Verträge
Generelle Informationen
Was sind Verträge?
Verträge sind Vereinbarungen über wiederkehrende bzw. dauerhafte laufende Dienstleistungen.
Wann sollten Sie Verträge verwenden?
Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Verträgen.
- Wiederkehrende interne Tätigkeiten
- Anwendung von SLA
Verträge
Unter dem Menüpunkt Verträge
lassen sich sich neue Verträge anlegen und verwalten.
Feldbeschreibungen
Name | Beschreibung |
---|---|
Name | Name des Vertrags. |
Kunden-Gruppe | Auswahl einer Kunden-Gruppe, die unter Verwaltung > Gruppen / Profile > Kunden Gruppen angelegt werden können. Der Vertrag ist für jeden Kunden dieser Kunden-Gruppe gültig. |
Kunde | Auswahl des Kunden, für den der Vertrag angelegt wird. |
Hinweis: Kunden-Gruppe und Kunde sind als Pflichtfelder ausgewiesen, es lässt sich allerdings nur eines dieser Felder befüllen.
Standort | Der Standort des Kunden. Erscheint bei Auswahl einer Kunden-Gruppe ausgegraut. |
Objekte | Hier kann dem Vertrag ein Kunden-Objekt hinterlegt werden. Erscheint bei Auswahl einer Kunden-Gruppe ausgegraut. |
Beschreibungg | Ein Textfeld, in dem sich zusätzliche Informationen zum Vertrag hinterlegen lassen. |
SLA-Profil | Auswahl eines SLA-Profils (siehe unten). |
Vorgangs-SLA | Bestimmt einen Zeitwert für das SLA. Nur bei SLA-Profil "Benutzerdefiniert" sichtbar. |
SLA in Arbeitszeit | Sofern der Haken gesetzt ist, besteht die Pflicht zur Erfüllung der Vereinbarung nur während einer definierten Arbeitszeit. Nur bei SLA-Profil "Benutzerdefiniert" sichtbar. |
Schwellwert | Der Schwellwert wird für das Dashboard-Widget "Auslaufende Verträge" benötigt. |
Typ | Dem Vertrag muss einer von drei Typen zugewiesen werden: 'Interne Vereinbarung', 'Managed Service' oder 'Projekt'. |
Gruppe | Ermöglicht die Auswahl einer Vertragsgruppe, die unter Administration > Verträge > Gruppen angelegt werden kann. |
Hinweis: Folgende Felder sind nach der Auswahl von 'Managed Service' oder 'Projekt' sichtbar:
Vertragsnummer | Die Liste der Verträge kann nach der Vertragsnummer sortiert werden. |
Preis | Legt die Höhe der Kosten fest, die pro Abrechnung fällig werden. |
gesch. Zeit |
Hinweis: Folgende Felder sind nur nach der Auswahl von 'Managed Service' sichtbar:
Abrechnung | Auswahl des Intervalls, in dem die Abrechnung ausgeführt wird. |
Kündigungsfrist | Definiert die Kündigungsfrist des Vertrags in Monaten. |
Automatische Verlängerung | Ist der Haken gesetzt, kann der Zyklus zur automatischen Vertragsverlängerung (Monat, Quartal, Halbes Jahr, Jahr, 2 Jahre) gewählt werden. |
Laufzeiten
Um die Laufzeit des Vertrags zu definieren, muss ein Startdatumgesetzt werden. Bei internen Vereinbarungen und Projekten kann manuell ein Enddatum gesetzt werden. Bei einem Managed Service wird dagegen die Anzahl der Abrechnungszyklen abgefragt. Aus diesen generiert sich das Enddatum automatisch.
Bestandteile
Im Bereich Bestandteile werden die zum Vertrag gehörenden Leistungsarten hinterlegt. Außerdem kann den Bestandteilen ein Kontingent zugewiesen werden, auf welches die Leistung jeweils gebucht wird.
Abrechnungen
Dieser Bereich ist nur bei Managed Services vorhanden. Die Abrechnungen werden chronologisch unter Berücksichtigung der vorherigen Konfigurationen aufgelistet.
Info-Dateien
Hier können zusätzliche Dateien als Anhang zum Vertrag hinzugefügt werden. Mögliche Formate sind z.B. jpg, pdf oder xlsx.
Vorlagen
DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit Vorlagen für Verträge anzulegen. Diese Vorlagen können Sie unter Verwaltung > Verträge > Vorlagen
anlegen bzw. editieren.
Administration
Gruppen
Vertrags-Gruppen finden Sie unter Administration > Verträge > Gruppen
.
Vertrags-Gruppen dienen der besseren Filterung im Bereich Verträge. Sie können den einzelnen Verträgen zugeordnet werden oder in eine Vertragsvorlage verwendet werden.
Feldbeschreibungen
Name | Beschreibung |
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Name | Name der Vetrags-Gruppe |
SLA-Profile
SLA Profile können unter Administration > Verträge > SLA Profile
verwaltet werden.
Um ein SLA-Profil zu verwenden muss dies in einem Vertrag ausgewählt werden.
Findet ein SLA-Profil durch einen Vertrag Anwendung in einem Vorgang, so wird die SLA-Restlaufzeit im Vorgang angezeigt. Sofern der Zielstatus erreicht ist, wird die SLA Laufzeit im Vorgang angezeigt.
Hinweis:: Falls der Status eines Vorgangs als pausiert gilt, wird die SLA-Laufzeit Bestimmung gestoppt.
Feldbeschreibungen
Name | Beschreibung |
---|---|
Name | Definiert den Namen des SLA-Profils |
Standard-SLA | Definiert die Standard-SLA des SLA-Profils, diese greift, wenn keine spezielle SLA zugeordnet wurde. |
Zielstatus | Definiert den Status, welcher erreicht werden muss, um die SLA-Laufzeit zu beenden. |
Anwendungsbereich | Hier lässt sich der Zeitraum definieren, innerhalb dessen die SLA ihre Gültigkeit ist. |
Spezielle SLAs
Feldbeschreibungen
Name | Beschreibung |
---|---|
Abteilung | Optionale Abteilung die als Kombination mit Kategorie und Priorität zur Bestimmung der SLA verwendet wird. |
Kategorie | Optionale Kategorie die als Kombination mit Abteilung und Priorität zur Bestimmung der SLA verwendet wird. |
Priorität | Optionale Priorität die als Kombination mit Abteilung und Kategorie zur Bestimmung der SLA verwendet wird. |
Gewichtung | Die Gewichtung die verwendet werden kann um bestimmte Kombinationen bei der Bestimmung der SLA zu priorisieren. |
SLA | Die SLA |
Name | Optionaler Name der im Export ausgegeben wird. |
Standard-Zielstatus verwenden | Definiert ob der Standard-Zielstatus verwendet werden soll. |
Zielstatus | Spezielle Zielstatus |
Hinweis:: Durch die Gewichtung bei Speziellen SLAs kann definiert werden, welche SLA beim Zutreffen mehrerer Kombiniationen greifen soll. Um so höher der Wert um so eher wird diese Kombination verwendet.
Hinweis:: Durch die Anlage von gleichen Kombinationen mit anderen Zielstatus kann eine SLA Kette erzeugt werden wie z.B. Reaktion-SLA und Wiederherstellungs-SLA.