Leistungen

Generelle Informationen

Was sind Leistungen?

Als zentrale Funktion zur Erfassung von Tätigkeiten sind Leistungen ein elementarer Bestandteil von DocBee. In einer Leistung werden Arbeitsaufwände eingetragen und der Umgang mit diesen definiert.

Wann sollten Sie Leistungen verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Leistungen.

• Erbringung von abrechenbaren Leistungen
• Einsatz eines ERP Systems wie z.B. Systemhaus.One oder AFS

Leistungen

Manuelles Anlegen

Leistungen in DocBee können entweder manuell über die Schaltfläche Neue Leistung anlegen in der Leistungs-Liste oder über die Schnellanlage in der Top-Navigation erzeugt werden.

Des Weiteren gibt es hier die Möglichkeit, Leistungen aus einer Vorlage zu erzeugen, die Sie unter Leistungs-Vorlagen definiert haben.

Automatisches Anlegen

DocBee bietet Ihnen folgende Möglichkeiten, Leistungen automatisch zu erzeugen.

Name	Beschreibung
Regel	Ermöglicht Ihnen, die Erzeugung von Leistungen in bestimmten Intervallen
Externe Ereignisse	Externe Ereignisse (HTTP Aufrufe) können Leistungen erzeugen
Automatisierung	Ermöglicht Ihnen, Leistungen bei bestimmten Ereignissen mit bestimmten Bedingungen zu erzeugen
Systemhaus One	Kundenaufträge aus Systemhaus One können in DocBee, falls aktiviert, Vorgänge mit Leistungen erzeugen
REST API	Über die REST API ist es möglich, Leistungen zu erzeugen

Feldbeschreibungen

Eine Leistung in DocBee hat folgende Felder:

Feld	Beschreibung
Leistungs-ID	Eindeutige Nummer des Vorgangs (Aufbau: #YYYYMMDD-Fortlaufende, 5 stellige Nummer)
Verantwortlicher	Verantwortliche können Benutzer, Queues oder Externe Dienstleister sein. Wobei Leistungen mit einer Queue als Verantwortlichen nicht abgeschlossen werden können. Nur der Verantwortliche einer Leistung oder ein Benutzer mit der Berechtigung auf den Verantwortlichen kann eine Leistung abschließen.
Kunde	Der Kunde der Leistung.
Standort (optional)	Der Standort der Leistung. Dies Feld erscheint bei Ihnen eventuell nicht, falls Sie bei den Kunden-Einstellungen den Modus Einfacher Kunde oder Mehrere Kontakte gewählt haben.
Kontakt (optional)	Der Kontakt der Leistung. Dieses Feld erscheint bei Ihnen eventuell nicht, falls Sie bei den Kunden-Einstellungen den Modus Einfacher Kunde gewählt haben.
Priorität (optional)	Setzt die Priorität der Leistung. Falls Prioritäten bei Leistungen nicht aktiviert sind, taucht dieses Feld bei Ihnen nicht auf.
Vorgang (optional)	Setzt die Verknüpfung zu einem Vorgang. Falls Vorgänge bei Ihnen nicht aktiviert sind, taucht diese Feld bei Ihnen nicht auf.
Projekt (optional)	Sofern ein Projektvertrag am Kunden vorhanden ist, kann einer Leistung ein Projekt zugeordnet werden. Diese Zuordnung verändert eventuell die Abrechnungslogik der Leistung.
Referenznr. (optional)	Definiert eine interne Referenznummer. Diese Einstellung ist nur vorhanden falls interne Referenznummer unter Funktionen aktiviert wurde.
Ext. Ref-Nr. (optional)	Definiert eine externe Referenznummer. Diese Einstellung ist nur vorhanden falls Externe Referenznummer unter Funktionen aktiviert wurde.
gepl. Veröff. (optional)	Definiert ein geplantes Veröffentlichungs-Datum einer Leistung im Status Entwurf. Diese Einstellung ist nur vorhanden falls Funktion Leistungen - Entwurf aktiviert ist.
Fakturierbar? (optional)	Definiert, ob die Leistung fakturiert werden soll oder nicht. Diese Einstellung ist nur vorhanden falls die Funktion Abrechnung - Fakturierbar Kennzeichen aktiviert ist. Das Fakturierbar Kennzeichen kann auch direkt in der Liste über die zugehörige Spalte gesetzt werden.
Unterschrift benötigt? (optional)	Definiert, ob die Leistung unterschrieben werden muss. Falls dies aktiviert ist, ist ein Abschließen der Leistung nur über die APP möglich.
PIN verwenden? (optional)	Definiert, ob beim Abschließen von Leistungen ein PIN eingeben werden muss.
Benachrichtigung verschicken?	Definiert, ob durch die Leistung erzeugte Leistungsnachweis nach Abschluss an Kunden geschickt werden soll. Die Benachrichtigung wird nur an den Kunden geschickt, falls zusätzlich Sende E-Mail, Sende Fax, Sende E-Mail (ausgewählt) oder Sende Fax (ausgewählt) im Kontakt gesetzt sind.
Rückreise erfassen nach vorläufigen Abschluss (optional)	Definiert, dass die Leistung vorläufig abgeschlossen werden kann und dann nur noch Reisezeiten hinzugefügt werden können für z.B. eine Rückreise.
Erfolgreich abgeschlossen? (optional)	Definiert, ob mit dieser Leistung die Arbeiten erledigt sind oder nicht. Falls der Haken gesetzt ist, wird auf dem Leistungsnachweis ein Vermerk produziert, dass die Leistung erfolgreich abgeschlossen wurde. Zusätzlich kann Sie verwendet werden, um nur in diesem Fall den Vorgang zu schließen.

Tätigkeiten

Eine Leistung in DocBee kann eine oder mehrere Tätigkeiten enthalten.

Hinweis: Eine Tätigkeit kann einzeln abgeschlossen werden, um zu signalisieren, dass diese Tätigkeit fertig ist.

Feldbeschreibungen

Feld	Beschreibung
Titel	Der Titel der Tätigkeit
Beschreibung	Die Beschreibung der Tätigkeit. Was wurde gemacht?
Interne Beschreibung (optional)	Eine interne Beschreibung der Tätigkeit. Dies wird nicht Bestandteil des Leistungsnachweis.
Leistungsart	Welche Art von Leistung wurde erbracht? Die Leistungen können über Zahlungsrofile unterschiedlichen Abrechnungsarten zugewiesen werden wie z.B. Stundenabrechnung oder Pauschale.
Mitarbeiter	Welcher Mitarbeiter (Benutzer) führt diese Tätigkeit aus?
Kontingent (optional)	Kontingent, auf das diese Tätigkeit gebucht werden soll
Objekte (optional)	Liste von Kunden-Objekten. Für welche bzw. an welchen Objekten wurde die Tätigkeit ausgeführt?
Fälligkeit	Wann wird diese Tätigkeit fällig?
Arbeitszeit geschätzt	Geschätzte Arbeitszeit => Wie lange wird schätzungweise für diese Tätigkeit benötigt?
Arbeitszeit verbleibende	Verbleibende Arbeitszeit => Wie lange wird schätzungweise für diese Tätigkeit noch benötigt?
Planungszeit geschätzt	Geschätzte Planungszeit => Wie viel Zeit soll über Planungszeiten geplant werden?
Planungszeit Anreise	Wie lange dauert eine Anreise? Wird automatisch bei neuen Planungszeiten gesetzt.
Planungszeit Abreise	Wie lange dauert eine Abreise? Wird automatisch bei neuen Planungszeiten gesetzt.

Planungszeiten

Eine Tätigkeit kann Planungszeiten enthalten. Eine Planungszeit definiert, wann diese Tätigkeit umgesetzt werden soll.

Planungszeiten können manuell über Planungszeit hinzufügen, über die Kalender-Schaltfläche neben der Mitarbeiter-Liste der Tätigkeit oder global über Kalender > Kalender bzw. Kalender > Zeitleiste geplant werden.

Die Planungszeiten dienen nur der vorherigen Planung und Erzeugung von Kalender Einträgen. Sie sind nicht Bestandteil des Leistungsnachweis.

