. |
| Externe Referenznummer | Aktiviert eine Externe Referenznummer bei Vorgängen, die vom Kunden Logins gesehen und geändert werden kann. |
| Schätzung | Aktiviert ein Schätzungs-Feld bei Vorgängen |
| Verknüpfungen | Aktiviert Verknüpfungen zwischen Vorgängen |
Vertraulichkeiten
Mit Vertraulichkeiten aktivieren Sie die Möglichkeit in Vorgänge Vertraulichkeit zu definieren damit bestimmte Benutzer diese Vorgänge nicht sehen.
Board
Mit Board aktivieren Sie die Möglichkeit in Vorgänge in einer Board Ansicht darzustellen.
Protokolle
Mit Protokollen können Sie selbstständig Dokumente definieren um Ihre Arbeitsprozesse abzubilden. Oder brauchen Sie eine Checkliste? Dann aktivieren Sie diese Funktion.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Leistung | Aktiviert die Möglichkeit unter Leistungen Protokolle anzulegen |
| Vorgang | Aktiviert die Möglichkeit unter Vorgänge Protokolle anzulegen |
Kalender
Mit der Kalenderintegration können Sie aus DocBee heraus die Arbeit Ihrer Mitarbeiter planen.
Zeitraum-Planung
Mit Zeitraum-Planung können Sie zukünftige Leistungen planen und haben die Möglichkeit Termine von Ihren Mitarbeiter oder Externen Dienstleister bestätigen zu lassen.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Alle Feiertage anzeigen | Aktivert die Anzeige aller lokalen Feiertage eines Landes. |
| Besitzer Auswahl | Aktiviert eine Besitzer-Auswahl pro Eintrag und fügt eine Filterung nach Besitzer hinzu |
| Terminplanung | Aktiviert die Planung der ersten Tätigkeit pro Eintrag über explizite Planungzeiten |
| Gewünschte Zeit | Aktiviert das pro Zeile eine gewünschte Zeit definiert werden kann |
Abwesenheiten
Diese Funktion aktiviert die Verwaltung von Abwesenheiten. Mit Abwesenheiten wird Ihre Arbeit durch DocBee unterstützt, indem, z.B., Leistungen mit Planungszeiten eskalieren, falls der entsprechende Mitarbeiter abwesend sein sollte.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Freigabeprozess | Aktiviert die Möglichkeit, einen Freigabeprozess für Abwesenheiten zu etablieren. |
Abrechnungen
Diese Funktion aktiviert in DocBee eine Ansicht um die erbrachten Leistungen und deren Abrechnung zu kontrollieren. Aktivieren Sie diese Funktion falls Sie nie wieder eine erbrachte Leistung vergessen wollen abzurechnen.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Fakturierbar Kennzeichen | Aktiviert ein Fakturierbar Kennzeichen bei Leistungen und Vorgängen. Mit diesem Kennzeichen kann schon vor der Abrechnung definiert werden, dass eine Leistung nicht fakturiert werden soll. |
Verträge
Mit Verträgen können Sie unter einem Kunden Managed Service Verträge, Interne Vereinbarungen oder Projekt anlegen.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Projekte | Aktiviert die Möglichkeit Leistungen über ein Projekt abzurechnen. Falls Sie dies wünschen aktivieren Sie diese Funktion. |
| Interne Vereinbarungen | Aktiviert die Interne Vereinbarungen Funktion. Interne Vereinbarungen haben keinen Einfluss auf den Leistungsnachweis sondern setzen nur die SLAs und Kontingente. |
SLA-Profile
Mit SLA Profilen können Sie in DocBee Ihre SLAs genauer definieren um z.B. zu bestimmen in welcher Arbeitszeit die SLA greifen soll oder welche Ziel-Status erreicht werden soll.
