Kunden

Generelle Informationen

Was sind Kunden?

Kunden sind als Pflichtangabe bei Leistungen und Protokollen ein elementarer Bestandteil DocBees. Unter einem Kunden sind alle kundenspezifischen Daten zusammengefasst.

Wann sollten Sie Kunden verwenden?

Kunden sind ein elementarer Bestandteil DocBees und werden standardmäßig verwendet.

Kunden

Unter Kunden > Liste sind die Kunden aufgelistet. Kunden- und Kontaktdaten können manuell angelegt werden, sofern die entsprechenden Rollen-Berechtigungen bestehen und kein führendes ERP System mit DocBee verbunden ist.

Neuen Kunden anlegen

Feld	Beschreibung
Name	Vollständiger Name des Kunden
Kundennummer	Eindeutige Kundennummer in DocBee
Kurzname	Kürzel, welches in der Suche verwendet werden kann
Info	Kunden-Info-Feld, welches in Vorgängen angezeigt wird
Status	Legt den Status des Kunden fest. Status werden unter Administration > Kunden > Kundenstatus definiert
Intern	Definiert den Kunden als Intern. Die erbrachten Leistungen werden im Bereich Statistik als Intern dargestellt
Firmierung	Ist keine Firmierung hinterlegt, so wird die Standard-Firmierung verwendet. Firmierungen können unter Administration > Firmierung angelegt werden
Email-Domain	Die E-Mail Domain des Kunden anhand derer bei einem aktiven Mail-Parser die eingehenden E-Mails dem Kunden zugeordnet werden, sofern bei keinem Kontakt die exakte E-Mail Adresse hinterlegt ist

Hinweis: Die manuelle Anlage ist in der Web-Version auch aus anderen Bereichen DocBees (Vorgänge, Leistungen, Protokolle, Kunden-Objekte) möglich, indem bei der Auswahl des Kunden auf das "+"-Symbol am rechten Rand geklickt wird.

Hinweis: Darüber hinaus können die Kundendaten über den (automatischen) CSV Import, die REST API, oder eine ERP Anbindung importiert bzw. synchronisiert werden.

Hinweis: Falls der Kunde weitere E-Mail Domains besitzt, kann in Administration > Zusatzfelder ein Zusatzfeld mit Typ E-Mail (Domain) mit Zugehörigkeit Kunden angelegt werden.

Standort

Unter Kunden > Standorte ist die Standort-Liste zu finden.

Neuen Standort anlegen

Feld	Beschreibung
Name	Name des Standorts
Straße, Nr.	Straße inkl. Hausnummer
PLZ	Postleitzahl der Stadt
Stadt	Name der Stadt
Telefon	Die Zentralnummer des Kunden-Standorts. Wird die Telefonanbindung benutzt und die Telefonnummer inkl. Durchwahl nicht direkt im Kontakt gefunden, so sorgt der Eintrag der Telefonnummer im Standort dafür, dass eine näherungsweise Suche nach der Telefonnummer durchgeführt wird und die Kontaktliste gefiltert nach dem Standort geöffnet wird.
Standard-Adresse	Definiert, ob der Standort bei einer Leistung automatisch ausgewählt wird, wenn kein anderer Standort manuell gesetzt wurde. Es darf immer nur ein Standort als Standard-Adresse pro Kunde gesetzt werden.
Empfohlene Mitarbeiter & Queues	Empfohlene Mitarbeiter & Queues werden zuerst angezeigt, wenn Sie diese für diesen Standort auswählen.

Kontakte

Unter Kunden > Kontakte ist die Kontaktliste zu finden.

Hinweis: Die Felder Email, Telefon, Fax und Mobil werden in Vorgängen und in den nativen Apps (inkl. der Bezeichnung) angezeigt.

Hinweis: Wird die DocBee-Telefonanbindung benutzt, so wird der Kontakt geöffnet, dessen Telefonnummer an DocBee übergeben wurde. Ist die Telefonnummer bei keinem Kontakt vorhanden, so wird die Kontaktliste geöffnet. Gibt es beim Standort eine Telefonnummer, so wird eine näherungsweise Suche durchgeführt und gegebenenfalls die Kontaktliste nach Kunden und Standort gefiltert.

Neuen Kontakt anlegen

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde, dem der Kontakt angehört. Wird der Kontakt aus einem Kunden heraus angelegt, ist diese Angabe redundant und das Feld wird nicht angezeigt.
Standort	Auswahl eines Standortes für den Kontakt
Bezeichnung	Bietet eine Freitexteingabe, um beispielsweise die Position des Kontakts (z.B. Geschäftsführer) einzutragen.
Anrede	Auswahl zwischen den Anreden Herr und Frau
Name	Vor- und Nachname
Email	Emailadresse des Kontakts
Telefon	Festnetznummer
Fax	Faxnummer
Mobil	Mobilfunknummer
Info	Freitexteingabe, um zusätzliche Informationen zum Kontakt zu hinterlegen
Sende Email	Falls Sende Email aktiviert ist, werden diesem Kontakt alle abgeschlossenen Leistungen/Protokolle des Kunden via Email zugesandt. Hinweis: Falls der Kontakt einem Standort zugewiesen ist, bekommt dieser die E-Mails nur falls der Standort übereinstimmt
Sende Email (Ausgewählt)	Falls Sende Email (Ausgewählt) aktiviert ist, werden diesem Kontakt nur dann abgeschlossene Leistungen/Protokolle via Email zugesandt, wenn dieser Kontakt im Formular ausgewählt ist.
Sende Fax	Falls Sende Fax aktiviert ist, werden diesem Kontakt alle abgeschlossenen Leistungen/Protokolle des Kunden via Fax zugesandt. Hinweis: Falls der Kontakt einem Standort zugewiesen ist, bekommt dieser die Faxe nur falls der Standort übereinstimmt
Sende Fax (Ausgewählt)	Falls Sende Fax (Ausgewählt) aktiviert ist, werden diesem Kontakt nur dann abgeschlossene Leistungen/Protokolle via Fax zugesandt, wenn dieser Kontakt im Formular ausgewählt ist.
Standard Dokumenten Kontakt	Falls Standard Dokumenten Kontakt aktiviert wird, wird dieser Kontakt standardmässig ausgewählt und, falls kein anderer Kontakt gewählt wurde, im Leistungsnachweis angezeigt. Es darf genau einen Standard-Dokumenten-Kontakt für den allgemeinen Kunden geben und pro Standort ebenfalls genau einen Standard-Dokumenten-Standort-Kontakt.