Feld	Beschreibung
Automatische Planung?	Definiert, ob die Planung auf die hinterlegte Arbeitszeit aufgeteilt werden soll oder nicht.
Startzeit	Die Startzeit der Planung
Arbeitszeit	Die Dauer der Planung
Anreise	Die Anreise
Kontingent (optional)	Kontingent, auf das diese Tätigkeit gebucht werden soll
Objekte	Liste von Kunden-Objekten. Für welche bzw. an welchen Objekten wurde die Tätigkeit ausgeführt?
Fälligkeit	Wann wird diese Tätigkeit fällig?
Arbeitszeit geschätzt	Geschätzte Arbeitszeit => Wie lange wird schätzungweise für diese Tätigkeit benötigt?
Arbeitszeit verbleibende	Verbleibende Arbeitszeit => Wie lange wird schätzungweise für diese Tätigkeit noch benötigt?
Planungszeit geschätzt	Geschätzte Planungszeit => Wie viel Zeit soll über Planungszeiten geplant werden?
Planungszeit Anreise	Wie lange dauert eine Anreise? Wird automatisch bei neuen Planungszeiten gesetzt.
Planungszeit Abreise	Wie lange dauert eine Abreise? Wird automatisch bei neuen Planungszeiten gesetzt.

Wichtig: Planungszeiten gelten immer für alle Mitarbeiter der Tätigkeit.

Leistungersfassung

Eine Tätigkeit kann Leistungserfassungen enthalten. Eine Leistungserfassung definiert, wann, durch welchen Mitarbeiter und wie lange an dieser Tätigkeit gearbeitet hat.

Die Leistungserfassung kann entweder manuell oder über einen Timer erfolgen.

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Welcher Mitarbeiter erfasst seine Leistungerbringung?
Startzeit	Startzeit der Leistungserbringung
Arbeitszeit	Wie lange wurde gearbeitet?
Angepasste Arbeitszeit (optional)	Falls die Abrechnungskorrektur aktiv ist und der Benutzer die Berechtigung dafür hat, kann nun pro Leistungserfassung die Arbeitszeit korrigiert werden. Diese Korrektur ändert die Arbeitszeit und damit auch die Abrechnungszeit.
Verbleibend (optional)	Wie lange wird noch benötigt, um die Tätigkeit abzuschließen? Dies setzt automatisch den Wert Arbeitszeit verbleibende in der Tätigkeit

Hinweis: Die Leistungserfassung kann auch umgestellt werden, dass statt Startzeit und Arbeitszeit, Startzeit und Endzeit bzw. Arbeitszeit und Endzeit verwendet wird. Dies lässt sich auch für den Benutzer automatisch einstellen über die Leistungs-Konfiguration Administration > Leistungsen > Einstellungen - Erfassung von Zeiten standardmässig. Hinweis: Angepasste Arbeitszeit: An SAP wird die angepasste Arbeitszeit übergeben. Die Abrechnungszeit wird in SAP bestimmt.

Materialien

Einer Tätigkeit können Materialien zugewiesen werden, die für die Ausführung der Tätigkeit verwendet wurden.

In DocBee können Materialien entweder aus er Materialien-Liste oder als Freitext Material hinterlegt werden.

Die Materialien, die ausgewählt wurden, werden auf dem Leistungsnachweis angezeigt.

Falls unter Funktionen - Materialien die Option Lagerorte aktiv ist, können den Materialien Lagerorte zugewiesen werden.

Bilder

Einer Tätigkeit können Bilder zugewiesen werden. Diese Bilder werden später auf dem Leistungsnachweis angezeigt.

Hinweis: Dies ist eine Funktion, die unter Administration > Funktionen - Leistungen - Tätigkeit - Bilder freigeschaltet werden kann.

Reisezeiten

Eine Leistung kann Reisezeiten enthalten. Eine Reisezeit definiert die An- bzw. Abfahrten zum Kunden für eine Leistung.

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Welcher Mitarbeiter erfasst seine Leistungserbringung?
Gefahrene Kilometer	Die zurückgelegten Kilometer
Startzeit	Startzeit der Leistungserbringung
Arbeitszeit	Wie lange wurde gearbeitet?
Reiseart (optional)	Welche Reiseart liegt vor? Reisearten können über Zahlungsprofile unterschiedliche Abrechnungsarten zugewiesen werden.

Info-Dateien

Leistungen können Info-Dateien zugewiesen werden. Diese Info-Dateien dienen der Unterstützung zur Ausführung der Tätigkeiten. Die hier hinterlegten Info-Datei werden auf die Mobilen Geräte synchronisiert und stehen Offline zur Verfügung.

Die Info-Dateien werden aber nicht Bestandteil des Leistungsnachweises.

Status

Eine Leistung in DocBee kann einer der folgenden Status haben.

Entwurf

Der Status Entwurf definiert, dass die Leistung noch nicht zur Aktiven Bearbeitung freigegeben wurde.

Hinweis: Eine Leistung im Entwurfs-Status wird noch nicht auf die mobilen Geräte synchronisiert und kann nur von Benutzer gesehen werden mit der entsprechenden Berechtigung.

Kalender-Einträge in angebundenen System wie z.B. Exchange werden aber schon erzeugt, um Blocker zu signalisieren.

Eine Leistung im Entwurfs-Status kann entweder automatisch durch setzen eines Datums oder manuell veröffentlicht werden und wandert dann in den Status Offen

Hinweis: Leistungen in diesem Status können gelöscht werden

Offen

Der Status Offen definiert, dass die Leistung bearbeitet werden kann bzw. bearbeitet wird.

In diesem Status werden die Leistungen zu den mobilen Geräten synchronsiert und die eigentliche Bearbeitung der Leistung (Leistungserfassung, Reiszeiten, ... ) wird vorgenommen.

Eine Leistung, die manuell angelegt wurde und nicht als Entwurf gespeichert wurde, wird automatisch im Status Offen erzeugt.

Nachdem die Arbeiten erledigt sind, wird die Leistung entweder durch Betätigen der Schaltfläche Abschließen oder Vorläufig Abschließen in den Status Abgeschlossen bzw. Vorläufig abgeschlossen verschoben.

Hinweis: Leistungen in diesem Status können gelöscht werden

Vorläufig abgeschlossen

Der Status vorläufig abgeschlossen definiert, dass die Arbeiten erledigt sind, aber noch Reisezeiten wie z.B. eine Rückreise erfasst werden soll.

In diesem Status werden die Leistungen zu den mobilen Geräten synchronsiert und es können noch neue Reisezeiten erfasst werden.

Nachdem die zusätzlichen Reisezeiten erfasst wurden, wird die Leistung durch Betätigen der Schaltfläche Abschließen die Leistung in den Status Abgeschlossen versetzt.

Hinweis: Leistungen in diesem Status können nicht mehr gelöscht werden. Falls Sie die Leistung nicht abrechnen wollen, können Sie entweder das Kennzeichen Fakturierbar? entfernen oder die Leistung abschließen und dann Stornieren bzw. Stornieren & Klonen.

Abgeschlossen

Der Status Abgeschlossen definiert, dass die Leistung fertig bearbeitet ist.

Hinweis: Leistungen in diesem Status können nicht mehr gelöscht werden. Falls Sie die Leistung nicht abrechnen wollen, können Sie entweder das Kennzeichen Fakturierbar? entfernen oder diese Leistung Stornieren bzw. Stornieren & Klonen.

Der Nächste Status hängt davon ab, ob die Funktion Freigabecenter aktiviert ist.

Falls das Freigabecenter aktiviert ist. Können Sie in diesem Status noch Veränderung (Zeitkorrekturen, Textanpassungen usw.) vornehmen und sobald diese abgeschlossen ist mit Betätigen der Freigeben Schaltfläche in den Status Freigegeben wechseln.

Falls das Freigabecenter nicht aktiviert ist, kann diese Leistung nicht mehr verändert werden, da sie nun zur Abrechnung freigegeben ist. Ab jetzt erscheint diese Leistung auch unter Abrechnung und kann dort mit dem Setzen einer Abrechnungsnummer bzw. des Vermerks "wird nicht abgerechnet" in den Status Abgerechnet verschoben werden.