Aufwandsschätzungen
Mit Aufwandsschätzungen können Sie bei Projekten zusätzlich eine Aufwandsschätzung erzeugen die später aus den Aufgaben Leistungen erzeugt.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Fälligkeiten | Aktiviert die Möglichkeit, Fälligkeiten bei Teilaufgaben setzen zu können. |
| Interne Beschreibung | Aktiviert die Möglichkeit, eine Interne Beschreibungen bei Aufgaben und Teilaufgaben setzen zu können. |
Statistiken
Diese Funktion aktiviert den Statistik-Bereich in DocBee.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Aktiviert die Mitarbeiter Statistik auf Tagesbasis. Mit dieser Funktion wissen Sie immer welcher Mitarbeiter an welchen Tag welche Leistungen erbracht hat. |
| Mitarbeiterübersicht | Aktiviert die Mitarbeiter Statistik als Übersicht. Mit dieser Statistik können Sie schnell sehen welcher Mitarbeiter welche Leistungen erbracht hat. |
| Kunde | Aktiviert die Kunden Statistik auf Tagesbasis. Mit dieser Statistik wissen Sie immer welcher Kunden an welchen Tag wie viel Leistungen erhalten hat. |
| Kundenübersicht | Aktiviert die Kunden Statistik als Übersicht. Mit dieser Statistik wissen Sie schnell welcher Kunde wie viel Leistungen erhalten hat. |
| Leistungsartübersicht | Aktiviert die Leistungsart Statistik. Wollten Sie immer schon wissen welche Leistungsart welchen Teil Ihrer Arbeit ausmacht? Dann aktivieren Sie diese Statistik. |
| Kontingentübersicht | Aktiviert die Kontingent Statistik. Mit dieser Statistik können Sie schauen wie viel Arbeit auf welches Kontingent erbracht worden ist. |
| Protokollübersicht | Aktiviert die Protokoll Statistik. Mit dieser Statistik können Sie überprüfen wie viele Protokollen erzeugt worden sind. |
| Vertragsübersicht | Aktiviert die Vertrags Statistik. Mit dieser Statistik können Sie überprüfen wie ihr Vertrag im Vergleich zur Abrechnung mit dem hinterlegten Zahlungsprofil abschneidet. |
Freigabecenter
Mit dem Freigabecenter bietet Ihnen DocBee die Möglichkeit, die abgeschlossen Leistungen zu kontrollieren und gegeben falls Kulanzen zu setzen oder die erbrachten Leistungen mit einem Faktor zu versehen bevor Sie zur Abrechnung weitergegeben werden.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Automatische Freigabe ohne Konflikt | Aktiviert, dass Leistungen ohne Konflikt automatisch freigegeben werden. |
Tagesabschluss
Mit dem Tagesabschluss ermöglicht DocBee Ihren Mitarbeiter Lücken innerhalb Ihrer Zeitbuchung zu erkennen und gegebenfalls eine Korrektur vorzunehmen.
Aktivitäten
Mit Aktivitäten können Sie Aktivitäten für einen Tag hinzufügen die später neben dem Tagesabschluss angezeigt werden um den Tagesabschluss zu erleichtern.
Reisezeiten-Export
Mit dem Reisezeiten Export können Sie einfach alle Ihre Reisezeiten exportieren.
Kontingente
Mit Kontingent können Sie Kontingent unter einem Kunden anlegen und in Leistungen den Aufwand gegen diese Kontingente buchen lassen.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Überbuchung | Aktiviert die Möglichkeit, beim Abschließen einer Leistung eine Überbuchung der Kontingente anzuzeigen. |
Materialien
Mit Materialien können Sie Materialien innerhalb Ihrer Leistungen auswählen und Materialien in DocBee hinterlegen.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Lagerorte | Aktiviert die Möglichkeit Lagerorte unter Materialien zu speichern. |
Objekte
Mit Objekten können Sie Objekte anlegen und es Ihren Kunden zuweisen und erhalten so die Möglichkeit in Leistungen oder Vorgängen diese Objekte auszuwählen.
Skills
Mit Skills aktivieren Sie die Möglichkeit Skills anzulegen und Sie Ihren Benutzer zu zuweisen.
Automatisierung
Mit Automatisierung können Sie Logiken definieren mit deren Hilfe Sie Ihre Prozesse automatisieren können.
DocBee Skript
Mit DocBee Skript können Sie durch Automatisierung selbst programmierten Programmcode ausführen um Ihren Prozess weiter zu automatisieren.
Änderungskontrolle
Mit der Änderungskontrolle können Sie sehen wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.
Externe Ereignisse
Mit Externen Ereignissen können Sie z.B. Ihren Kunden Webaufrufe zur Verfügung stellen (auch über QR Codes) um direkt Leistungen oder Vorgänge in Ihrem DocBee anzulegen oder Sie können Dritt System anbinden um Leistungen oder Vorgänge via Webaufruf anzulegen
Systemhaus One
Mit Systemhaus One können Sie Ihr DocBee mit dem ERP Systemhaus One verbinden.
Externe Dienstleister
Mit Externe Dienstleister können Sie den Zugriff auf Ihr DocBee für Externe Dienstleister freigeben.
Beobachter
Mit Beobachtern können Sie eine dritte Person über abgeschlossene Leistungen / Protokolle informieren. Beobachter können mit Hilfe der ''Zusatzfelder'' einem Kunden / Standort / Kontakt zugewiesen werden. Desweiteren ist es möglich Protokoll-Eintrags-Muster mit Beobachtern anzulegen und zu hinterlegen ob bei Abschluss des Protokolls informiert werden soll.
Tags
Mit Tags aktivieren Sie die Möglickeit Vorgänge zusätzlich zu den Kategorie mit Tags zu versehen um diese Vorgänge besser Filtern zu können.
Optionen
| Name | Beschreibung |
|---|---|
| Dynamische Tags | Aktiviert die Möglichkeit Tags direkt im Vorgang anzulegen. |
Abteilungen
Mit Abteilungen können Sie Abteilungen innerhalb von DocBee pflegen mit eigenen Arbeitszeiten und Benutzer und Vorgängen dieser Abteilung zuweisen.
Kunden Login
Mit dem Kunden Login können Sie den Zugriff auf Ihr DocBee für Ihre Kunden freigeben.
Externer Zeiterfassung
Mit Externer Zeiterfassung können Sie in DocBee über die REST API TimeRecords erzeugen die dann in Tagesabschluss und in der Statistik von Mitarbeitern angezeigt werden.