Kontakt verschieben

Falls ein Kontakt zwischen Kunden und/oder Standorten verschoben wird, wird der Kontakt dupliziert, falls Leistungen, Protokolle oder Vorgänge mit diesem Kontakt verknüpft sind. A

b diesem Moment welches ab diesem Zeitpunkt als Vorgänger des Kontakts gilt und nicht mehr ausgewählt werden kann.

Hinweis: Falls der Kontakt mit Kunden-Objekt verknüpft ist, werden diese Kunden-Objekte ebenfalls verschoben ( Siehe Kunden-Objekt verschieben)

Administration

Einstellungen

Feld	Beschreibung
Modus	Definiert den Kunden-Modus (siehe Kunden-Modus
Kontakt Suche erlauben	Falls diese Einstellung aktiviert ist kann direkt im Kontakt Feld gesucht werden ohne die vorherige Eingrenzung auf Kunden.
Kunden Link bereitstellen	Falls diese Einstellung aktiviert ist wird automatisch ein Link zum Kunden hinzugefügt
Kontakt Link bereitstellen	Falls diese Einstellung aktiviert ist wird automatisch ein Link zum Kontakt hinzugefügt
Standort Link bereitstellen	Falls diese Einstellung aktiviert ist wird automatisch ein Link zum Standort hinzugefügt
Standort Kartendienst Link bereitstellen	Falls diese Einstellung aktiviert ist wird automatisch ein Link zur Adresse des Standorts in einem Kartendienst hinzugefügt
Kunden-Info bereitstellen	Definiert wie Kunden-Infos in Vorgängen, Leistungen, Protokollen und bei Zeitraums-Planungs-Terminen dargestellt werden sollen (siehe Kunden-Info-Typ)
Kundenstandort-Info bereitstellen	Definiert wie Kundenstandort-Infos in Vorgängen, Leistungen, Protokollen und bei Zeitraums-Planungs-Terminen dargestellt werden sollen (siehe Kunden-Info-Typ)
Kundenkontakt-Info bereitstellen	Definiert wie Kundenkontakt-Infos in Vorgängen, Leistungen, Protokollen und bei Zeitraums-Planungs-Terminen dargestellt werden sollen (siehe Kunden-Info-Typ)
Kundennummergenerierung	Falls diese Einstellung aktiviert ist kann bei der Kundenerstellung optional die Kundennummer aus einem Prefix und einer fortlaufenden Nummer generiert werden.
App-Synchronisation konfigurierbar	Falls diese Einstellung aktiviert ist, ist einstellbar, welche Kunden, Standorte und Kontakte in der App nutzbar sind.
Standard-Kunde	Der Standard-Kunde wird in neuen Vorgängen, Leistungen und Protokollen automatisch gesetzt, wenn kein Kunde vorgegeben ist.

Kunden-Modus

Name	Beschreibung
Standard	Ein Kunde kann beliebig viele Standorte und Kontakte haben
Mehrere Kontakte	Ein Kunde hat einen Standort und beliebig viele Kontakte. (Die Standort-Auswahl entfällt)
Einfacher Kunde	Ein Kunde hat einen Standort und nur einen Kontakt. (Die Standort- und Kontakt-Auswahl entfällt)

Kunden-Info-Typ

Name	Beschreibung
Niemals anzeigen	Zeigt keine zusätzlichen Kunden-Infos an.
Umschaltbar	Zeigt zusätzliche Kunden-Infos bei Bedarf an in dem Schaltfläche betätigt wird.
Immer anzeigen	Zeigt zusätzliche Kunden-Infos immer an.

Hinweis: Diese Einstellung hat auch Auswirkung auf die APPs und definiert, ob eine Schaltfläche für die Kunden-Infos bereitgestellt wird oder nicht. Der Typ Immer anzeigen wird aber in den APPs wie Umschaltbar behandelt.

Zusatzfelder

Sie können bei Kunden, Standorten und Kontakten Zusatzfelder hinterlegen. Weitere Informationen zum Thema Zusatzfelder finden Sie hier.

Status

In DocBee können Sie eigene Kunden-Status definieren.

Standardmäßig definiert DocBee zwei Status Aktiv und Inaktiv wobei Kunden mit letzteren nicht auswählbar sind für neue Leistungen, Vorgänge usw.

Hinweis: Aktiv und Inaktiv können nur umbenannt und nicht gelöscht werden.

Feldbeschreibungen

Name	Beschreibung
Name	Name des Status
Auswählbar	Definiert ob ein Kunden mit diesem Status bei neuen Leistungen, Vorgängen usw. auswählbar ist oder nicht

Logins

Sie können in DocBee für Ihre Kunden eigene Zugänge bereitstellen um z.B. den Status seiner Vorgänge sehen zu können. Weitere Information zum Thema Kunden-Logins finden Sie hier.