Freigegeben

Der Status Freigegeben definiert, dass die Leistung nun abgerechnet werden kann. Diesen Status gibt es nur, falls das Freigabecenter aktiviert ist. Eine Änderung ist nun nicht mehr möglich, da diese Leistung nun zur Abrechnung freigegeben ist. Ab jetzt erscheint diese Leistung auch unter Abrechnung und kann dort mit dem Setzen einer Abrechnungsnummer bzw. den Vermerk " wird nicht abgerechnet" in den Status Abgerechnet verschoben werden.

Nicht fakturiert

Der Status Nicht fakturiert definiert, dass die Leistung nicht fakturiert wurde.

Dieser Status kann erreicht werden, falls das Kennzeichen Fakturierbar? gesetzt wurde oder falls unter Abrechnung diese Leistung als nicht fakturierbar gekennzeichnet wurde.

Hinweis: Falls diese Leistung doch abgerechnet werden soll, kann entweder über das Kennzeichen Fakturierbar? oder über die Abrechnungs-Liste dieser Zustand wieder in Abgeschlossen bzw. Freigegeben versetzt werden.

Abgerechnet

Dieser Status definiert, dass der Abrechnungsprozess erledigt ist. Eine abgerechnete Leistung kann nicht storniert werden.

Falls die Leistung versehentlich auf nicht abgerechnet bzw. mit einer Abrechnungsnummer versehen wurde, kann durch Entfernen dieser Abrechnungsnummer wieder in den Status Abgeschlossen bzw. Freigegeben gewechselt werden. Dadurch wird das Stornieren wieder möglich.

Storniert

Der Status Storniert definiert, dass die Leistung nicht zur Abrechnung freigegeben wurde. Stornierte Leistungen können weiterhin in DocBee eingesehen werden.

Nachrichten

Empfangen

Leistungs-Nachrichten können entweder über einen konfigurierten Vorgangs-Mail-Parser oder über die REST API empfangen werden.

Hinweis: Falls eine E-Mail mit einer Leistungsnummer an einen Vorgangs-Mail-Parser geschickt wird und es noch keinen Vorgang zu dieser Leistung gibt, wird ein neuer Vorgang erzeugt und mit der Leistung verknüpft.

Wichtig: Damit beim Mail-Parser die E-Mail wieder der richtigen Leistung zugewiesen werden kann, muss im Betreff die Leistungsnummer in eckigen Klammern vorhanden sein. Falls dies nicht der Fall sein sollte, wird ein neuer Vorgang angelegt.

Verschicken

Aus DocBee können E-Mails und SMS verschickt werden. Zusätzlich gibt es noch die Option, nur eine Leistungs-Notiz zu produzieren.

Um eine Nachricht zu verschicken, klicken Sie auf die Schaltfläche Nachricht. Dies öffnet einen Dialog mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Typ	E-Mail: Versendet eine E-Mail an die angegebenen Empfänger und Empfänger im CC sowie optional interne Benachrichtigungen. Leistungsnotiz: Ist eine Notiz an einer Leistung. SMS: Versendet eine SMS aus DocBee an die angegebene Mobilnummer des Kontaktes, Benutzers oder Externen Dienstleisters, sofern der MessageBird Dienst aktiviert ist.
Vorlage	Die Vorlage, die zum Nachrichtenversand verwendet werden soll. Falls der Betreff oder die Nachricht geändert wird, wird dieser Text versendet.
Zu Nachrichten hinzufügen	Definiert, ob eine Nachricht als Leistungs-Nachricht angezeigt werden soll oder nicht. Falls der Haken nicht gesetzt ist, wird die E-Mail bzw. SMS trotzdem verschickt
Interne Nachricht	Definiert, dass eine Nachricht intern ist
Benachrichtigungen	Hier können Benutzer ausgewählt werden, die eine Benachrichtigung zu dieser Nachricht bekommen sollen.
Betreff	Das Betreff-Feld der Nachricht. Dem Betreff wird vorm Versenden automatisch die Vorgangsnummer in eckigen Klammern vorangestellt, falls diese nicht Bestandteil des Betreffs sind.
Nachricht	Die Nachricht, welche versandt wird.
Anhänge	Hier ist die Liste der aktuellen Anhänge der Nachricht zu sehen. Über die Schaltfläche Anhänge hinzufügen… können Anhänge hinzugefügt werden. Die Maximale Dateigröße eines Anhangs liegt aktuell bei 25 MB.

Antworten

Sie können auf einzelne Leistungs-Nachrichten antworten. Um zu antworten, öffnen Sie die Leistungs-Nachricht und drücken die Antworten-Schaltfläche. Dies öffnet einen Dialog ähnlich dem Nachrichtenversand-Dialog, in dem Sie Ihre Antwort schreiben und verschicken können.

Weiterleiten

Sie können einzelne Leistungs-Nachrichten an eine oder mehrere E-Mail Adressen weiterleiten. Um eine Nachricht weiterzuleiten, öffnen Sie die Leistungs-Nachricht und drücken die Weiterleiten-Schaltfläche. Dies öffnet einen Dialog ähnlich dem Nachrichtenversand-Dialog, in dem Sie den Empfänger bestimmen und die Nachricht editieren können.

Intern / Extern

DocBee unterscheidet zwischen internen und externen Nachrichten.

Interne Nachrichten können nur von normalen Benutzern und Externen Dienstleister-Benutzern gesehen werden.

Wichtig: Interne Nachrichten können nicht von Kunden-Logins gesehen werden.

Externe Nachrichten können von allen Benutzern inklusive Kunden-Logins gesehen werden.

Eine Nachricht kann von einem Benutzer mit der Berechtigung Nachrichten Sichtbarkeit anpassen von Intern auf Extern bzw. andersrum geändert werden.

Modus

Nachrichten-Liste

Die Nachrichten werden unter der Leistung angezeigt. Sobald eine Leistung geöffnet wird, werden die letzten 10 Nachrichten automatisch geladen und eingeklappt dargestellt. Falls weitere Nachrichten vorhanden sein sollten, können Sie über eine Schaltfläche geholt werden.

In diesem Modus werden alle Nachrichten-Typen über die Schaltfläche Nachricht erzeugt.

Hinweis: Über eine Schaltfläche können zusätzlich alle Nachrichten des verknüpften Vorgangs angezeigt werden.

Instant-Messaging

Die Nachrichten werden je nach Auflösung entweder neben oder unter den Leistungs-Daten angezeigt. In diesem Modus werden so viele Nachrichten geladen, wie auf dem Bildschirm aktuell angezeigt werden können. Durch scrollen nach oben werden weitere Nachrichten geladen.

Falls Nachrichten hinzukommen, während die Leistung geöffnet ist, werden diese sofort hinzugefügt.

In diesem Modus werden Leistungsnotizen direkt unter den Nachrichten erzeugt.

Hinweis: Über eine Schaltfläche können zusätzlich alle Nachrichten des verknüpften Vorgangs angezeigt werden.

Berechtigungen

Ob ein Benutzer Zugriff auf eine Leistung hat, wird in dieser Reihenfolge überprüft:

1. Hat der Benutzer die Berechtigung Zugriff auf Kunden beschränken und ist entweder einer Kunden-Gruppe zugewiesen in der sich der Kunde der Leistung befindet oder ist keiner Kunden-Gruppe zugewiesen?
2. Hat der Benutzer Zugriff auf die Vertraulichkeit der Leistung oder ist die Vertraulichkeit mit Zugriff für Verantwortliche definiert und der aktuelle Benutzer ist der Verantwortliche (Definiert durch Vertraulichkeits-Zuweisungen. Greift nur, falls die Funktion Vertraulichkeiten aktiviert ist) ?
3. Hat der Benutzer Zugriff auf den Verantwortlichen (Benutzer/Queue) oder einen Mitarbeiter (Benutzer) einer Tätigkeit (Definiert durch die Mitarbeiter-Gruppen innerhalb der Benutzerverwaltung) ?
4. Hat die Leistung keinen Verantwortlichen und der Benutzer hat die Berechtigung "Sieht nicht zugewiesene Leistungen/Protokolle" und ein Kunde ist gesetzt und hat der Benutzer Zugriff auf diesen Kunden (Definiert durch die zugewiesenden Kunden-Gruppen in der Benutzerverwaltung) ?

Ansichten

Listen / Tabellen

Leistungen in DocBee können als Listen dargestellt werden. Die Standard-Liste finden Sie in der Navigation unter Leistungen.

Des Weiteren gibt es in DocBee weitere Leistungs-Listen die entweder schon vorgefilterte Listen anzeigt (z.B. Beim Kunden oder Kunden-Objekten) und diverse Dashboard Widgets für spezielle Vorgangs-Listen.

Hinweis: Wie fast jede Liste in DocBee, können Sie auch bei Leistung-Listen Tabellen-Einstellungen inklusive Filter definieren.

Hinweis: In DocBee gibt es die Möglichkeit, dass sich die Listen automatisch aktualisieren. Diese Option kann jeder Benutzer in seinem Profil aktivieren.

Hinweis: Spalten in Tabellen können nach mehreren Spalten gleichzeitig sortiert werden, dafür muss beim Auswählen einer weiteren Spalte die "Shift"-Taste gedrückt werden.

Favoriten

Einzelne Leistungs-Listen können Sie in den Tabellen-Einstelllung als Favoriten markieren. Falls eine Tabellen-Einstellung so markiert ist, taucht diese als direkter Navigationspunkt unter Leistungen auf.

Hinweis: Die Favoriten-Logik steht auch Kunden-Logins zur Verfügung.

Persönliche Konfiguration

In DocBee kann jeder Benutzer spezielle Einstellungen für das Verhalten von Leistungen selbst konfigurieren.

Die Konfiguration von Leistungen kann auf jeder Leistungs-Seite vorgenommen werden in dem oben auf die Zahnräder geklickt wird und dann der Tab mit dem Schraubschlüssel gewählt wird.

Leistungs-Konfiguration

Name	Beschreibung
Seiten-Titel	Definiert wie der Seiten-Titel beim Bearbeiten von Leistungen aufgebaut ist Leistungs-ID => Zeigt die Leistungs-ID im Titel des Tabs an Tätigkeits-Titel (1.Tätigkeit) => Zeigt den Titel der ersten Tätigkeit als Titel des Tabs an
Status anzeigen	Falls dies aktiviert wird, wird Ihnen innerhalb der Leistung der Status angezeigt
Vorgangs-Status	Falls dies aktiviert wird, wird innerhalb der Leistung der Vorgangs-Status mit angezeigt
Zeitraum-Planung anzeigen	Falls dies aktiviert wird, wird Ihnen innerhalb der Leistung die Zeitraum-Planung angezeigt
Automatische Benutzerauswahl	Falls dies aktiviert wird, wird automatisch bei neuen Benutzerauswahl bei Leistungen der aktuell angemeldete Benutzer gewählt
Erfassung von Zeiten	Definiert die Standard-Einstellung für die Erfassung von Zeiten
Tätigkeiten einklappen	Falls dies aktiviert wird, werden die abgeschlossenen Tätigkeiten beim Öffnen der Seite eingeklappt
Menü ausgeklappt lassen	Lässt das Menü für Leistungen immer ausgeklappt
Vorgangs-Nachrichten	Definiert den Standardwert für Vorgangs-Nachrichten anzeigen
Anhangsnamen anzeigen	Definiert, ob die Namen der Anhänge im Kopf von Nachrichten angezeigt werden.
Nachrichten-Buttons oben anzeigen	Falls dies aktiviert wird, werden die Buttons zum Weiterleiten und Antworten oben und unten in der Nachricht angezeigt.
Abgeschlossen Weiterleitung	Definiert die Weiterleitung nachdem die Leistung abgeschlossen wurde
Freigeben Weiterleitung	Definiert die Weiterleitung nachdem die Leistung freigeben wurde

Hinweis: Es kann auch eine Tabellen-Einstellung bei der Weiterleitung gewählt werden, hier werden aber nur fest in der Tabellen-Einstellung definierten Werte berücksichtigt.

Kalender-Einstellungen

Name	Beschreibung
Standard-Modus	Definiert den Standard-Modus für den Tätigkeits-Kalender
Einrast-Einstellung	Definiert in welchen Intervallen die Termine im Tätigkeits-Kalender einrasten können
Automatische Planung	Definiert den Standardwert für Automatische Planung im Tätigkeits-Kalender
Zeiten aufteilen	Definiert den Standardwert für Zeiten im Tätigkeits-Kalender

Schaltflächen-Konfiguration

Seit 2021.2 kann definiert werden welche Schaltflächen direkt angezeigt werden sollen und welche nur über "Mehr" erreichbar sind.

Vorlagen

DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit, Vorlagen für Leistungen anzulegen. Diese Vorlagen können Sie unter Verwaltung > Leistungen > Vorlagen anlegen bzw. editieren.

Leistungs-Vorlagen können Sie in DocBee bei der Manuellen Anlage, bei Vorgangs-Vorlagen, bei Vorgangs-Regeln, bei Automatisierungen, in DocBee Skript und bei Externen Ereignissen verwenden.

Feldbeschreibung

Zusätzlich zu den normalen Leistungs-Felder, bietet die Vorlage folgende weitere Felder.

Name	Beschreibung
Als Tätigkeits-Vorlage auswählbar	Dies definiert, ob diese Tätigkeit in der Leistungs-Vorlage auch als Vorlage bei neuen Tätigkeiten verwendet werden kann oder nicht.
Leistungen	Die hier hinterlegten Leistungsvorlagen werden mit der Vorgangsvorlage angelegt.
Protokolle	Die hier hinterlegten Protokolle werden mit der Vorgangsvorlage angelegt.

Tätigkeits-Vorlagen

Zusätzlich zur Option Leistungs-Vorlagen anzulegen, gibt es auch die Möglichkeit Tätigkeits-Vorlage zu definieren. Diese Vorlagen können Sie unter Verwaltung > Leistungen > Tätigkeits-Vorlagen anlegen bzw. editieren.

Regel

DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit, Leistungen in bestimmten Intervallen automatisch anzulegen.

Diese Leistungs-Regeln können Sie unter Verwaltung > Leistungen > Regeln anlegen bzw. editieren.

Die Leistungs-Regeln entsprechen Leistungs-Vorlagen mit der zusätzlichen Option für die Intervall Bestimmung.

Einstellungen

Feldbeschreibungen

Feld	Beschreibung
Vorlauftage	Wie viele Tage vorm Termin soll die Leistung erzeugt werden?
Start- /Enddatum	In welchem Zeitraum soll die Regel greifen?
Regelart	siehe Regelarten

Regelarten

Täglich

Die Regel wird täglich ausgeführt.

Alle X Tage

Die Regel wird alle X Tage ausgeführt, wobei der Wert aus dem Feld Alle X Tage verwendet wird.

Alle X Wochen

Die Regel wird alle X Wochen ausgeführt, wobei der Wert aus dem Feld Alle X Wochen verwendet wird und zusätzlich definiert wird, an welchen Wochentagen die Regel ausgeführt werden soll.

Jeden Tag des Monats

Definiert einen Tag im Monat, an dem diese Regel ausgeführt werden soll.

Hinweis: Falls hier ein Tag eingegeben wird, der in dem Monat nicht vorhanden ist, wird der letzte Tag des Monats verwendet.

Jeden XTen Wochentag im Monat

Die Regel wird alle X Monate (Definierbar über Alle X Monate) ausgeführt und es wird der Wochentag über die Wochentage und über die Einstellung Jeden Xten Wochentag des Monats definiert.

Jährlich

Die Regel wird an genau einem Tag (Definierbar über Monat und Tag) im Jahr ausgeführt.

Abrechnung

Der Bereich Abrechnung stellt eine Liste aller Leistungen im Status Abgeschlossen bzw. Freigegeben und Abgerechnet an.

Hinweis: Zusätzlich werden hier auch Abrechnungspositionen von Verträgen angezeigt.

Hinweis: Wie fast jede Liste in DocBee, können Sie auch bei Leistung-Listen Tabellen-Einstellungen inklusive Filter definieren.

Zur Weiterverarbeitung bietet Ihnen DocBee folgende Möglichkeiten:

Name	Beschreibung
Abrechnungsnummer zuweisen	Setzt eine Abrechnungsnummer zu den ausgewählten Einträgen
PDF Export	Exportiert eine PDF, die eine Leistungs-Übersicht + Alle Leistungsnachweis-PDFs enthält
PDF-Übersicht Export	Exportiert eine PDF, die eine Leistungs-Übersicht enthält
PDF-Preis Übersicht Export	Exportiert eine PDF, die eine Leistungs-Übersicht mit Preisen anstelle von Zeiten enthält
Export	Exportiert die ausgewählten Einträge z.B. als CSV (Einstellbar über Export-Profile
Nicht fakturieren	Setzt alle ausgewählten Einträge als "Nicht fakturierbar"
Rechnungsnummer enfernen	Entfernt die Abrechnungsnummer
Systemhaus One Export	Exportiert die ausgewählten Einträge zum Systemhaus.One Fakturierungs-Assitenten. Diese Option steht nur bei aktivierter Systemhaus.One-Anbindung bereit
Fakturierbar ändern	Setzt alle ausgewählten Einträge in den definierten fakturierbar Status

Freigabecenter

Automatische Freigabe

Um Leistungen automatisch freizugeben, aktivieren Sie die Option Automatische Freigabe ohne Konflikt unter Administration > Funktionen > Freigabecenter. Ist diese Option aktiv, wird eine Leistung beim Abschluss automatisch freigegeben, falls diese Leistung keine Konflikte hat. Konflikte sind in der Leistungsansicht einsehbar und können über die Freigabeprüfung oder die REST API angelegt werden.

Freigabeprüfung

Die Freigabeprüfung geschieht über das Event Leistungsfreigabeprüfung in der Automatisierung. Dort kann hinterlegt werden, dass in bestimmten Fällen Konflikte angelegt werden sollen. Die Freigabeprüfung wird automatisch nach Abschluss einer Leistung ausgeführt und kann durch Anlage von Konflikten die automatische Freigabe unterbinden.

Beispiel

Sie haben sich entschieden die automatische Freigabe zu nutzen. Leistungen werden nun nach Abschluss automatisch freigegeben. Dies soll allerdings nicht passieren, wenn ein Innendienstler mehr als 6 Stunden auf eine Leistung bucht. In diesem Beispiel würden Sie folgende Automatisierung anlegen:

Wenn nun ein Innendienstler mehr als 6 Stunden auf eine Leistung bucht und diese abschließt, wird die Leistung nicht automatisch freigegeben. In der Leistung finden Sie nun einen Konflikt:

Sie können diese Leistung nun manuell prüfen und gegebenenfalls freigeben. Falls Sie weitere Fälle haben, in denen eine Leistung nicht automatisch freigegeben werden soll, können Sie diese über weitere Automatisierungen abbilden. Bei allen anderen Leistungen sparen Sie nun die Zeit für den manuellen Freigabeprozess.

Administration

Die Administration von Leistungen finden Sie unter Administration > Funktionen und Administration > Leistungen

Funktionen

Administration > Funktionen

Die Funktionen von Leistungen finden Sie unter Funktionen - Leistungen

Einstellungen

Administration > Leistungen > Einstellungen

Allgemein

Feld	Beschreibung
Kleinste Zeiteinheit	Definiert den Rundungswert für die protokollierte Zeit der Leistungserfassung. Diese Einstellung hat Einfluss auf Zeiten aus dem Timer und die manuellen Leistungserfassung. Zeiten aus dem Timer und der Leistungserfassung werden auf den nächst größeren Wert laut dem eingestellten Intervall aufgerundet. Innerhalb der manuellen Leistungserfassung und der Planungszeiten passen sich darüber hinaus die Schaltflächen für die Addition und Subtraktion von Minuten an
Kleinste abrechenbare Zeiteinheit	Definiert den Rundungswert für die abrechenbare Zeiten in DocBee. Wenn die kleinste abrechenbare Zeit auf 15 Minute eingestellt ist, so wird beim Abschließen einer Leistung die Zeit aus einer Tätigkeit auf die nächsten 15 Minuten aufgerundet. Gibt es zwei oder mehr Einträge in der Leistungserfassung innerhalb eines Intervalls von 15 Minuten innerhalb einer Tätigkeit, so werden die Zeiten zusammengefasst. Anbei ein Beispiel, um dies zu verdeutlichen: Leistungserfassung 08:00 Uhr bis 08:05 Uhr + 08:10 bis 08:15 = 15min abrechenbare Zeit Leistungserfassung 08:00 Uhr bis 08:05 Uhr + 08:20 bis 08:25 = 30min abrechenbare Zeit
Standard Tätigkeitsdauer (Voreinstellung)	Definiert allgemein die Voreinstellung für geschätzte und verbleibende Arbeitszeit sowie geschätzt Planungszeiten bei neuen Tätigkeiten innerhalb von Leistungen, welche nicht aus Vorlagen erstellt werden.
Kontingentaufwände anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden im Bereich Abrechnung die Leistungen, welche gegen ein Kontingent gebucht wurden, mit angezeigt, sofern innerhalb des Kontingentes die Einstellung "Auf Abrechnung anzeigen" aktiviert ist.
Freitext Materialien erlauben	Aktiviert die Möglichkeit, innerhalb einer Leistung und mittels der nativen Apps zusätzlich zur Auswahl aus den, im Bereich Material angelegten Materialien, Materialien als Freitext zu erfassen.
Referenznummer benutzen	Aktiviert ein weiteres durchsuchbares Feld "Nummer" in Leistungen, um Referenznummern an einer Leistung zu speichern. Dieses Feld ist auch im Bereich Abrechnung an Leistungen zu sehen.
Leistungsart als Title benutzen	Sofern die Einstellung aktiviert ist, entspricht der Titel einer Tätigkeit der Leistungsart und ist nicht manuell anpassbar.
Unterschrift benötigt standardmässig aktiviert?	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird jede neue Leistung mit der aktivierten "Unterschrift benötigt" angelegt.
PIN standardmässig aktiviert?	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird jede neue Leistung mit der aktivierten "PIN verwenden" angelegt.
PIN Länge	Definiert die Länge der generieren PINs.
Reisezeit Kilometer Eingabe aktiviert	Aktiviert die Möglichkeit, bei der Eingabe von Reisezeiten in Leistungen die Wegstrecke als Kilometer einzutragen.
Erfassung inklusive Uhrzeit aktiviert	Sofern dies aktiviert ist, wird die Leistungserfassung mit Uhrzeit erfasst.

Zusätzliche Pflichtfelder

Feld	Beschreibung
Leistungserfassung Kommentar	Macht den Leistungserfassung Kommentar zu einem Pflichtfeld

Hinweis: Alle zusätzlichen Pflichtfelder greifen nur beim Ändern oder Anlegen von Leistungen über die Web-Oberfläche. Leistungen, die auf anderen Wege erzeugt werden z.B. aus Automatisierungen usw. ignorieren diese Pflichtfelder.

Benachrichtigungen

Feld	Beschreibung
Sende Zuweisungs-Email	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird der Leistungs-Verantwortliche per E-Mail über die Zuweisung der Leistung informiert. Diese E-Mail wird nicht verschickt, falls der Verantwortliche selber die Zuweisung vorgenommen hat.
Sende Zuweisungs-SMS	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird der Leistungs-Verantwortliche per SMS über die Zuweisung der Leistung informiert. Diese SMS wird nicht verschickt, falls der Verantwortliche selber die Zuweisung vorgenommen hat.
Sende Tätigkeit-Zuweisungs-Email	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden die in der Tätigkeit ausgewählten Mitarbeiter per E-Mail über die Zuweisung einer Tätigkeit informiert.
Sende Tätigkeit-Zuweisungs-SMS	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden die in der Tätigkeit ausgewählten Mitarbeiter per SMS über die Zuweisung einer Tätigkeit informiert.
Sende Zuweisungs-Benachrichtigung an App	Falls dieses Einstellung aktiviert ist, wird der Leistungs-Verantwortliche per Push-Benachrichtung über die native App über die Zuweisung der Leistung informiert.
Sende Erstellungs-Email an Kunden	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird der Kunden-Kontakt per E-Mail über neu angelegte Leistungen informiert.

Zusätzliche Pflichtfelder

Feld	Beschreibung
Leistungserfassung - Kommentar	Macht den Kommentar unter Leistungserfassung zum Pflichtfeld

Hinweis: Alle zusätzlichen Pflichtfelder greifen nur beim Ändern oder Anlegen von Leistungen über die Web-Oberfläche. Leistungen, die auf anderen Wege erzeugt werden z.B. aus Automatisierungen usw. ignorieren diese Pflichtfelder.

Zusatzfelder

Definiert Zusatzfelder die für alle Leistungen angezeigt und geändert werden können.

Hinweis: Alle Zusatzfelder können aktuell nicht in der APP geändert werden.

Nachrichten-Vorlagen

Hier kann die Nachrichten-Vorlagen für den Versand bestimmter leistungsbezogener Ereignisse ausgewählt werden. Bei der Ersteinrichtung sind die Standard-Nachrichten-Vorlagen hinterlegt. Die Nachrichten-Vorlagen werden Nachrichten Vorlagen angelegt bzw. editiert.

Hinweis: Für die E-Mail Vorlagen, welche an Kunden gesandt werden, wie "Abschluss (Leistung)", "Stornierung ( Leistung)", "Erstellung (Leistung)" greifen die Einstellungen unter dem Kunden-Kontakt "Sende Email/Fax" bzw. "Sende Email/Fax (Ausgewählt)".

Bilder

Definiert die Darstellung von Tätigkeits-Bildern aus Leistungen auf dem PDF-Leistungsnachweis.

Feld	Beschreibung
Bilder pro Seite	Definiert, Wie viele Bilder pro Seite angezeigt werden sollen
Bildqualität	Die Bildqualität der Bilder. Je größer die Auflösung um so größer wird die Leistungsnachweis-PDF

Leistungsarten

Unter Administration > Leistungen > Leistungsarten können Leistungsarten (in der ERP häufig als Dienstleistungsartikel bezeichnet) für Tätigkeiten angelegt bzw. bearbeitet werden.

Die Leistungsarten dienen als Basis für die Abrechnung und können über Zahlungsprofilen Abrechnungsarten zugewiesen werden. Zusätzlich werden Leistungsarten in den Verträgen verwendet, um zu definieren welche Leistungsarten Inklusiv-Leistungen sind bzw. welche Leistungsarten auf ein Kontingent gebucht werden sollen.

Feldbeschreibungen

Feld	Beschreibung
Leistungsart	Name der Leistungsart
Leistungsnummer	Eine optionale Leistungsnummer
Standard	Sofern eine Leistungsart als Standard gesetzt wurde, wird diese bei jeder neuen Leistung bzw. Tätigkeit, welche nicht aus einer Vorlage stammt, als Voreinstellung gesetzt. Sofern einmal eine Leistungsart als Standard gesetzt wurde, ist das Deaktivieren der Standard-Leistungsart nur noch darüber möglich, dass eine andere Leistungsart als Standard gewählt wird und diese wiederum deaktiviert wird.

Hinweis: Bei bestimmten ERP Systemen wie z.B. Systemhaus.One ist die Anlage von Leistungsarten nicht möglich. Die Leistungsarten werden in diesen Fällen aus dem ERP übernommen und nachher zur Abrechnung übergeben.

Gruppen

Dienen der Steuerung des Zugriffs auf ausgewählte Leistungsarten für Mitarbeiter und Externe Dienstleister. Administratoren haben immer Zugriff auf alle aktiven Leistungsarten.

Leistungsart-Gruppen können unter Verwaltung > Gruppen/Profile > Leistungsart-Gruppen angelegt und verwaltet werden.

Reisearten

Unter Administration > Leistungen > Reisearten können Reisearten angelegt bzw. bearbeitet werden.

Die Reisearten dienen als Basis für die Abrechnung und können über Zahlungsprofile Abrechnungsarten zugewiesen werden.

Feld	Beschreibung
Reiseart	Name der Reiseart
Reiseartnummer	Eine optionale Reiseartnummer

PDF Layout

DocBee bietet Möglichkeiten zur Gestaltung des Leistungsnachweis und der Leistungsnachweis-Übersicht.

Die Einstellung für die PDF Layouts finden Sie unter Administration > PDF Layout.

Leistungsnachweis

Der PDF Layout Typ "Leistungsnachweis" definiert ein Layout für die Erzeugung von Leistungsnachweisen aus Leistungen. Das verwendete Layout kann unter Firmierung ausgewählt werden.

Einstellungen

Allgemein

Name	Beschreibung
Name	Definiert den internen Namen des PDF-Layouts
PDF-Dateiname	Bestimmt einen benutzerdefinierten PDF Dateinamen, der Platzhalter enthalten darf. Der Dateiname muss ohne Datei-Endung angegeben werden.
Dokumenten Titel	Bestimmt die Überschrift des Leistungsnachweises.
Anzeige-Zeitformat	Bestimmt, in welchem Format Zeiten dargestellt werden. Ist der Wert "Standard" gewählt, so werden aus 60m (Minuten) = 1h (Stunden) / 8h = 1d (Tage) / 5d = 1w (Wochen). Ist der Wert "Personentage" gesetzt, so besteht 1 PT aus 8 Stunden Leistungserfassung, die Darstellung erfolgt als Dezimalzahl von 8 Standen (1 Stunde = 0.125 PT). Ist der Wert “Stunden” gewählt, so erfolgt die Darstellung als Dezimalzahl auf Stundenbasis.
Preis anstelle des Aufwands anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, so wird anstelle des Aufwandes der kalkulierte Preis auf dem Leistungsnachweis angezeigt. Preise der Reisearten werden nur berücksichtigt, falls die Einstellung "Reiseaufwand in der Auflistung 'Durchgeführten Arbeiten' anzeigen" aktiviert ist. Voraussetzung ist, dass ein Preis im Zahlungsprofil für die jeweilige Leistungs- und Reiseart hinterlegt ist und dem Kunden ein Zahlungsprofil zugeordnet wurde.
Zeiten als Zeitraum anstelle von Aufwand anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird anstelle der Dauer (z.B. "2h") der Zeitraum der Leistungserfassung in Abhängigkeit der kleinsten abrechenbaren Zeiteinheit auf der PDF angezeigt (z.B. 14:00 - 16:00)
Ausblenden von Kunden Beschriftungen	Wird die Einstellung aktiviert, wird die Beschriftung Kunde, Name, Straße usw. auf der PDF ausgeblendet.
Aufschlag-/Nachlass-Kommentar anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Kommentare aus der Abrechnungskorrektur für Zuschläge bzw. Nachlässe auf der PDF unterhalb der Tätigkeitsbeschreibung mit angezeigt.
Standortname anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird der Standort-Name mit auf der PDF angezeigt
Kunden-Objekte anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Kunden-Objekte, welche in der Tätigkeit ausgewählt wurden, auf der PDF mit angezeigt.
Kontingent anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, so wird unterhalb der Tätigkeitsbeschreibung der Name des Kontingentes angezeigt, gegen welches die Leistung gebucht wird. Nach Abschluss der Leistung steht zusätzlich der Wert dort, um welchen das Kontingent reduziert wurde.
Vorgangsnummer anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird, sofern die Leistung mit einem Vorgang verknüpft ist, die Vorgangsnummer auf dem PDF Leistungsnachweis mit angezeigt.
Leistungserfassung Kommentar anzeigen	Bestimmt, ob und im welchem Format die Kommentare angezeigt werden. Nein => Es werden keine Kommentare angezeigt Ja => Es nur die Kommentare angezeigt Ja, mit Datum => Jeder Kommentar wird mit Datum angezeigt Ja, mit Mitarbeiter => Jeder Kommentar wird mit Mitarbeiter-Namen angezeigt Ja, mit Datum & Uhrzeit => Jeder Kommentar wird mit Datum und Uhrzeit angezeigt Ja, mit Datum & Mitarbeiter => Jeder Kommentar wird mit Datum und Mitarbeiter-Namen angezeigt Ja, mit Datum & Uhrzeit & Mitarbeiter => Jeder Kommentar wird mit Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter-Namen angezeigt
Fußzeilentext	Definiert den Text, der in der Fußzeile der PDF angezeigt wird.
Aufwands/Preis-Darstellung:	Definiert die Aufwands/Preis-Darstellung neben der Tätigkeit Standard (Aufschlag/Nachlass) => Zeigt Aufschläge bzw. Nachlässe unter dem Aufwand/Preis an (Kontingent-Buchung wird nicht vom Gesamt-Aufwand abgezogen) Zusammenfassen (Aufschlag/Nachlass und Kontingent) => Fasst den Aufschlag/Nachlass mit der Kontingent-Buchung zusammen und zeigt es als eine Korrektur an(Kontingent-Buchung wird vom Gesamt-Aufwand abgezogen) Aufteilen (Aufschlag/Nachlass und Kontingent) => Aufschlag/Nachlass und Kontingent-Buchung wird als getrennt Korrekturen dargestellt(Kontingent-Buchung wird vom Gesamt-Aufwand abgezogen)
Kontingent Präfix	Definiert eine Zeichenkette, die vor die Kontingent-Buchung innerhalb der Aufwands/Preis-Darstellung gesetzt wird.
Nachlass Präfix	Definiert eine Zeichenkette, die vor den Nachlass innerhalb der Aufwands/Preis-Darstellung gesetzt wird.
Aufschlag Präfix	Definiert eine Zeichenkette, die vor den Aufschlag innerhalb der Aufwands/Preis-Darstellung gesetzt wird.

Arbeitszeit

Name	Beschreibung
Name der Leistungsart anstelle von "Arbeitszeit" anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird anstelle von "Arbeitszeit" der Name der Leistungsart in der PDF angezeigt
Arbeitszeit bei 'Vertragsaufwänden' anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird die Arbeitszeit bei 'Vertragsaufwänden' in Klammern in der PDF angezeigt.

Reisezeit

Name	Beschreibung
Reiseaufwand in der Auflistung 'Durchgeführten Arbeiten' anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden die Reiseaufwände auch in der Auflistung 'Durchgeführte Arbeiten' in der PDF angezeigt
Name der Reiseart anstelle von "Reisezeit" anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird anstelle von "Reisezeit" der Name der Reiseart in der PDF angezeigt.

Erste Seite / Folgeseiten

Definiert Abstände und Bereiche für die Erste Seite bzw. Folgeseiten des Leistungsnachweises.

Seiten-Abstände

Name	Beschreibung
Oben	Definiert den Abstand zum oberen Rand in mm.
Rechts	Definiert den Abstand zum rechten Rand in mm.
Unten	Definiert den Abstand zum unteren Rand in mm.
Links	Definiert den Abstand zum linken Rand in mm.

Logo

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob ein Logo oben rechts auf dem Leistungsnachweis angezeigt wird.
Standart Logo verwenden	Wird die Einstellung aktiviert, so wird das Logo verwendet, welches unter Administration > Firmierung hinterlegt ist. Sofern mehrere Firmierungen verwendet werden, greift die Einstellung der Firmierung, welche am Kunden hinterlegt ist.
Datei	Hier kann ein alternatives Logo im JPG Format hochgeladen werden.

Hintergrund

Name	Beschreibung
Datei	Hier kann ein Hintergrundbild im JPG Format hochgeladen werden, welches auf die A4 Seite skaliert wird.

Sonstiges

Name	Beschreibung
Titel anzeigen	Definiert, ob der Titel des Leistungsnachweises angezeigt werden soll.
Titel/Logo Abstand (A1)	Definiert den Abstand zwischen Titel/Logo und Firmen-Daten in mm.
Firmen-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten der eigenen Firma angezeigt werden sollen.
Firmen-Daten Abstand (A2)	Definiert den Abstand zwischen Firma-Daten und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten des Kunden angezeigt werden sollen
Dokument-Daten anzeigen	Definiert, ob die Dokumenten Daten (Datum, Verantwortlicher, Arbeitsbeginn, Dokumenten-ID, Vorgangsnummer (optional)) angezeigt werden.
Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten (A3)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten und Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten/Dokument-Daten Abstand (A4)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten und Inhalt.
Fusszeile anzeigen	Definiert, ob die Fußzeile angezeigt werden soll.

Benutzerdefinierter Daten-Bereich

Vor dem Inhalt des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Daten-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Daten-Bereichs.
Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Daten-Bereich und Inhalt.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Benutzerdefinierter Fuß-Bereich

Vor der Fußzeile des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Fuß-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Fuß-Bereichs.
Abstand (A6)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Fuß-Bereich und Fußzeile.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Leistungs-Übersicht

Der PDF Layout Typ "Leistungs-Übersicht" definiert ein Layout für die Erzeugung der Leistungs-Übersicht. Die erstellten Layouts können unter Abrechnung beim PDF Export ausgewählt werden.

Allgemein

Name	Beschreibung
Name	Definiert den internen Namen des PDF-Layouts
PDF-Dateiname	Bestimmt einen benutzerdefinierten PDF Dateinamen, der Platzhalter enthalten darf. Der Dateiname muss ohne Datei-Endung angegeben werden.
Dokumenten Titel	Bestimmt die Überschrift des Leistungsnachweises.
Beschreibung anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Tätigkeitsbeschreibungen auf der Leistungsnachweis-Übersicht mit angezeigt.
Aufschlag-Nachlass-Kommentar anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Aufschlag- / Nachlass-Kommentare aus der Abrechnungskorrektur der Tätigkeiten auf der Leistungsnachweis-Übersicht mit angezeigt.
Kontingentaufwände anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden Aufwände, welche gegen ein Kontingent gebucht wurden, auf der Leistungs-Übersicht mit Ihrem Aufwand angezeigt und summiert. Ist die Option deaktiviert, so werden nur Aufwände angezeigt, welche nicht gegen ein Kontingent gebucht wurden (z.B. Nur der Aufwand der Überbuchung eines Kontingentes) und summiert. Kontingentaufwände werden bei deaktivierter Einstellung mit einem Strich beim Aufwand dargestellt.
Gesamt Kilometer nicht anzeigen falls leer	Wird die Einstellung aktiviert, werden auf den Leistung-Übersicht PDFs keine Gesamt-Kilometer angezeigt, falls keine Kilometersätze berechnet werden.
Mitarbeiter anzeigen	Bestimmt, ob die Mitarbeiter der Tätigkeiten mit angezeigt werden soll.
Anzeige-Zeitformat	Bestimmt, in welchem Format Zeiten dargestellt werden. Ist der Wert “Standard” gewählt, so werden aus 60m (Minuten) = 1h (Stunden) / 8h = 1d (Tage) / 5d = 1w (Wochen). Ist der Wert “Personentage” gesetzt, so besteht 1 PT aus 8 Stunden Leistungserfassung, die Darstellung erfolgt als Dezimalzahl von 8 Standen (1 Stunde = 0.125 PT). Ist der Wert “Stunden” gewählt, so erfolgt die Darstellung als Dezimalzahl auf Stundenbasis.
Sortierung	Zeitraum = Sortierung der Leistungen nach Beginn bzw. Ende der ersten Leistungserfassung innerhalb einer Tätigkeit der Leistung.
Fußzeilentext	Definiert den Text, der in der Fußzeile der PDF angezeigt wird.

Erste Seite / Folgeseiten

Definiert Abstände und Bereiche für die Erste Seite bzw. Folgeseiten der Leistungsübersicht.

Seiten-Abstände

Name	Beschreibung
Oben	Definiert den Abstand zum oberen Rand in mm.
Rechts	Definiert den Abstand zum rechten Rand in mm.
Unten	Definiert den Abstand zum unteren Rand in mm.
Links	Definiert den Abstand zum linken Rand in mm.

Logo

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob ein Logo oben rechts auf dem Leistungsnachweis angezeigt wird.
Standart Logo verwenden	Wird die Einstellung aktiviert, so wird das Logo verwendet, welches im Administartion > Firmierung hinterlegt ist. Sofern mehrere Firmierungen verwendet werden, greift die Einstellung der Firmierung, welche am Kunden hinterlegt ist.
Datei	Hier kann ein alternatives Logo im JPG-Format hochgeladen werden.

Hintergrund

Name	Beschreibung
Datei	Hier kann ein Hintergrundbild im JPG-Format hochgeladen werden, welches auf die A4 Seite skaliert wird.

Sonstiges

Name	Beschreibung
Titel anzeigen	Definiert, ob der Titel des Leistungsnachweises angezeigt werden soll.
Titel/Logo Abstand (A1)	Definiert den Abstand zwischen Titel/Logo und Firmen-Daten in mm.
Firmen-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten der eigenen Firma angezeigt werden sollen.
Firmen-Daten Abstand (A2)	Definiert den Abstand zwischen Firma-Daten und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten des Kunden angezeigt werden sollen
Dokument-Daten anzeigen	Definiert, ob die Dokumenten Daten (Datum, Verantwortlicher, Arbeitsbeginn, Dokumenten-ID, Vorgangsnummer (optional)) angezeigt werden.
Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten (A3)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten und Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten/Dokument-Daten Abstand (A4)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten und Inhalt.
Fusszeile anzeigen	Definiert, ob die Fußzeile angezeigt werden soll.

Benutzerdefinierter Daten-Bereich

Vor dem Inhalt des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Daten-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Daten-Bereichs.
Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Daten-Bereich und Inhalt.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Benutzerdefinierter Fuß-Bereich

Vor der Fußzeile des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Fuß-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Fuß-Bereichs.
Abstand (A6)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Fuß-Bereich und Fußzeile.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Sonstige Informationen

Zeiten / Preise

DocBee stellt diverse Zeiten bzw. Preis-Spalten für Listen, Exporte und Statistiken bereit. Die folgende Auflistung beschreibt die Unterschiede der einzelnen Spalten.

Name	Beschreibung	Inklusiv
Arbeitszeit	Gebuchte Arbeitszeit	Arbeitszeiten
abr. Arbeitszeit	Die abrechnenbare Arbeitszeit	Arbeitszeiten in "Kleinste abrechenbare Zeiteinheit", die nicht gegen einen Vertrag gebucht wurden Abrechnungskorrekturen
abr. Arbeitszeit (inkl. V.)	Die an den Kunden abrechnenbare Arbeitszeit, falls keine Verträge greifen würden. Abrechnungskorrekturen werden hier berücksichtigt.	Alle Arbeitszeiten in "Kleinste abrechenbare Zeiteinheit" Abrechnungskorrekturen
Arbeitszeit-Preis (Ex.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Arbeitszeit x externen Stundensatz	Arbeitszeiten x externen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
Arbeitszeit-Preis (In.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Arbeitszeit x internen Stundensatz	Arbeitszeiten x internen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
abr. Arbeitszeit-Preis (inkl. V.)	Der an den Kunden abrechnenbare Preis, falls keine Verträge greifen würden. Abrechnungskorrekturen werden hier berücksichtigt.	Alle Arbeitszeiten Abrechnungskorrekturen
abr. Arbeitszeit-Preis	Der an den Kunden abrechnenbare Preis für die Arbeitszeit (Was kann man beim Kunden abrechnen)	Arbeitszeiten, die nicht gegen einen Vertrag gebucht wurden Abrechnungskorrekturen
Arbeitszeit-Preis (Ex.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Arbeitszeit x externen Stundensatz	Arbeitszeiten x externen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
Reisezeit	Gebuchte Reisezeit	Reisezeit
abr. Reisezeit	Die abrechnbare Reisezeit	Reisezeit in "Kleinste abrechenbare Zeiteinheit"
Kilometer	Gebuchte Kilometer	Reisekilometer
abr. Kilometer	Abrechenbare Kilometer	Reisekilometer
abr. Reise-Preis	Der an den Kunden abrechnenbare Preis für die Reisezeit / Kilometer (Was kann man beim Kunden abrechnen?)	Reisezeiten Abrechnungskorrekturen
Reise-Preis (In.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Reisezeit x internen Stundensatz	Reisezeiten x internen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
Reise-Preis (Ex.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Reisezeit x externen Stundensatz	Reisezeit x externen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
Preis (Ex.)	Der Gesamtpreis aus Arbeitszeit-Preis (Ex.) + Reise-Preis (Ex.)	Arbeitszeiten Reisezeiten
Preis (In.)	Der Gesamtpreis aus Arbeitszeit-Preis (In.) + Reise-Preis (In.)	Arbeitszeiten Reisezeiten
abr. Preis (inkl. V.)	Der an den Kunden abrechnenbare Preis, falls keine Verträge greifen würden. Abrechnungskorrekturen werden hier berücksichtigt.	Alle Arbeitszeiten Reisezeiten Reisekilometer Abrechnungskorrekturen
abr. Preis	Der an den Kunden abrechnenbare Gesamt-Preis (Was kann man beim Kunden abrechnen)	Arbeitszeiten, die nicht gegen einen Vertrag gebucht wurden Reisezeiten Reisekilometer Abrechnungskorrekturen

FAQ

Wie werden Leistungserfassungen mit "Kleinste abrechenbare Zeiteinheit" zusammengefasst?

Am besten lässt sich die Logik zur Bestimmung der abrechenbaren Zeit an folgenden Beispielen erklären.

Beispiel 1

Einstellung	Wert
Kleinste abrechenbare Zeiteinheit	15 Minuten
Kleinste Zeiteinheit	1 Minute

Leistungserfassungen

Hinweis: Der Einfachheit halber wurde das Datum im Beispiel nicht übernommen und es wird von einem Mitarbeiter ausgegangen.

Hinweis: Die Bestimmung wird pro Mitarbeiter und Tätigkeit separat durchgeführt.

Uhrzeit	Dauer
8:01	5 Minuten
8:10	2 Minute

Bestimmung

Als Startzeit wird 8:01 Uhr festgelegt und die kleinste abrechenbare Zeiteinheit darauf addiert, was zum Zeitraum 8:01 Uhr - 8:16 Uhr führt. Nun wird die nächste Leistungserfassung (8:10 Uhr - 8:12 Uhr) überprüft und diese liegt komplett im aktuellen Zeitraum, somit wird diese ignoriert.

Ergebnis
8:01 Uhr - 8:16 Uhr

Beispiel 2

Einstellung	Wert
Kleinste abrechenbare Zeiteinheit	15 Minuten
Kleinste Zeiteinheit	1 Minute

Leistungserfassungen

Hinweis: Der Einfachheit halber wurde das Datum im Beispiel nicht übernommen und es wird von einem Mitarbeiter ausgegangen.

Hinweis: Die Bestimmung wird pro Mitarbeiter und Tätigkeit separat durchgeführt.

Uhrzeit	Dauer
8:01	5 Minuten
8:18	2 Minute

Bestimmung

Als Startzeit wird 8:01 Uhr festgelegt und die kleinste abrechenbare Zeiteinheit darauf addiert, was zum Zeitraum 8:01 Uhr - 8:16 Uhr führt. Nun wird die nächste Leistungserfassung (8:18 Uhr - 8:20 Uhr) überprüft und diese liegt nicht im Zeitraum und erzeugt damit einen neuen Zeitraum und zwar 8:18 Uhr - 8:33 Uhr

Ergebnis
8:01 Uhr - 8:16 Uhr
8:18 Uhr - 8:33 Uhr

Beispiel 3

Einstellung	Wert
Kleinste abrechenbare Zeiteinheit	15 Minuten
Kleinste Zeiteinheit	1 Minute

Leistungserfassungen

Hinweis: Der Einfachheit halber wurde das Datum im Beispiel nicht übernommen und es wird von einem Mitarbeiter ausgegangen.

Hinweis: Die Bestimmung wird pro Mitarbeiter und Tätigkeit separat durchgeführt.

Uhrzeit	Dauer
8:01	5 Minuten
8:10	10 Minute

Bestimmung

Als Startzeit wird 8:01 Uhr festgelegt und die kleinste abrechenbare Zeiteinheit darauf addiert, was zum Zeitraum 8:01 Uhr - 8:16 Uhr führt. Nun wird die nächste Leistungserfassung (8:10 Uhr - 8:20 Uhr) überprüft und diese liegt nicht komplett im vorherigen Zeitraum, aber überschneidet sich mit dem Zeitraum. Somit wird der Zeitraum um die nächsten 15 Minuten erweitert und produziert nun den Zeitraum 8:01 Uhr - 8:31 Uhr

Ergebnis
8:01 Uhr - 8:31 Uhr